На практиці поширене донарахування податкових сум інспекторами через неточності в процесі заповнення подорожнього листа. З урахуванням практичних проблем, фінансове відомство підготувало кілька практичних роз'яснень, що дозволяють мінімізувати допущення невідповідностей.
Судові тяжби щодо визнання обгрунтованості витрат на паливно-мастильні матеріали також встановлюють той факт, що шляховий лист не є обов'язковим документом підтвердження витрат на ПММ. Варто відзначити, що це справедливо лише для тих організацій, які не є автотранспортними. До того ж, дані витрати обов'язково підтверджувати іншими документами (найчастіше - чеками на придбання зазначених матеріалів).
Чи можна самостійно затвердити форму подорожнього листа?
При затвердженні форм варто пам'ятати, що без обов'язкових реквізитів, які затвердив відповідним наказом Мінтранс Росії, будь-шляховий лист стане недійсним. До них відносять:
- назва та номер подорожнього листа;
- термін його дії;
- інформація про власника транспортного засобу;
- відомості про сам транспортний засіб і його водія.
Хто встановлює терміни видачі шляхових листів?
Остання рекомендація не поширюється на спеціалізовані автотранспортні підприємства - їм необхідно використовувати одноденні шляхові листи, тоді як інші організації можуть становити дані документи на термін до місяця.
Важливість відображення маршруту слідування в дорожніх листах.
Без детального вказівки місць проходження транспортного засобу неможливість не тільки упевнитися в обгрунтованому витраті палива і паливно-мастильних матеріалів, а й підтвердити факт використання транспортного засобу в службових цілях.
- місця відправлення і призначення;
- час відправлення та прибуття;
- загальне число пройдених кілометрів.
Особливості використання власного транспорту з метою фірми.
При використанні особистого транспорту в службових цілях, співробітники організацій також мають право на покриття понесених витрат, підтвердженням яких є дорожні листи. Для отримання виплати коштів (які, до того ж, звільнені від ПДФО), крім шляхового листа, співробітник надає в бухгалтерію підтвердження права власності на засіб і його техпаспорт.