У статті ми дамо загальну характеристику нового стандарту, а також розглянемо, які основні зміни в оформленні документів він вводить.
До документів з стандартизації закон відносить національні стандарти Укаїни, правила стандартизації, рекомендації по стандартизації, інформаційно-технічні довідники.
Добровільність застосування національних стандартів - один з найважливіших принципів стандартизації - на практиці означає, що організація самостійно вирішує, застосовувати національний стандарт чи ні.
Якщо організація приймає рішення застосовувати його, він набуває для даної організації характер нормативного документа.
ГОСТ СТАРИЙ ЙДЕ, ПРИХОДИТЬ ІНШИЙ ...
Стандарт встановлює склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів і бланків документів, включаючи бланки з відтворенням Державного герба Укаїни. Стандарт діє і застосовується вже понад 13 років. За цей час практика документування пішла вперед, і виникла необхідність зміни стандарту.
• ГОСТ 6.38-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
• ГОСТ 6.39-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок ».
Рішення про те, який варіант поновлення стандарту буде обраний (перегляд або внесення змін), приймає національний орган зі стандартизації. При цьому він керується пропозиціями розробника стандарту і враховує характер тих змін, які необхідно внести в стандарт.
Таким чином, зміна назви стандарту означає, що новий ГОСТ не пов'язаний з УСОРД і поширюється на всю організаційно-розпорядчу документацію.
ЯК ЗМІНИЛАСЯ СТРУКТУРА ГОСТУ?
Порівняємо структуру старого і нового стандартів:
З наведеної таблиці випливає, що в новому стандарті з'явилися нові розділи (розділи 2 і 3), а також новий додаток - форма титульного аркуша документа.
Титульний лист, як правило, використовується при оформленні багатосторінкових документів, що відносяться до системи організаційно-правової документації (правила, положення, інструкції, регламенти, стандарти та ін.), А також при підготовці програм, планів, звітів та ін.
# 9632; Розділ «Загальні вимоги до створення документів». Це абсолютно новий розділ стандарту. У ньому перераховані основні правила, яких слід дотримуватися при створенні документів (шрифти, інтервали, елементи форматування, нумерація сторінок та ін.).
Основні положення цього розділу:
• документи можуть створюватися на паперовому носії та в електронній формі з дотриманням встановлених правил оформлення документів;
• кращими гарнітурами і розмірами шрифтів для реквізитів документа є: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 і наближені до них;
• другу і наступні сторінки документа нумерують (номер сторінки проставляються посередині верхнього поля документа на відстані не менше 10 мм від верхнього краю аркуша);
• допускається створення документів на лицьовій і зворотній сторонах аркуша;
• абзацний відступ тексту документа становить 1,25 см;
• текст документа друкується через 1-1,5 міжрядкових інтервалу, багаторядкові реквізити друкуються через один міжрядковий інтервал;
• текст документа вирівнюється по ширині листа (по межах лівого і правого полів документа);
СКЛАД РЕКВІЗИТІВ: ЩО НОВОГО?
Новий ГОСТ відрізняється від попереднього складом реквізитів:
• частина реквізитів не включена в новий ГОСТ;
• з'явилися нові реквізити;
• є реквізити, назви яких в новому стандарті змінені.
• код організації (реквізит 04):
• основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи (реквізит 05):
• ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік (ІПН / КПП) (реквізит 06):
Відомості про код організації за ЄДРПОУ, свідоцтво про Державну та ІПН / КПП включені до складу реквізиту «Довідкові дані про організацію» (це реквізит, який присутній в бланках листів):
Мало сенс застосовувати цей реквізит на початкових етапах автоматизації діловодства, коли електронна база даних виконувала функції реєстраційно-пошукової системи.
В сучасних умовах, коли застосовуються системи електронного документообігу, документ включається в них у вигляді електронної копії (скан-копії) паперового документа і його пошук здійснюється за реквізитами електронної картки. В цьому випадку додаткові ідентифікатори документа не потрібні.
# 9632; Нові реквізити. У ГОСТ включені нові реквізити:
• гриф обмеження доступу до документа (реквізит 14):
• відмітка про електронний підпис (реквізит 23):
До складу грифа обмеження доступу до документа входить обмежувальна напис ( «Для службового користування», «Конфіденційно», «Комерційна таємниця» або ін.), Яка може доповнюватися номером екземпляра документа і іншими відомостями відповідно до законодавства Укаїни, наприклад:
В організаціях допускається використання грифів обмеження доступу, передбачених законодавчими та іншими нормативно-правовими актами Укаїни. Крім того, порядок їх проставлення повинен бути закріплений в локальних нормативних актах організацій.
При візуалізації електронного документа на екрані монітора або на паперовому носії при роздруківці електронного документа в місці, де проставляється власноручний підпис посадової особи (якщо документ спочатку оформляється на папері), програмними засобами відтворюється відмітка, наприклад:
# 9632; «Об'єднані» і «розділення» реквізити. Ще одна зміна в складі реквізитів - це об'єднання кількох реквізитів в один і поділ одного реквізиту на два.
Об'єднання зображень даних гербів в один реквізит виправдано тим, що в одному документі може відтворюватися зображення тільки одного з названих гербів.
Емблеми та товарні знаки застосовуються з різними цілями: емблема органу влади (організації) використовується як засіб візуальної ідентифікації організації (органу влади), а товарний знак (знак обслуговування) - для ідентифікації товарів і послуг. Крім того, їх використання регулюється різними законодавчими актами.
Що змінилося В ОФОРМЛЕННІ РЕКВІЗИТІВ?
# 9632; Вказуємо вид електронного носія в реквізиті «Додаток». Правила оформлення реквізиту «Відмітка про програму» доповнено положенням про те, що ця позначка оформляється в разі, якщо додатком є фізично відокремлений електронний носій (компакт-диск, USB-флеш-накопичувач і ін.):
При цьому вказується, що на вкладиші (конверті), в який поміщається носій, необхідно перерахувати найменування документів, записаних на носії, імена файлів.
# 9632; На першому аркуші документа-додатка ставимо позначку про програму і гриф затвердження. Уточнено правила оформлення відмітки про програму на додатках до реєстрації актів (постанов, рішень, наказів, розпоряджень), якщо додатком є нормативний правовий акт або інший документ, що затверджується даними розпорядчим документом.
Згідно з новим ГОСТу на першому аркуші додатка проставляється відмітка про додаток (без посилання на розпорядчий документ) і гриф затвердження, в якому зазначаються дані розпорядчого документа, яким затверджено документ-додаток:
Відмітка про виконавця може оформлятися як нижній колонтитул і друкуватися шрифтом меншого розміру.
# 9632; Позначку про завірення копії документа доповнюємо записом про місце зберігання оригіналу. В правила оформлення відмітки про завірення копії включені нові положення: якщо копія видається для подання в іншу організацію, відмітка про завірення копії доповнюється записом про місце зберігання документа, з якого була виготовлена копія, і засвідчується печаткою організації:
• про мови, на яких може складатися текст документа (державна мова Укаїни або державна мова (мови) республік у складі Укаїни відповідно до законодавства республік у складі Укаїни);
• правилах вказівки в тексті документа реквізитів законодавчих чи інших нормативних правових актів, раніше виданих розпорядчих документів, якщо вони виступають в якості підстав для видання документа;
• етикетних фразах (вступне звернення і заключна етикетні фраза), які можуть використовуватися при веденні листування.
Що змінилося У БЛАНКАХ ДОКУМЕНТІВ?
# 9632; Розташування реквізитів на «двомовних» кутових і поздовжніх бланках. Приведено у відповідність до законодавства положення про використання бланків російською мовою як державною мовою Укаїни і державні мови республік у складі Укаїни.
Пояснення до прикладу 4 І 5: ЧОМУ ДОКУМЕНТ «неіснуючих»
Ми створили неіснуючу документ, щоб показати вам повний склад реквізитів. У прикладах 4 і 5 [3] наведено склад реквізитів, з 1 по 30, і їх оформлення за старим і новим ГОСТам. Ви можете порівняти склад, оформлення реквізитів за старим і новим ГОСТам, їх назви.
Як приклад ми вибрали вихідного листа. Цей документ - умовний, тому що виходить лист в реальній практиці не може містити всі реквізити ГОСТу.
Реквізити, які можуть бути в вихідному листі, виділені так:
Інші реквізити, які не використовуються в вихідному листі, але присутні в інших документах (наказах, положеннях і т.д.), виділені так:
ПРО ОСОБЛИВОСТІ використанням реквізитів В ЛИСТАХ
[1] Одночасно ці реквізити не ставляться - або один, або інший.
[3] Приклади розроблені редакцією.
В.Ф. Янкова, канд. іст. наук, заст. директора ВНІІДАД
Відомості надають в електронному вигляді. Довідку можна отримати в особистий кабінет в термін до 20 робочих днів.