Практично в кожній більш-менш великої організації в якості самостійних відділів сформовані відділ бухгалтерії та відділ кадрів. Частина професійних завдань вони вирішують незалежно один від одного, проте є питання, які доводиться вирішувати спільно. Однак нерідко виникають ситуації, коли розподіл повноважень між відділами не врегульоване: співробітники одного відділу впевнені, що вирішувати певне питання повинні співробітники іншого відділу, або навпаки - що вони виконують чужі функції. Розглянемо ситуації, в яких виникають питання між бухгалтерією і відділом кадрів в частині розподілу обов'язків.
Про зберіганні бланків трудових книжок
- прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї - веде і зберігає бухгалтерія (п. 41 Правил);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них - веде відділ кадрів (або інший підрозділ, яке опрацьовує прийом і звільнення працівників), де вона і зберігається (п. 41 Правил).
Обидві книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил). За неналежне оформлення роботодавець може бути притягнутий до адміністративної відповідальності за ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Юридична особа була визнана винною в скоєнні адміністративного правопорушення, передбаченого ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, з призначенням адміністративного покарання у вигляді адміністративного штрафу в розмірі 45 000 руб. Одне з порушень виразилося в тому, що книга обліку руху трудових книжок в них не була скріплена сургучною печаткою (НЕ опломбована). Порушник не зміг оскаржити в суді рішення про притягнення до відповідальності.
Суд не визнає порушення Правил малозначним діянням і не застосовує ст. 2.9 КоАП РФ, згідно з нормами якої особа, яка вчинила адміністративне правопорушення, може бути звільнена від адміністративної відповідальності і обмежитись усним зауваженням [3].
Згідно з абзацом 2 п. 45 Правил відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок несе спеціально уповноважена особа, призначена наказом (розпорядженням) роботодавця. При наявності в організації відділу кадрів відповідальним призначається керівник та / або посадові особи відділу кадрів.
Порожні бланки трудової книжки і вкладиша до неї зберігаються в організації як документи суворої звітності і видаються особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою (абзац 1 п. 42 Правил). Вони підлягають зберіганню в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що дозволяють забезпечити їх збереження.
Після закінчення кожного місяця особа, відповідальна за ведення трудових книжок, зобов'язана подати до бухгалтерії організації звіт про наявність бланків трудової книжки і вкладиша до неї і про суми, отримані за оформлення трудових книжок і вкладиші в них, з додатком прибуткового ордера каси організації (абзац 2 п. 42 Правил).
Звідси випливає: оскільки бланки кожен раз видаються відповідальною особою за заявкою і звіт подається в бухгалтерію, вони можуть зберігатися в бухгалтерії і видаватися невеликими партіями до відділу кадрів або, відповідно до заявки, можуть бути відразу видані всі закуплені бланки, які в подальшому будуть зберігатися в сейфі відділу кадрів.
Оскільки бланки трудових книжок і вкладишів до них не є бухгалтерськими документами, доцільно все придбані бланки відразу видавати кадровикам. Правомірність саме такого підходу (потрібно відзначити, що саме він застосовується практиками) підтверджується абзацом 2 п. 42 Правил, згідно з яким в щомісячних звітах відповідальна особа повинна вказувати відомості про наявність у нього бланків. Таким чином, в звіті слід вказати кількість виданих і залишилися бланків, а також необхідність закупівлі нових (або відсутність такої).
Процедура оформлення трудової книжки працівнику, вперше приймається на роботу. законодавчо чітко регламентована - прийом бланка від самого працівника і оформлення трудової книжки на такому бланку суперечать законодавству.
У разі перевірки державний інспектор праці зможе виявити застосовується роботодавцем «спрощену» схему шляхом звірення записів в прибутково-видатковій книзі з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї і книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і піддати за це роботодавця адміністративному покаранню за ч . 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Крім того, така трудова книжка може бути визнана недійсною.
Про КОМПЕНСАЦІЇ невикористану відпустку при звільненні
При звільненні працівнику виплачується грошова компенсація за всі невикористані відпустки (ч. 1 ст. 127 ТК РФ).
Хто зобов'язаний підрахувати кількість днів відпустки, що підлягають компенсації, і на підставі чого робити розрахунок бухгалтерії?
Обов'язок підрахувати кількість днів невикористаної відпустки покладається на відділ кадрів (саме він веде підрахунок стажу для нарахування відпусток) або, відповідно, особа, на яку покладено обов'язки з ведення кадрового обліку. Якщо такою особою є секретар, то абсолютно очевидно, що обов'язки по підрахунку днів відпустки і розрахунку компенсації за відпустку будуть розподілені між кадровиком і бухгалтером. Якщо ж обов'язки з ведення кадрового обліку покладено на бухгалтера, виконувати обидві функції буде він.
Ризик помилитися в підрахунках (і тим самим привести до судової суперечки з працівником) може виникнути як при розрахунку кадровиками днів для компенсації, так і при розрахунку бухгалтерами суми для її оплати [4].
ПРО ЗАСТОСУВАННЯ ДРУКУ
7. Товариство має право мати печатку, штампи і бланки зі своїм найменуванням, власну емблему, а також зареєстрований у встановленому порядку товарний знак та інші засоби індивідуалізації. Федеральним законом може бути передбачено обов'язок суспільства використовувати друк.
Відомості про наявність печатки повинні міститися в статуті товариства.
Незважаючи на таку свободу дій, переважна більшість організацій не відмовилися від використання печатки.
Рекомендується завіряти печаткою документи, що мають доказове значення, які роботодавець оформляє працівникам для надання третім особам, зокрема:
На деякі документи необхідно ставити основну печатку (як правило, знаходиться в бухгалтерії), на інші - можна ставити печатку відділу кадрів (тобто печатка організації з додатковою позначкою про її застосування відділом кадрів; знаходиться в кадровій службі).
Відповідно до локальним нормативним актом організації (наприклад, Інструкцією з діловодства) визначається перелік відділів та відповідальних осіб, яким передаються для використання в роботі відповідні печатки.
Неправильне зберігання печатки або поводження з нею в суперечність вимог локального акта роботодавця може стати підставою для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності, що в кінцевому підсумку може призвести до звільнення за п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (кількаразове невиконання працівником без поважних причин трудових обов'язків, якщо він має дисциплінарне стягнення). І оскаржити це звільнення, так само як і накази, які послужили підставою до звільнення за названою підставою, непросто.
Розглядаючи спір, причиною якого стало звільнення працівника С. за п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, суд не визнав наказ про покарання, пов'язаний з невиконанням вимог локальних актів роботодавця щодо зберігання печаток, незаконним. Згідно зі встановленими судом обставинами прийшли в непридатність і втратили значення печатки та штампи підлягають поверненню за місцем видачі, де вони централізовано знищуються за актом з відповідною відміткою в журналі (п. 8.3.9 Тимчасової інструкції роботодавця).
Однак С. який несе персональну відповідальність за зберігання і використання печаток і штампів, маючи інформацію про наявність гербової печатки в бухгалтерії відділення, при централізованій здачу печаток і штампів не проінформував філія про те, що не всі друку їм здані і за яких підстав, а також по виходу з відпустки працівника, якому ця печатка передана в користування, не вжив заходів з її вилучення і подальшої передачі філії, тим самим допустивши порушення покладених на нього посадових обов'язків.
Вивчивши обставини справи, суд прийшов до висновку про законність звільнення працівника з вищезгаданому основи і його позов про визнання звільнення незаконним не задовольнив.
- Функції бухгалтерії та відділу кадрів потрібно розділяти. Поєднання, як правило, виправдано тільки в тому випадку, якщо в організації працюють лише кілька людей.
- Невиконання своїх обов'язків працівниками бухгалтерії або відділу кадрів, пов'язаних з кадровою роботою (оформлення розрахунку працівника при звільненні або оформлення трудової книжки), тягне для роботодавця ризик залучення до адміністративної відповідальності, а для цих посадових осіб - до дисциплінарної відповідальності.
- У розрахунках компенсації працівникам за невикористану відпустку помилки однаково притаманні як бухгалтерії, так і відділу кадрів. При поєднанні цих функцій в обов'язках однієї особи ризик таких помилок може збільшується.
- Зберігати друку в організаціях, де вони використовуються на вимогу закону або за рішенням керівника організації, рекомендується в різних місцях - в залежності від призначення. В цьому випадку мінімізується ризик їх одночасної втрати, а також зловживання у використанні.
