На ранніх стадіях розвитку Давньоруської держави і в період феодальної роздробленості (до кінця XV ст.) Державних установ ще не існувало. Їх функції виконували найчастіше окремі посадові особи або органи, які здійснюють свою діяльність або взагалі без штату чиновників, або з дуже обмеженим штатом. У цих умовах єдина система діловодства була затребувана самою системою управління.
Письмові документи, що дійшли до нашого часу, дані, отримані археологами і лінгвістами, показують, що вже в X ст. в Давньоруській державі була культура написання документів. Це договори з Візантією 911 і 945 рр. Примітно, що в обох договорах згадується про практику складання документів. У першому випадку - письмових заповітів, в другому - подорожніх грамот для купецьких кораблів.
У період правління Володимира Святославовича в Києві - столиці Давньоруської держави (978-1015 рр.) - існувало навчальний заклад для дітей бояр і старших дружинників. З випускників цієї школи і відбиралися претенденти на посади "друкарів" - зберігачів княжої друку, "металніков" - суддівських секретарів, переписувачів і дяків при князях і великих феодалів.
Обсяг документів визначити не представляється можливим, однак характерно, що в Городище під Новгородом і в самому Новгороді знайдено близько 350 свинцевих печаток - булл, що вживаються для скріплення документів. Приблизно стільки ж їх знайдено пізніше при проведенні розкопок в Пскові.
У Давньоруській державі виробилася і процедура скасування юридичної сили документів.
Практично до кінця XIV ст. основним матеріалом для письма на Русі служив пергамент (особливим чином вироблена теляча, бараняча або цапина шкіра), званий в документах і "хартією" і просто "телятиною". Зі збільшенням обсягів діловодства змінювалася графіка писемності: спочатку документи складалися статутний манерою письма, характерною для книжкової справи з виписуванням букв з прямими обрисами. У XIV ст. став використовуватися полуустав, що дозволив прискорити процес листи за рахунок внесених букв і скорочень окремих слів. Документи писалися суцільним текстом, без поділу на окремі слова. З розділових знаків до XIV в. стала використовуватися точка в кінці речення.
Розширення практики посвідчення документів печатками не тільки князів, а й міст і конкретних чиновників (дяків) із зображенням людини, що сидить за столом, свідчить про формування професійного цеху фахівців по роботі з інформацією, тобто вироблені практикою традиції поступово ставали нормами звичаю, закладаючи основу майбутньої системи діловодства.
Система державного діловодства починає складатися в період формування російської централізованої держави, з середини XV ст. Управління Московською державою склалося з удільного князівства, а останнє було не так держава, скільки господарство князя, в якому різні частини управління поручилися окремим боярам, складаючи прообрази майбутніх адміністративних відомств.
Саме тому період становлення і розвитку державного діловодства прийнято називати наказним періодом - за назвою перших державних установ - наказів. Цей період охоплює час з XV по XVII ст. В цілому система органів державного управління в цей період виглядає наступним чином:
Однак в цей період управління не становило стрункої системи і будувалося на системі доручень - будь-якої коло справ передавався у відання певної особи за ступенем близькості і довіри до нього великого князя. В окремих випадках у веденні однієї особи виявлялося кілька відомств. З іншого боку, нерідко в управлінні одного відомства одночасно брало участь кілька різних установ, що призводило до змішування їх функцій і плутанині.
У XV в. дорогий пергамент витіснила папір, яку спочатку також привозили з західноєвропейських країн, а з другої половини XVII ст. - своя, вітчизняна. Першу паперову "млин" (фабрику) побудували на річці Пахре за наказом патріарха Никона, потім в Москві на річці Яузі.
Інструментами листи служили гусячі пір'я, заточується особливим чином складаним ножем. Кращими, як відзначають історики, вважалися пір'я з лівого крила гусака, а сама очінкі вимагала значного вміння. Гусяче пір'я застосовувалися аж до другої половини XIX ст. хоча металеві пір'я з'явилися вже на початку століття.
Найважливішою ознакою офіційного документа є його формуляр - сукупність стійких інформаційних елементів (реквізитів, мовних формул) документа, розташованих у певній послідовності, специфічної для кожного виду документа. Формуляр - результат повторюваності управлінських ситуацій і управлінських дій. Дослідники відзначають, що ще на зорі клинопису писемні пам'ятки відрізнялися використанням стійких текстових формулювань з певним розташуванням матеріалу.
В цілому, в наказовій період поступово створюється система діловодства центральних і місцевих установ, складаються кадри діловодних службовців, створюються стійкі форми документів і прийоми їх складання. Однак держава, діючи уривчастими і приватними заходами, які не усвідомлюючи загальних адміністративних правил, не могло ще ввести систематичного порядку в організацію установ і їх діловодство. Тільки з середини XVII ст. приймаються деякі заходи для наведення порядку в діловодстві, з'являються окремі законодавчі акти про порядок документування і складання приватних актів.
Всі папери вносилися до реєстру і передавалися в столи для виробництва (підготовки до розгляду в засіданні). По завершенні підготовки справи до доповіді обер-секретар скріплював його по листам і доповідав на засіданні присутності сенаторам. Прочитавши справу, обер-секретар давав сенаторам на роздуми і обговорення півгодини (для вимірювання часу він мав пісочний годинник). У складних випадках обер-секретар на прохання сенаторів міг додати їм півгодини і більше, але так, щоб на обговорення справи пішло не більше трьох годин. Після обговорення сенатори письмово записували свою думку, після цього формулювалося і приймалося рішення. За вироками Сенату канцелярія становила укази, які підписувалися обер-секретарем. Після реєстрації, скріплені державної печаткою, вони відсилалися за призначенням. На отримані з Сенату укази все присутні місця і особи повинні були направляти рапорт про отримання указу, а по виконанні - рапорт про виконання указу. За непрісилку в Сенат рапорти покладалися штрафи: за 1 місяць зволікання - 100 руб. за два - удвічі більше і т.д. нарешті, 5-місячне зволікання тягло позбавлення майна і посилання на галери.
В результаті петровських реформ в сфері управління склалася наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет міністрів і колегії - в центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи - на місцях. Всього за 1718-1720 рр. замість скасованих наказів створено 12 колегій: Іноземних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-колегія, Штатс-контор-колегія, ревізійної служби колегія, Берг-колегія, Мануфактур-колегія, Комерц-колегія, Юстиц-колегія, Вотчина і Головний магістрат.
З виданням Генерального регламенту діловодство стає на твердий грунт закону. Цим законодавчим актом остаточно відокремлюються обов'язки присутності як органу, що приймає рішення, від діловодної діяльності, яка закріплюється за самостійним підрозділом - канцелярією. Центральною фігурою канцелярії стає секретар. На ньому лежала відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовку справ до слухання, докладання справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи у справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання друку колегії. Крім секретаря до складу канцелярії входили нотаріус, реєстратор, актуаріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, толмачи (для усного перекладу) і вахмістр (сторож для охорони).
Регламент настільки детально розробляє всі питання діяльності канцелярії, що навіть визначає, якими мають бути влаштовані столи (повинні мати ящики з замками), як повинні сидіти канцеляристи (по двоє за одним столом) і т.д. Робочий день в колегіях починався о 8 годині ранку і тривав 5 годин, пізніше робочий день був продовжений до 8 годин. Робота велася цілий рік, за винятком трьох літніх місяців і свят. За один день неявки на роботу у канцелярського службовця віднімалося платню за місяць, за невідпрацьований час віднімалося тижневе платню.
Актуаріус вів загальний журнал всім вхідних паперів, зберігав у себе папери, відповідав за їх збереження і завідував заготовлением канцелярського приладдя.
Особливе значення для організації діловодства має встановлена "Установою для управління губерній" "ієрархія влади і місць", що визначила порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, а він, у свою чергу, представляв верховної влади рапорти і доношених. Присутствених установам губернії (Губернському правлінню, палатам цивільного і кримінального суду, Наказу громадського піклування та ін.) Губернатор давав пропозиції, отримуючи від них уявлення. Між собою присутні місця обмінювалися повідомленнями: Губернське правління отримувало укази від Сенату і роздавав укази підлеглим місцях і особам.
Цей ієрархічний порядок взаємовідносин установ зберігався протягом всього XIX ст. в певній мірі він присутній і в сучасному діловодстві.
Початок XIX в. ознаменувався новою реформою державного управління та діловодства, яка зачепила головним чином верхній рівень управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами Катерини II в останній чверті XVIII ст. завершила формування системи центральних і місцевих установ.
"Загальним установою міністерств" вводилося однаковість в систему діловодства міністерств: від створення документів і до їх архівного зберігання. Особливе місце приділено порядку "зносин" (листуванні) міністерств з іншими установами.
Ревізія справ - перевірка ведення справ - по "Загальному установі міністерств" становила самостійну ділянку діловодства. Ревізія справ була функцією начальників відділень, директорів департаментів; в губерніях - начальників людних місць і самого губернатора. Начальники відділень перевіряли виконання документів по столах і повідомляли відомості директору департаменту, якому наказувалося щомісяця проводити перевірку виконаних і невиконаних документів по реєстраційним журналам і настільним реєстрів і представляти про це відомості міністру. На основі цих відомостей в кінці кожного року в канцелярії складалася загальна відомість по всіх департаментах і канцелярії міністерства. Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів і справ, правильності складання заголовків справ, строків розгляду справ, причин затримки в розгляді справ ( "чи не затримується закінчення справи вимогою таких довідок, в яких немає суттєвої потреби" - ПСП II. Т. 11, отд . 2. 9757).
Остання стадія "виробництва справ" по "Загальному установі міністерств" - звіти. Законом встановлювалося три види звітів: звіти в сумах, звіти в справах і звіти в "видах і припущеннях". Звіти в сумах були фінансовими звітами, звіти в справах - звітами про діяльність, останні звіти представляли собою плани роботи на наступний рік. Звіти готувалися відділеннями, кожним за своїм напрямом, потім узагальнювались в департаментах. На основі звітів департаментів директор канцелярії становив зведені звіти по міністерству.
Протягом усього XIX і початку XX ст. здійснюється законодавча регламентація діловодства вищих, центральних і місцевих установ. Завдяки прийнятій в той час системи кодифікації законодавства в звід законів Російської імперії досить легко отримати докладні відомості про законодавчої регламентації діловодства установ будь-якого рівня. Склепіння законів починають видаватися з 1832 р Потім, поповнюючись новими узаконениями, перевидаються в 1842, 1857 і наступні роки. Перші два томи Зводу містять узаконення, що стосуються верховної влади, діяльності вищих, центральних і місцевих (губернських, повітових) установ, включаючи їх діловодство.
В кінці XIX - початку XX ст. все більшу увагу звертається систему реєстрації, на необхідність її спрощення за рахунок її централізації. Ця ідея в корені суперечила ідеї, закладеної в "обшем заснування міністерств", відповідно до якого створювалося безліч пунктів реєстрації документів в установі.
Негативна оцінка базується, перш за все, на зіставленні досягнень світової науки і практики з управління і розвитку інформаційних технологій в цій галузі. Особливо гостро і зримо відставання нашої країни виявилося в 80-90-і рр. коли теоретичні розробки в галузі кібернетики, математичних методів управління, інформатики та технічної елементної бази привели до широкої інформатизації суспільно-політичного та економічного життя промислово розвинених країн Заходу, впровадження в реальну управлінську діяльність нових технологій, до розробки концепції "безпаперового офісу".