оформлення і видачі
документів про освіту
Безпосереднє оформлення дипломів випускників юЕМзх здійснюється після видання наказу ректора юЕМзх про відрахування студентів, успішно завершили курс навчання в університеті, з присвоєнням відповідної кваліфікації:
- у відділі кадрів оформляються бланки дипломів; - в деканаті факультету, навчальної частини філії, інституту оформляються бланки додатків до дипломів.
Працівник факультету, філії, інституту, відповідальний за випуск, в 3-денний термін з дня виходу наказу про відрахування студентів надає до відділу кадрів проекти (копії) дипломів випускників, які мають всі необхідні реквізити і узгоджені навчально-методичним управлінням юЕМзх (за формою - Додаток 3).
Проекти (копії) дипломів оформляються факультетом, інститутом, філіалом через інформаційну систему «Електронний деканат» в друкованій формі та містять наступну інформацію:
- номер академічної групи;
- паспортні дані випускника;
- прізвище, ім'я, по батькові випускника (без скорочень) в давальному відмінку згідно із записом у паспорті або документі його замінює (за особистою заявою випускника вказується правильне відмінювання «особливих» прізвища, імені, по батькові);
- прізвище, ім'я, по батькові іноземного громадянина записується за даними національного паспорта в російськомовній транскрипції, яка повинна бути узгоджена з випускником вузу, оформлена окремим документом (заявою, узгодженням), вкладеним в особову справу випускника;
- ступінь, кваліфікацію, напрям підготовки (спеціальності), які вказуються у відповідності до затвердженого державним освітнім стандартом вищої професійної освіти;
- дату прийняття рішення державної атестаційної комісії: число (цифрами), місяць (прописом) і рік (чотиризначний число - цифрами).
2.4. Кожен проект (копію) диплома перевіряють на точність і безпомилковість заповнення і підписують:
- випускник, перевіряючи правильність написання його прізвища, імені, по батькові;
- декан факультету, директор інституту, філії;
- відповідальний працівник навчально-методичного управління, який перевіряє:
1) наявність права випускника на отримання диплома,
2) наявність вказівки диплома «з відзнакою» (виділяється маркером червоного кольору),
3) правильність написання в дипломі ступеня, кваліфікації, напряму підготовки (спеціальності) у точній відповідності до затвердженого державним освітнім стандартом вищої професійної освіти вказівки.
Відділом кадрів:
звіряється відповідність інформації у поданих проектах (копіях) дипломів з наказом про випуск студентів;
оформляються оригінали дипломів випускників в такі строки;
- не пізніше ніж за 3 (три) робочих дня при загальній кількості випускників менше 100 чоловік; - не менше ніж за 5-7 (п'ять-сім) робочих дня при загальній кількості випускників більше 100 чоловік.
оформлені дипломи підписуються головами державних атестаційних комісій та посадовими особами університету, засвідчуються гербовою печаткою університету;
здійснюється реєстрація дипломів в книзі видачі дипломів.
Деканатом, навчальною частиною філії інституту не менше ніж за 10 днів до випускного заходу проводиться підготовка електронної версії додатка до диплома випускника.
Після фактичного оформлення бланка диплома відповідальні працівники факультету (філії, інституту) отримують у відділі кадрів дані: серію та номер бланка диплома, а також реєстраційний номер і дату видачі диплома.
В електронну версію додатка, який оформлюється факультетом (філією, інститутом) вносяться дані серії і номера бланка диплома, а також реєстраційний номер і дата видачі (для повної відповідності додатка видається диплому).
Додаток роздруковується, робиться копія і ці два документи підписуються відповідальними особами і засвідчуються гербовою печаткою університету.
Копії диплома і додатка, підписані і засвідчені печаткою в установленому порядку, містяться в особову справу випускника, яке підлягає постійному зберіганню в архіві університету.
Видача дипломів випускникам (довіреним особам) проводиться на урочистому заході, який проводиться факультетом, філією, інститутом відповідно з датою і часом, зазначеним у графіку випускних заходів юЕМзх.
При отриманні диплома випускник пред'являє документ, що засвідчує його особу, і розписується в книзі реєстрації та видачі дипломів.
Довіреність на отримання диплома з додатком випускник має право оформити самостійно і засвідчити у начальника відділу кадрів університету.
При отриманні диплома довірена особа пред'являє документ, що засвідчує його особу, та належним чином оформлену довіреність на отримання документів про освіту, розписується в книзі реєстрації та видачі дипломів.
Одночасно з видачею диплома випускника (довіреній особі) видається Додаток до диплома, при отриманні якого випускник (довірена особа) розписується в книзі реєстрації та видачі додатків до дипломів.
Невидані дипломи повертаються і зберігаються у відділі кадрів університету.
Невидані додатки до дипломів в 3-денний термін після урочистого заходу передаються відповідальними працівниками деканатів факультетів, філій, інститутів в відділ кадрів університету відповідно до акта прийому-передачі.
Використані бланки дипломів списуються матеріально відповідальною особою відділу кадрів університету.
Використані бланки додатків до дипломів списуються матеріально відповідальними особами факультетів, філій, інститутів.
У разі неможливості отримання диплома з додатком на урочистому заході, випускник отримує диплом та додаток до диплому в відділі кадрів університету.
Оформлення та видача дублікатів документів про освіту
У разі втрати диплома з додатком, за заявою випускника юЕМзх, що подається до відділу кадрів університету, в 10-денний термін:
- дублікат диплома оформляється у відділі кадрів університету;
- дублікат додатка і копія додатку до диплому оформляється факультетом, філією, інститутом і передається по акту прийому-передачі до відділу кадрів університету;
- дублікат диплома з додатком видається випускнику (довіреній особі) з обов'язковою реєстрацій в книзі видачі дипломів.
4.2. При неможливості заповнення дубліката додатка до диплома, дублікат диплома видається без додатка до нього.
4.3. При втраті тільки додатки до диплому:
Начальник відділу кадрів Т.Б.Смашнікова
до Процедурі оформлення і видачі
документів про освіту
(Дипломів з додатками)
______________________________________________ факультету _________________ групи
_____________________________________________ філії (інституту, представництва)
_____________________________________________________ форми навчання,
успішно закінчили ГОУ ВПО «юЕМзх» і випускаються
в ______________________ період ______________ року
______________________________ бажана дата ___________ бажаний час вручення
П.І.Б. студента (повністю) в називному відмінку (алфавітному порядок)