Тема 8. Формування і зберігання справ.
Мета вивчення: вивчення процесу формування справ; ознайомлення з основними етапами роботи з підготовки документів до архівного зберігання.
Питання для вивчення:
1. Складання номенклатури справ.
2. Формування та оформлення справ
3. Підготовка та передача документів на архівне зберігання.
Складання номенклатури справ.
Ефективність організації поточного зберігання документів в значній мірі зумовлюється тим, наскільки продумана номенклатура справ підприємства. Номенклатура справ- це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання. У свою чергу, справою називається сукупність документів або документ, що відноситься до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему папку. Таке визначення міститься в Гості Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення »(далі - ГОСТ Р 51141-98).
Номенклатура справ складається для забезпечення оптимального розподілу документів і формування справ, і, в кінцевому рахунку - для забезпечення ефективного пошуку документів в процесі повсякденної роботи з ними.
У невеликих організаціях, у яких немає структурного поділу, складається одна номенклатура. Як правило, її складає секретар-референт. Зведену номенклатуру великий організації становить діловодна служба. Далі наведено форму номенклатури справ для здачі документів на недержавне зберігання.
Якщо організація здає документи на державне зберігання, потрібне узгодження номенклатури справ з Експертно-перевірочною комісією (ЕПК) державного архіву.
Приблизна послідовність розташування розділів в зведеній номенклатурі справ може виглядати наступним чином: канцелярія, виробничо-технічний відділ, відділ організації праці та заробітної плати, бухгалтерія, відділ кадрів, адміністративно-господарський відділ.
Зведена номенклатура справ повинна передбачати заголовки для всіх документів, що утворюються в діяльності організації. Не включаються в номенклатуру справ заголовки друкованих видань (тарифи, довідники і т. П.). Заголовки справ по не дозволеним протягом даного року питань вважаються перехідними і вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.
Номенклатура справ організації друкується в декількох примірниках. Перших екземпляр (контрольний) зберігається в канцелярії, другий використовується в якості робочого примірника, третій знаходиться у особи, відповідальної за архів в якості облікового документа, четвертий - в державному архіві, в який передаються документи даної організації.
Формування та оформлення справ
Формування справ - це групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.
Єдині вимоги до формування й оформлення справ викладені в Державній системі документального забезпечення управління (ГСДОУ), яка затверджена наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33. Ця система видана ще в радянські часи, але, тим не менш, діє до сих пір .
Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність пошуку документів; надійність документаційного обслуговування управління; збереження документів.
Згідно ГСДОУ формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. Основою формування справ є номенклатура справ відповідно організації або її підрозділів.
Робота по формуванню справ складається з наступних операцій:
розподіл і розкладка виконаних документів у справи;
розташування документів всередині справ у певній послідовності;
оформлення обкладинок справ.
Кожна справа комплектується з документів з одного питання, що мають один термін зберігання. У справу поміщають тільки виконані документи (оригінали або завірені копії). Документи постійного або тимчасового термінів зберігання групуються в справи окремо.
У справи групуються документи одного календарного року. Виняток становлять перехідні справи, в які групують документи за кілька років (наприклад, особисті справи).
Документи в справі розташовують в певному порядку: спочатку поміщають основний документ для набору та пов'язані програми, а потім в хронологічному порядку йдуть документи, що виникають у міру вирішення питання.
Додатки до документів незалежно від дати їх затвердження або складання приєднуються до документів, до яких вони належать.
Листування групується в межах календарного року і розташовується в хронологічному порядку. Накази по особовому складу комплектуються в справи відповідно до термінів їх зберігання. Накази (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу посаду, заохочення, тривалих відрядженнях, зміну прізвища групуються в одну справу.
Накази про надання відпустки, стягнення, короткострокових відрядженнях - в інша справа. Роздільне формування справ пояснюється різницею в термінах зберігання: термін зберігання документів першої групи 75 років, другий - 5.
Кожен документ, поміщений у справу, повинен бути оформлений відповідно до вимог державних стандартів та інших нормативних актів. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю для доопрацювання.
Справа повинна містити не більше 250 аркушів, при загальній товщині не більше 40 мм.
Оформлення справ - це підготовка справ до зберігання відповідно до встановлених правил.
Оформлення справ починається з моменту закладу їх в організації і закінчується в процесі підготовки до передачі в архів після закінчення календарного року, в якому вони були заведені. Оформлення конкретного справи включає комплекс робіт з брошурування документів, нумерації аркушів, складання засвідчувального напису, складання (у ряді випадків) внутрішнього опису документів, уточнення на обкладинці справи назви організації, діловодного індексу, заголовка справи і т.д.
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення організації і структурних підрозділів.
Справи підшиваються в тверду обкладинку, аркуші нумеруються. В кінці справи на окремому аркуші ставиться засвідчувальний напис. Найбільш цінні документи (наприклад, рукописи тощо) не підшивають, а вкладають в папки або коробки.
