Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та звітності підприємство проводить інвентаризацію майна і фінансових зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.
Інвентаризація - це уточнення фактичної наявності майна і фінансових зобов'язань і зіставлення з даними їх залишків з бухгалтерського обліку на певну дату. Інвентаризації підлягають всі види майна і зобов'язань, як знаходяться на балансі організації, так і не належать організації, але котрі увійшли в обліку за балансом (відповідальне зберігання, оренда, товари на консигнації, давальницька сировина і матеріали), а також майно, не враховане з яким -або причин.
Вона дозволяє виявити недостачі, розкрадання, невраховані цінності, пересортицю матеріальних цінностей, а також помилки, допущені в бухгалтерському обліку.
Проведення інвентаризації є обов'язковим:
а) при передачі майна в оренду, викуп, продажу, а також при перетворенні державного або муніципального підприємства;
б) перед складанням річної бухгалтерської звітності;
в) при зміні матеріально відповідальних осіб;
г) при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
д) у разі стихійного лиха, пожежі або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
е) при реорганізації або ліквідації організації;
ж) за приписом суду або прокуратури;
з) в інших випадках, передбачених чинним законодавством України.
Результати інвентаризації підлягають відображенню в бухгалтерському обліку.
Виявлені при інвентаризації розбіжності між фактичною наявністю майна, і даними бухгалтерського обліку відображаються на рахунках бухгалтерського обліку в наступному порядку:
а) надлишок майна оприбутковується і відповідна сума зараховується на позареалізаційні доходи організації, а у бюджетній організації - на збільшення фінансування (фондів);
б) недостача майна і його псування в межах норм природного зменшення населення ставляться на витрати виробництва або обігу, понад норми - на рахунок винних осіб відповідно до ринкових цін на момент виявлення недостачі. Якщо винні особи не встановлені або суд відмовив у стягненні збитків з них, то збитки від недостачі майна і його псування списуються на позареалізаційні витрати організації, а у бюджетній організації - на зменшення фінансування (фондів).
Проведення інвентаризації регламентується Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність».