Агентська доручення на залучення вантажів до перевезення (канвассінг).
Забезпечення повного завантаження транспортних засобів яв-ляется головним показником оцінки ефективності діяль-ності агентської фірми або експедитора, який виступає на ринку як оператор перевезення вантажу в змішаному з-спілкуванні.
Попередньо зробимо два відступу.
Перше. В умовах планової економіки, в обстановці по-постійного дефіциту рухомого складу, морського і речно-го тоннажу, автомобілів загального користування галузі транс-порту в колишньому СРСР не відчували особливої потреби в службі вишукування і залучення вантажів до перевезення. Виняток, щоправда, становили операції морських пароплавств і Аерофло-та, пов'язані з перевезеннями вантажів іноземних фрахтовате-лей (ДІФ). ДУ «Совтрансавто» займалося цією роботою під кутом зору перемикання перевезень зовнішньоторговельних гру-поклик з залізничного транспорту на автомобільний.
Друге. В умовах світової ринкової економіки при-потяг вантажів до перевезення є важливою стороною діяль-ності агентської фірми, та й багато в чому фірми експедитора-торской. Це навіть виразилося в існуванні спеціалізовані-рова фірм, профілем діяльності яких є виключно залучення вантажів. Так, деякі брокер-ські фірми спеціалізуються на перевезенні лінійним тон-нажем дрібних, які не суднових партій вантажів, вантажів у контейнер-рах, як правило, спеціалізованих. Вони називаються «аквізаторскімі», від словосполучення acquisition of cargo - «ак-візація», «придбання». До послуг таких фірм вдаються власники вантажів, коли їх взагалі не цікавить персоналія перевізника; їм потрібна термінова відправка вантажу на будь-якому першому, хто відходить в рейс судні.
Морські лінійні перевізники, зі свого боку, зачати-просту створюють у великих індустріальних центрах, тобто в міс-тах зародження вантажів, спеціальні брокерські фірми в це-лях залучення вантажів (inland agents; booking offices). За залучення вантажів до перевезення (за «букірованіе») на судах чи-ванні їм виплачується букіровочная комісія (booking commission).
Букіровочную агентську комісію не слід ототожнити-лять з експедиторської (forwarding commission), яка вип-лачівается перевізниками експедиторам вантажовласників за пред'явлення ними вантажів до перевезення безпосередньо аппа-Рату судноплавної компанії. Розмір такої комісії установ-льон фрахтової конференцією, але може мати місце конфі-денціальная застереження про її розмірі в договорі про організа-ції перевезень (Freight contract), укладеному експедитором з судновласником або з лінійним агентом.
Операції по залученню вантажу є практичним вираженням роботи будь-якого транспортного підприємства в області маркетингу, про яку говорилося вище. Вона пи-лощается, зокрема, в підготовці службою маркетингу компанії грамотно і обгрунтовано складеного і виданий-ного агенту маркетинг плану (marketing plan) на визначений-ний період (найчастіше на півріччя), що встановлює відповідальність агента перед перевізником за еко-кий результат від наданого агентом сервісу по при-потягу вантажів. Відповідно діяльність агента в сер-висі залучення вантажів і обслуговування транспортних засобів оцінюється робітником компанії по закінченому опера-ційних циклу, тобто по нетто - результату, який визна-виділяється як різниця між отриманим агентом брутто - фрахтом і витрат перевізника в регіоні діяльності агента (з навантаження, розвантаження вантажів, по обслуговуванню транс-кравців коштів, оренді і ремонті контейнерів, оплаті агентських і експедиторських винагород та ін .). Марке-тинг-план містить:
- виділяється агенту квоту (allotment) вантажо / контейнеровместімості, відсоток завантаження кожного транспортного засобу в регіоні діяльності агента і окремо по регіо-нам інших агентів, з розбивкою по ввозу і вивозу вантажів, ек-спорту, імпорту та транзиту;
- середню дохідну ставку в цілому для агента і за кожним-дому пункту, порту заходу;
- частоту заходів, поїздок, посадок транспортних засобів
(Судів, автопоїздів, літаків);
- інтенсивність обробки транспортних засобів;
- норматив середньої оборотності обладнання (кон-Тейнера, шасі, піддонів і т.д.).
