Як створювати однотипні документи
У діловодстві зазвичай доводиться користуватися деяким набором однотипних документів, тому використання шаблонів і майстрів є найбільш раціональним прийомом при роботі з документами в Office.
Створивши шаблон один раз, ви економите час і зможете уникнути помилок при створенні стандартних документів. Дуже зручно за допомогою шаблонів і майстрів створювати службові записки, листи, факсимільні повідомлення, звіти, довідники, бюлетені, брошури, календарі, Web-сторінки, розкладу, порядку денного, резюме, замовлення і рахунки-фактури.
Шаблон документа - це метод автоматизації створення документа на основі існуючих текстових заготовок і форматування. Файл шаблону являє собою файл, в якому містяться рекомендації щодо форматування тексту, абзаців і сторінок документа. У кожен файл шаблону входить кілька стилів абзаців і один макет сторінки. Стилі абзаців містять інформацію, необхідну для форматування тексту. Макет сторінки містить інформацію, що стосується форматування сторінки.
Майстер документа призначений для вирішення тієї ж завдання, що і шаблон документа, але в режимі діалогу майстер може вимагати додаткової інформації, на основі якої і створиться документ в додатку Office.
Частина шаблонів і майстрів встановлюється при виконанні типової установки пакета Office на комп'ютері, інша частина - тільки при вибіркової установці; деякі шаблони поставляються на компакт-дисках з Office і через Microsoft Web.
Встановлені при інсталяції шаблони зберігаються в папці стандартних шаблонів Office (C: \ Program files \ Microsoft Office \ Шаблони).
Для кожної програми додатки Office існують власні шаблони документів.
При запуску програми Office або натисканні кнопки Створити створюється новий порожній документ; якщо не вказується тип шаблону, то за замовчуванням підключається шаблон Звичайний. Шаблон Звичайний є основним, відповідним для різних типів документів.
Якщо програма не відкрито, то документ можна створити і за допомогою вибору меню Створити документ Microsoft Office при натисканні кнопки Пуск. При цьому доступна панель всіх шаблонів для додатків Office (рис. 16).
![Ілюстрований самовчитель по документообороту> з чого складається - електронний офіс -> як (Office натисканні кнопки) Ілюстрований самовчитель по документообороту> з чого складається - електронний офіс -> як](https://images-on-off.com/images/122/illyustrirovanniysamouchitelpodokumentoo-d759baa7.jpg)
Мал. 16. Шаблони Office
Створення нового документа на основі вибраного шаблону
- Виберіть команду Створити в меню Файл (File › New).
- Виберіть потрібну закладку і шаблон.
- Виберіть пункт Документ (Document), а потім натисніть кнопку ОК.
Створений на основі шаблону документ можна редагувати, вводити потрібні дані і зберігати з власним унікальним ім'ям.