Архів: вчора, сьогодні, завтра
Начальник районного архівного відділу - Світлана Владиславівна Сентюрін.
Саме на цих фахівців покладено повноваження щодо зберігання, комплектування, обліку та використання архівних документів, що відносяться до державної власності автономного округу Югри і знаходяться на території муніципального освіти Кондинский район.
До основних напрямів діяльності архіву можна віднести:
- комплектування архіву документами;
- забезпечення схоронності документів;
- їх державний облік і експертиза цінності;
- публікація і використання документів;
- облік і звітність.
На початку 70-х років, у зв'язку з комплектуванням Ханти-Мансійського окружного архіву, велика частина документів (найбільш цінна і значуща) була передана до фондів окрархіва.
Кількість організацій - джерел комплектування, постійно змінювалося. Це було пов'язано з ліквідацією деяких організацій, і, отже, їх виключенням зі списку; а також з утворенням, і включенням до списку нових установ, діяльність яких відіграє велику роль в житті району і відображає його розвиток.
Фонди районного архіву
Збільшення кількості фондів більшою мірою є показником величезного потоку документів, що надходять по особовому складу від ліквідованих підприємств та організацій. При цьому виникають труднощі з прийомом документів. Підприємства ліквідуються, а документи часто залишаються покинутими. Наприклад, траплялося так, що співробітники відділу виїжджали на території району, і в покинутих будівлях без вікон, з-під куп сміття вибирали документи постійного терміну зберігання.
Кількість справ (одиниць зберігання), прийнятих на зберігання до районного архів
Кількість справ на зберіганні
Архівний відділ комплектується документами особистого походження. Такі документи так само розподіляються по фондам:
- ветерани Великої Вітчизняної війни та праці;
- керівники Кандинського району;
- колекція документів громадян Кандинського району, визнаних жертвами політичних репресій;
- колекція документів з історії Кандинського району;
- колекція документів літературного клубу «Дзеркало»;
- видатні особистості Кандинського району.
Фонди постійно поповнюються новими прізвищами.
Забезпечення збереженості документів архіву - це цілий комплекс заходів щодо збереження документів. У сховищах контролюється температурно-вологісний режим, витримується світловий і санітарно-гігієнічний режими, Будівля архіву охороняється.
В архівному відділі ведуться облікові документи.
Основними з них є: книга обліку надходження документів, список фондів, картки фондів, паспорт архіву, описи справ, справи фондів. Всі надходження документів від підприємств - джерел комплектування відділу, від ліквідованих підприємств, від громадян фіксуються в книзі обліку надходження документів до архіву.
У список фондів реєструються прийняті на зберігання архівні фонди та архівні колекції, присвоєні їм номери, враховується кількість архівних фондів, що знаходяться на зберіганні.
Картки фондів складаються на кожен архівний фонд, в них враховуються назви фондів і все їх перейменування, дати документів, всі надходження документів.
Заступник начальника архівного відділу А.В.Лижіна
Крім обліку документів організацій - джерел комплектування організацій списку № 1, відділ займається обліком документів з особового складу установ списку № 2 - організацій, які не є джерелами комплектування архіву.
Архівний відділ займається індексуванням фотодокументів і створенням іменних карток фондообразователей - осіб, які передали документи особистого походження.
Однією з основних функцій архівного відділу є експертиза цінності документів. Відділ займається розглядом описів і номенклатур справ організацій, а так само проведенням комплексних і контрольних перевірок ведення діловодства та архівної справи в організаціях, веде постійний контроль над діловодством організацій - джерел комплектування, проводить семінари, постійно веде консультативну роботу з питань архівної справи.
Однією з головних завдань архіву є публікація і надання архівних документів. Документи, що знаходяться на зберіганні широко використовуються дослідниками. Організації, документи яких передані на зберігання, застосовують такі документи в роботі; з документами архіву працюють студенти при написанні дипломних проектів, краєзнавці - для дослідження різного роду інформації про зниклих селах, колгоспах, особливості життя населення даної місцевості.
При вивченні документальних матеріалів, співробітники архіву підбирають цікаву інформацію про утворення та діяльність установ і підприємств району, здійснюють інформування зацікавлених осіб.
Видача архівних документів з архівосховища здійснюється на термін:
- до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на термін не більше двох тижнів);
- до трьох місяців - фондоутворювача;
- до шести місяців - судовим, правоохоронним і іншим уповноваженим органам.
Видача архівних документів:
- в читальний зал оформляється замовленням (вимогою) на видачу архівних документів, копій фонду користування, описів справ, документів і реєструється в книзі видачі архівних документів, копій фонду користування зі сховища в читальний зал, в якій розписується працівник читального залу;
- працівникові архіву для використання в службових цілях оформляється замовленням (вимогою);
Видача копій архівних документів з фонду користування так само оформляється замовленням.