У маркетинг-плані можуть міститися рекомендації по рівню тарифних ставок, розміру надбавок до тарифів, скі-док з них, комісій, по кредитній політиці в частині відстрочити-ки платежу фрахту, тривалості безкоштовного пользо-вання обладнанням і безкоштовного зберігання вантажів на тер-мінале , в складах, порядок оренди, застосування штрафних санкцій за наднормативну затримку контейнерів і ін.
Видачу маркетинг-плану агенту не треба розуміти як про-сто направлення йому перевізником відповідного теле-кса, факсу або листи.
Найбільш ефективним є офіційне прийняття маркетинг-плану в ході наради перевізника з агентом, а ще краще з усіма агентами лінії. На цих агентських сові-щаніях корисно вислухати критику і розібратися в претендувати-зіях агента до перевізника, часом прямо персонифицируемого по відношенню до конкретних службовцям, капітанам, водите-лям, командирам літаків, представникам перевізника в країні агента, місті та іншим причетним до перевезення чи -цам.
Операції по залученню вантажів до перевезення - канвассінгу (canvassing) в агентської і експедиторської фірмі СОСР-доточіваются у відділі маркетингу (marketing sales department), фахівців якого називають «канвассерамі».
У жодній сфері транспортно-експедиційного обслу-говування людський фактор не відіграє такої ролі, як в області канвассінга. Це відноситься як до керівників, так і до рядових співробітників.
У відомому посібнику «Практика агентування судів» * перераховуються вимоги до особи, що претендує на поса-ність канвассера: «Канвассердолжен бути представницьким, володіти професійною майстерністю, вміти поводитися, бути красномовним, приємним співрозмовником, вміти« залі-мовити людині в душу », бути гнучким, поступливим, володіти самодисципліною, бути тактовним і життєрадісним в че-ловеческій спілкуванні, мати гарну освіту і коло ін-тересов ».
Хоча наявність перерахованих якостей не зайва в будь-якій професії, але канвассер, в принципі, повинен добре знати кон'юнктуру ринку і техніко-економічні характеристи-ки транспортних засобів, зайнятих в сервісі, володіти когось комерційними навичками, володіти іноземними мовами, же-лательно англійським, вміти розташувати до себе клієнтуру.
Дуже часто зарплата канвассеру встановлюється у вигляді твердої ставки і премії, розмір якої визначається сум-мій залученого фрахту. Він має ненормований ра-бочій день і певні кошти на представницькі витрати. Популярними представницькими заходи-ми, які організуються канвассером, є прийоми клієнту-ри на судах, в аеропортах і представництвах компаній, де їм на допомогу приходять капітани, стюардеси, касирки. Мета всього цього одна - переконати потенційного грузоотпр-ставника, його експедитора в доцільності користуватися саме тим сервісом (лінією), який канвассер представ-ляет.
Відповідно число співробітників у відділі канвассінга різний. Воно залежить від розміру території, контрольоване-мій агентом, виділеного йому еллотмента, ступеня його ак-тивності на ринку. Кожен канвассер, тобто співробітник відділу маркетингу, «завідує зоною»: регіоном, складом експедитора-торів, вантажопотоком, видом перевезення, наприклад, перевіз-кою на шасі, в автофургонах (rolling stocks) і т.д.
Самостійний, рішучий канвассер намагається не обмежувати себе колом виданих йому повноважень, іног-да навіть своєю зовнішністю, поведінкою, способом життя під-підкреслювала свою незалежність від принципала.
