У травні нинішнього року відбулася історична подія - в Росії був виставлений і відправлений перший електронний юридично значущий рахунок-фактура. В цей день всі господарюючі суб'єкти країни отримали можливість відмовитися від паперових документів і повністю перевести первинку і рахунки-фактури в електронний вигляд. При цьому навіть при податкових перевірках документи не потрібно буде друкувати на папері (див. «Найпоширеніші підтверджуючі документи можна буде відсканувати і надіслати до інспекції по ТКС»). Здавалося б, така можливість - велике благо для облікових працівників. Однак на заходах, де висвітлюється електронний документообіг (ЕДО), часто доводиться чути репліки бухгалтерів про те, що електронний документ дуже дорогий в порівнянні з паперовим. Про те, чи так це, розповідають бухгалтери і менеджери, які вже перейшли на електронний документообіг (система «Діадок»).
Електронні документи в кілька разів дешевше паперових
Висновок, який випливає з інтерв'ю опитаних нами бухгалтерів і менеджерів, звучить так: дорожнеча електронного документообігу - це якийсь дивний міф. Можна навіть простежити походження такого міфу. Репліки «Дорого!» Зазвичай вимовляють ті, хто тільки що дізнався середню вартість відправки одного електронного документа (вона залежить від обсягу пересилаються документів і складає 3-7 рублів) .Однак досить прості розрахунки наших співрозмовників показують, що електронний документ обходиться в рази дешевше паперового . У чому ж справа? Хто з бухгалтерів прав?
Ми довго думали над цим феноменом, і несподівано нас осінило: люди, які називають електронний документообіг дорогим, виходять з того, що паперовий документообіг здійснюється безкоштовно. Вони настільки звикли до нього, що ніколи не вважали, скільки коштує один паперовий документ і у скільки обходиться його відправка контрагенту або перевіряючим.
Дмитро Львів, директор департаменту по роботі з корпоративним сегментом ВАТ «Ростелеком» - макрорегіонального філія «Урал»:
- Що стосується нашої філії, то кількість документів, які ми в паперовому вигляді підписуємо з нашими клієнтами, обчислюється мільйонами в місяць. Якщо, припустимо, помножити один листочок на вартість листа, на друк, на доставку, то ціна однієї доставки буде варіюватися від 50 до 100 рублів. Тобто при повному перекладі на електронний документообіг в масштабах макрорегіонального філії «Урал» ми можемо заощадити десятки мільйонів рублів на місяць і сотні мільйонів рублів на рік. Це досить відчутні гроші, це ті гроші, заради яких варто працювати над впровадженням електронного документообігу.
Людмила Хомякова, головний бухгалтер Комбінату хлібопродуктів ім. Григоровича (торгові марки «Цар» і «СОЮЗПІЩЕПРОМ»):
- Економія на електронний документообіг складається не тільки з різниці між виготовленням / відправкою паперового документа та документа електронного. Велика проблема пов'язана з роботою з сетевиками. Наші мережевики містять торгові точки у всіх містах Росії, тому ми змушені після закінчення місяця роздруковувати відвантажувальні документи і відправляти їм поштою. У всіх договорах зазначено, що оплата проводиться тільки при отриманні документів на відвантаження, таким чином, оплата нашої продукції затримується.
Крім того, через несвоєчасне отримання рахунків-фактур і помилок, які в них допускають наші контрагенти, ми в період закупа недоотримуємо відрахування з бюджету з ПДВ в розмірі близько 9 мільйонів рублів на місяць. А в простому режимі близько 3 мільйонів рублів на місяць.
ЕДО економить час і береже нерви бухгалтера
Інша очевидна перевага електронного документообігу - це повний порядок в бухгалтерії, або, кажучи сучасною мовою, оптимізація облікового бізнес-процесу. Безумовно, хороший бухгалтер забезпечить такий порядок і при роботі з паперовими документами. Питання тільки в тому, скільки сил йому доведеться на це витратити і скільки разів залишитися в офісі після закінчення робочого дня, тому що день пішов на закриття «хвостів» по недоотриманими від контрагентів паперовим документам або роботу з паперовим архівом, і звітність доводиться готувати в своє особистий час.