Заверительную напис (лист-засвідчувач) поміщають в кінці справи.
Обкладинки справ оформляють відповідно до вимог ГОСТ 17914-72. Написи на обкладинці слід писати чітко, тушшю.
Після завершення року на справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання особами, відповідальними за роботу з документами в структурних підрозділах, складаються описи справ для подальшої передачі в архів. Окрема опис складається наділу по особовому складу організації.
Кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Описи стверджує керівник організації. Перед затвердженням опису повинні отримати схвалення ЕК організації. Якщо документи передаються в держархів, то описи у таких справах узгоджені (затверджені) ЕПК архівної організації.
Річні розділи описів справ, призначені для передачі в державний архів, друкують в чотирьох примірниках. Описи справ, що залишаються в архіві організації, друкують у двох примірниках.
До архіву організації передаються справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також справи з особового складу через рік після завершення роботи з ними в структурних підрозділах. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передають в архів на розсуд керівництва організації (враховуються можливості архіву, частота звернення до документів минулих років і т.д.).
Документи, як уже говорилося, приймають в архів після проведення експертизи цінності та оформлення справ постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років) за описом, схваленим експертною комісією організації. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) приймають по номенклатурам справ.
Якщо окремі справи необхідно залишити або видати для поточної роботи, архів організації оформляє видачу цих справ у тимчасове користування. Співробітник архіву, приймаючи справи, ретельно звіряє кожну справу з описом, перевіряє правильність формування та оформлення справи.
Разом зі справами до архіву передаються реєстраційні картки на здаються документи для поповнення ними довідкового апарату архіву.
До передачі в державні архіви документи, що підлягають державному зберігання, зберігаються в архівах організацій і підприємств протягом строків, встановлених Головархівом Росії. Після закінчення встановлених строків документи, що підлягають державному зберігання, передаються за актом їх архівів організацій і підприємств в державні архіви.
Методичне керівництво і контроль за правильним формуванням справ у структурних підрозділах здійснюють завідувач канцелярією і завідувач архівом.
Документи слід зберігати в складі справ відповідно до затвердженої номенклатури. Для цього відводять необхідні приміщення, де встановлюють закриваються шафи (столи), що забезпечують повне збереження документів. Зберігати документи в непристосованих для цієї мети робочих приміщеннях забороняється.
Щоб забезпечити оперативний пошук документів, на дверцятах шаф (з внутрішньої сторони) поміщаються копії номенклатури справ, а на корінцях обкладинок справ зазначаються номери справ відповідно до номенклатури. Шафи (столи) також обладнуються пристосуваннями для опечатування.
Підготовка і передача документів на архівне зберігання.
Підготовка виконаних документів до подальшого зберігання є завершальним етапом процесу діловодства. Основна мета зберігання документів - це створення умов для їх використання в довідковій роботі установ і поповнення Державного архівного фонду РФ.
Підготовка виконаних документів до зберігання включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення документів, що здаються в архів;
- складання опису документів постійного і довготривалого зберігання;
- забезпечення схоронності справ;
- передачу справ в архів.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання. Як правило, обов'язок здавати документи до держархівів, покладено на державні та муніципальні організації.
Для організації та проведення експертизи цінності документів і відбору їх для передачі на державне зберігання, а також для контролю і надання методичної допомоги у проведенні експертизи в міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії (ЦЕК). В інших організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
Експертна комісія організації створюється наказом керівника з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. Експертна комісія організації в своїй роботі повинна керуватися Положенням про архівний фонд Російської Федерації, вимог ГСДОУ, наказами Федеральної архівної служби Росії, нормативно-методичних документів, розроблених архівними органами, типовим переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання.
тимчасового зберігання (понад 10 років);
тимчасового зберігання (до 10 років);
підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
Справи постійного і тимчасового зберігання (понад 10 років), як правило, знаходяться в архіві організації. Однак якщо документи мають, скажімо, історичну або наукову цінність, то підприємство передає їх в державний чи муніципальний архів. Звичайно ж, за умови, що з ними укладено відповідну угоду. Передача їх здійснюється за описами.
Справи тимчасового зберігання (до 10 років) зберігаються централізовано в організації, а після закінчення терміну зберігання знищуються.
Знищення документів і справ оформляється актом.
Знищення справ із закінченим терміном зберігання, що мають грифи «Таємно», «Для службового користування», «Конфіденційно», проводиться відповідно до спеціальних інструкцій.
Всі справи, відібрані на архівне зберігання, оформлюються наступним чином:
документи в справі переформовують і мають у своєму розпорядженні в хронологічному порядку;
нумерують аркуші справи в правому верхньому кутку;
в кінці справи підшивають засвідчувальний аркуш, в якому вказують кількість аркушів у справі;
на найбільш важливі документи складають внутрішні описи справ і підшивають їх на початку справи;
на обкладинці справи додатково вказують кількість аркушів, термін зберігання справи. Уточнюють заголовок і крайні дати справи.