Канвассер може підтвердити клієнту цілий «пакет» пе-ревозок ( «на всі Континенти»), а потім передати «непотрібний» вантаж іншому перевізнику за комісію, або прийняти пере-Возко "від дверей до дверей» з тим, щоб, завантаживши на визна -льон ділянці свій транспорт, передати комплексне вико-нання операції оператору СП, з яким співпрацює. Залежно від своєї зайнятості він може оформити угоду сам або передати її висновок співробітникам оперативних відділів або юристам агентської фірми.
Цілий ряд заходів з великими вантажовласниками, солідними експедиторськими компаніями проводиться за розрядом відділу маркетингу, а то і всієї агентської фірми за принципом «генерального канвассінга» (general canvassing), який передбачає регулярні особисті контакти на всіх рівнях і узгодження програм відвантаження на длитель-ні періоди . Нікого не дивує участь в цих мероприя-тиях послів, консулів, торгових представників, осіб з пра-рі і муніципальних округів.
Заходи, пов'язані з відкриттям нової лінії, збіль-личением тоннажу, частоти відходів проводяться по програм-ме спрямованого канвассінга (directed canvassing), яка включає в себе переговори з новими клієнтами, призначений-ними новими агентами, товарними брокерами, стивидора-ми та ін .
Канвассеру лінії і експедитору вантажовласника необ-обхідно підтримувати відносини ділового партнерства, навіть особистої дружби.
Спроба агента вийти на власника вантажу, минаючи експедитора-тора, а ще гірше переконання працювати безпосередньо (без експедитора-тора) нічого агенту в матеріальному відношенні не дасть.
Не потрібно забувати, що під контролем експедитора мо-же перебувати значний пакет вантажів, пространствен-но переміщаються відповідно до логістичними систе-мами, сконструйованими експедитором. Значна частина таких вантажів контейнеризованих, планується до дос-тавки океанським контейнеровозом, місткість якого поділена на слоти між десятком асоційованих линів-них компаній. Тільки на основі близьких ділових ставлення-ний з експедитором канвассеру однієї з них можна буде розраховувати на те, що експедитор свій вантаж закріпить для відправки на цьому контейнеровозе в рахунок слота цього канвассера, а не його конкурента.
Важливе значення для забезпечення завантаження транспортних засобів мають постійні контакти агента з товарними бір-поверхами, а також з порадами вантажовідправників, муніципали-тами міст, які координують діяльність багато-чисельних незалежних експортерів.
Причини спаду в перевезеннях треба шукати не в публікації-ях про чергову «депресії виробництва» або в наслідків-ях «політичної компанії» та ін. А тільки в зниженні ка-пра сервісу, як з боку перевізника, так і агента-канвассера.
Значні обсяги імпортних товарів закуповуються за кордоном на умовах FOB і FAS, FCA і EXW і їх покупате-ли, а практично зазвичай експедитори організовують самі їх доставку із зарубіжних портів, міст або безпосередній-но зі складів продавців.
Оформляються такі операції договорами про організа-ції перевезень, які покупці (їх експедитори) офор-мляют з морськими та автомобільними перевізниками, а інколи-да з іноземними експедиторами-операторами. Доставка кожної конкретної партії товару забезпечується шляхом ви-дачі і акцепту транспортного ордера імпортера, а комплекс операцій щодо забезпечення перевезення товару зі складу екс-портеру в розпорядження портового агента судновласника на-викликають відкликанням вантажу з оплатою послуги агенту в формі спеці-альної комісії за відгук вантажу (cargoes call's commission).
Робота по відкликанню вантажу технологічно адекватна букіровочной.
Операція оформлення вантажовідправником замовлення ( «буки-ровка», «закріплення», «бронювання») на відправку конк-ної партії вантажу для доставки в конкретному вантажному по-розміщенні конкретного транспортного засобу, призначено-го його власником під перевезення (тобто резервування його вме-Стімость для розміщення вантажу - booking of cargo) та прийняття-тя (підтвердження) такого замовлення перевізником, є порівняно нескладною, коли весь обсяг партії однород-ного вантажу еквівалентний вантажопідйомності або грузовместі-мости транспортного засобу.
Більш складним технічно є «закріплення вантажу» для перевезення збірними партіями на транспортні середовищ-ства, що експлуатуються на принципах загального користування, в т.ч. лінійного судноплавства, лінійних авіарейсів, збірних поїздів, вагонів, контейнерів. Практика букірованія в прин-ципе більш-менш ідентична на всіх видах транспорту, тому, розглянемо її на прикладі комплектації вантажами лінійного судна.
Букіровочний відділ (booking department) агентської когось пании «букірует» ( «бронює», закріплює ») вантажі за суду-ми в межах виділеного в розпорядження агента квоти від загальної місткості судна (еллотмента) або відповідно до інструкції судновласника про відкликання вантажу.
Порядок букіровка передбачений в довгостроковому дого-злодія про організацію перевезень вантажів, укладеним аген-том з експортером або експедитором. Вантажі, спеці-ально обумовлені в такому договорі, закріплюються до пере-візку в обов'язковому порядку, незалежно від їх прибутковості.
В ході букіровка агенти підтримують безперервний зв'язок з диспетчерським апаратом судновласника (Operating Management Department).
Останній може активно змінювати хід букірованія в залежності від попиту на тоннаж в кожному порту заходу судна.
При підвищеному попиті, може мати місце зміна ачлотментов між агентами, ставиться на лінію додаткового-тельное судно або судно більшої тоннажний ™, або, наобо-рот, при зниженому попиті, скасування заходу в порт з відправ-кою забукированного вантажу з використанням зафрахтований-ної для цього агентом місткості на іншому судні, іду щем за призначенням, в т.ч. і на судні партнера по спільній лінії (для цих цілей іноді використовуються єдині букіровочние центри) і навіть на судні конкуруючої лінії.
Відмова від прийому до перевезення запропонованого вантажу розглядають-ється, як явище небажане, що загрожує втратою на ринку доброї репутації (fair play) «надійного перевізника» (reliable carrer). Однак це правило не відноситься до перевіз-кам спеціальних вантажів: деяких класів небезпечних вантажів, громіздких місць, суперважковаговиків, довгих предметів (більше 12 м), вантажів, що вимагають перевезення при низьких температурах, наливом в диптанків, навалювальних вантажів, вантажів назначени третьому в порти , непередбачені розкладом, вантажів цінних для перевезення в судновому сейфі (вантаж під замком - locker cargo).
Закріплення таких вантажів до перевезення здійснюється толь-ко після отримання на те підтвердження від судновласника (прийом негабариту на палубу в першому порту заходу закриває доступ в трюм в наступних портах: для прийому такого гру через диспетчер може змінити ротацію - rotation заходів).
Іноді сам відправник виробляє умовну букіровка, так як йому може бути ще не відома точно маса і обсяг вантажу, дата його прибуття в порт. Агент приймає умовну букіровка, але призначає граничний термін уточнення інфор-мації про вантаж.
Після прийняття вантажу до відправки агент привласнює буки-ровке порядковий номер і включає вантаж в спеціальний ре-естр - букінг лист (booking list), в якому містяться сле-дмуть реквізити:
Букінг лист, а також вся додаткова інформація до нього, висилається судновласнику телексом (факсом).
У разі не пред'явлення забуксірованних вантажів до пере-візку в лінійному судноплавстві не прийнято стягувати мертвий фрахт (dead freight) (відшкодовується збиток за недовантаження або не пред'явлення вантажу). Однак, для захисту інтересів судо-власника при буксируванні великих партій вантажів можуть зак-Лючано двосторонні угоди між власником вантажу і перевізником в формі букінгноти (booking note), предус-чає взаємну відповідальність перевізника і від-правителя.
По ходу букіровок як диспетчерський апарат судовла-ділка, так «букіровщікі» агента складаютьвідомість ис-користування вантажопідйомності і вантажомісткості судна (Cargo capasity sheet).