Марина Пашкова, заступник головного бухгалтера ВАТ «Кіровський завод»:
- У рамках розвитку корпоративної стратегії групи компаній керівництвом перед нами, бухгалтерією, була поставлена задача по скороченню термінів підготовки фінансової звітності, в тому числі, консолідованої звітності групи. Проаналізувавши основні причини, що заважають швидкому закриттю фінансової звітності, ми зрозуміли, що однією з причин є недосконалий паперовий документообіг. Кожен документ проходить процедуру узгодження в компанії, потім передається контрагенту - дочірньому суспільству, там також проходить процедуру узгодження і тільки потім проводиться в обліку. При неправильному оформленні всі документи повертаються назад контрагенту, і вся процедура узгодження і передачі документів починається заново. Нерідкі випадки, коли документи губляться в ході узгодження або передачі контрагенту і їх доводиться відновлювати. Ми сподіваємося, що електронний документообіг допоможе нам в скороченні терміну підготовки звітності і не тільки. Ми очікуємо позитивного результату також у зниженні трудомісткості при формуванні та узгодженні документів, підготовці електронних баз документів і роботі з податковими органами на принципово іншому електронному рівні.
Сергій Кулабухов, IT-директор ВАТ «Кіровський завод»:
- Ми живемо в XXI столітті. Уже мінімум півтора десятка років всі документи готуються за допомогою комп'ютера в електронному вигляді. Потім ці документи роздруковуються, переводяться в паперовий вигляд, а потім цей папір знову занурюється в електронну інформаційну систему. Тобто документи скануються і переходять в електронний вигляд. Сучасні технології дозволяють виключити з бізнес-процесів зайві паперові операції і зробити весь документообіг електронним.
Якщо говорити про результат, то впровадження системи ЕДО дозволить нам добитися скорочення термінів закриття періодів і збільшити ефективність і прозорість обміну первинними документами між підприємствами. І, безумовно, скоротити як прямі, так і непрямі витрати цього процесу.
Дмитро Львів, директор департаменту по роботі з корпоративним сегментом ВАТ «Ростелеком» - макрорегіонального філія «Урал»:
- Щомісяця ми здійснюємо порядку декількох мільйонів доставок, ми підписуємо документи і відправляємо їх. Стандартний порядок такий: відправляємо їх поштою нашому клієнтові, чекаємо, клієнт дивиться, а то й виникає ніяких питань, поштою відправляє нам, ми теж чекаємо, якщо все побудовано правильно, дані документи далі йдуть в архів. Електронний документообіг забезпечує, м'яко кажучи, значне прискорення цього процесу. Адже з електронними документами все описані процедури - відправки, отримання, узгодження - відбуваються просто моментально. Це дуже добре. Мова, ще раз хочу підкреслити, мільйони паперових копій, мільйони доставок.
Людмила Хомякова, головний бухгалтер Комбінату хлібопродуктів ім. Григоровича (торгові марки «Цар» і «СОЮЗПІЩЕПРОМ»):
- Паперовий документообіг створює велику проблему при роботі з архівом. Ми використовуємо близько 30 пачок паперу в місяць або мінімум 360 пачок за рік. Якщо говорити про архів таких документів, то він становить близько 2-х тисяч пачок за п'ять років. Тому велика проблема створюється при утриманні архіву, при пошуку документів в цьому архіві і втрати документів при зверненні до архіву.
Ще одна проблема паперових документів - несвоєчасне отримання актів звірок при проведенні річної інвентаризації. Якщо говорити про пошту, то в нашій базі контрагентів існує близько 50-ти тисяч контрагентів, з якими ми зобов'язані підписати акт звірки в строк не пізніше здачі річної звітності. Зрозуміло, що зробити це вчасно вдається далеко не завжди. За допомогою електронного документообігу ми хочемо вирішити проблему звірок з контрагентами.
Нагадуємо, що абоненти системи «Контур-Екстерн» можуть прямо зараз безкоштовно почати брати участь в повноцінному електронний документообіг. Завдяки інтеграції «Контур-Екстерн» з системою електронного документообігу «Діадок» абоненти «Контур-Екстерн» можуть безкоштовно відправити або отримати 400 юридично значимих електронних документів від своїх контрагентів, підключених до однієї зі згаданих систем. Детальніше див. «Користувачі системи« Контур-Екстерн »можуть безкоштовно обмінюватися з контрагентами документами в електронному вигляді».