Чи необхідно писати супровідний лист при відправці документів?
Часто бухгалтерія здає в канцелярію рахунки-фактури, акти і товарні накладні без супровідного листа. І це неправильно. Поясню чому.
Інформаційного навантаження супровідний лист не несе, однак виконує три важливі функції:
- підтверджує факт відправки;
- надає перелік відправлених документів та інструкцію щодо поводження з ними;
- завдяки реєстраційними даними дозволяє визначити термін виконання.
Сам факт реєстрації вхідних / вихідних документів особливо важливий і може мати далекосяжні наслідки. Наприклад, дуже багато договорів містять наступне формулювання:
7.1 Замовник протягом п'яти календарних днів з моменту отримання акту здачі-приймання послуг зобов'язаний розглянути і підписати його або представити Виконавцю письмову мотивовану відмову від його підписання.
7.2. Якщо після закінчення зазначеного терміну Замовник не підписав акт здачі-приймання послуг і не представив Виконавцю мотивовану відмову від його підписання, то послуги вважаються прийнятими Замовником в повному обсязі.
Значить, може вийти так, що маючи зауваження до контрагента, з яким укладено договір, за фактом наданих послуг (виконаних робіт), ваша організація не підписує поданий ним акт наданих послуг (виконаних робіт), а направляє йому мотивований висновок, який пересилається поштою і обов'язково повинно бути доставлено контрагенту, тому що в іншому випадку відповідно до умов договору роботи (послуги) будуть вважатися виконаними (наданими). Очевидно, що відповідальність за своєчасну підготовку і передачу в канцелярію самого мотивованого висновку лежить на відповідальному виконавця, а ось організація своєчасної передачі документів в поштове відділення і відстеження факту їх доставки - завдання канцелярії. І вже не вимагає пояснення той факт, що фіксація своєчасного відправлення і контроль отримання документів контрагентом може істотно захистити інтереси вашої організації в суді в разі виникнення спірних питань з контрагентом.
Я в свою практику ввела наступне: при відправці рекомендованих листів, я оформляю ще й повідомлення. У повідомленні пишу номер вихідного листа і назва компанії. Дуже зручно! Так як при отриманні співробітник розписується в повідомленні, а це є доказ.
Основа супровідного листа - перелік додатків. Текст же документа краток і умовно поділяється на дві частини:
- повідомлення про направлення документів,
- прохання про своєчасне відповіді (ознайомленні, узгодженні, повернення підписаного примірника і т.п.).
Перша частина зазвичай так і починається:
Друга частина може містити наступні слова:
Підписує супровідний лист той же посадовець, що і при звичайній діловому листуванні (як правило, або керівник організації, або уповноважений топ-менеджер). Якщо мова йде про відправку первинних облікових документів, підписати лист може і головний бухгалтер.
Супровідний лист стає непотрібним, як тільки виконавець бере в руки його додатки і переконується в їх повній комплектності. З цієї хвилини робота буде йти над ними, а на листі слід поставити позначку про виконання і помістити його в справу.
Часто виникає питання про те, як зберігати супровідні листи і додатки до них: окремо чи разом? Зазвичай додаток до листа міститься в спеціальне, відведений саме для цього роду документів справа. Для супровідних листів в ньому місця немає: акти виконаних робіт, рахунки-фактури, договори та багато інших документів зберігаються окремо і часто протягом різного часу.
Цей момент слід враховувати при складанні номенклатури справ. Деякі компанії (з малим об'ємом документообігу) створюють одна справа «Супровідні листи» і поміщають в нього взагалі всі листи цього роду, незалежно від того, що було до них докладено. Іншим доводиться створювати кілька справ за супровідними листами і поміщати їх в номенклатури справ структурних підрозділів. Тоді, наприклад, присланий договір піде в справу «Договори надання послуг», а супровідний лист до нього - в справу «Супровідні листи до договорів з основної діяльності».
Буває і так, що лист залишається в компанії на зберіганні, а додаток - немає. Це стосується, наприклад, проектів документів. Проект положення ще не є документом і напевно не раз буде підданий виправлень, зберігати його не обов'язково.
Як бачимо, нічого складного в складанні супровідного листа немає, зате саме воно може зберегти не тільки ваші документи, а й час.
Невелика складність, як зазвичай, може наступити при впровадженні в компанії правила складати і здавати на відправку разом з пакетом документів належним чином оформлене супровідний лист. Але ця проблема вирішується досить просто шляхом встановлення даного правила в локальному нормативному акті. А користь від нього переоцінити важко.
Ще цікаве по темі: