Від чого вбереже: До ваших витрат на оренду офісу не буде претензій з боку контролерів.
Якщо ваша компанія на спрощеній системі
Упрощенщікі вправі врахувати витрати з оренди на підставі підпункту 4 пункту 1 статті 346.16 Податкового кодексу РФ.
Перевірте, щоб в договорі оренди або в додатку до нього були вказані терміни платежів
І не забувайте, що відповідно до статті 608 Цивільного кодексу України орендодавцем може бути тільки власник майна. Або здача приміщень в оренду відбувається з його відома. Тому зовсім не зайвим буде попросити у орендодавця документи про право власності на що здаються приміщення.
Переконайтеся, що орендоване приміщення за документами - нежитлове
Житлові приміщення призначені виключно для побутових потреб. Інших цілей законодавство не передбачає. А раз так, то договір оренди, який укладено з порушенням цього правила, спочатку вважається недійсним. Тому платежі по ньому необгрунтовані і зменшувати на них базу по податку на прибуток підстав немає.
Вчасно подовжуйте угоду
Щоб ви могли не замислюючись списувати витрати на оренду при розрахунку податку на прибуток, важливо також стежити, чи не минув термін договору. Дія угоди закінчилося, а компанія продовжує користуватися офісом? Підкажіть керівництву негайно підписати з орендодавцем договір на новий термін.
На момент підписання номера до друку в Держдумі знаходився законопроект, в якому пропонують не скасовувати обов'язкову реєстрацію договорів оренди. Якщо він буде прийнятий, ми вас обов'язково про це повідомимо.
Якщо ж ви будете орендувати майно в той час, як всі терміни за договором минули, є ризик того, що інспектори знімуть витрати на оренду починаючи з того дня, коли договір припинив свою дію. Втім, якщо ви продовжуєте користуватися майном і вносите за нього орендну плату, то договір можна вважати відновленим на невизначений термін на тих же умовах (п. 2 ст. 621 і п. 2 ст. 610 Цивільного кодексу РФ). Якщо тільки в самому договорі не передбачено інше.
Але тут виникає інша небезпека. У будь-який момент від вас можуть вимагати звільнити займане приміщення. Адже орендодавець має право в односторонньому порядку розірвати відновлений договір. Для цього він лише зобов'язаний попередити орендаря за три місяці (п. 2 ст. 610 Цивільного кодексу України). Тому вчасно продовжувати договір в ваших же інтересах.
Роз'яснює Максим Симонов, старший юрист податкової практики «Дювернуа Лігал»
Якщо користуєтеся приміщенням за договором суборенди, переконайтеся, що власник не проти
Не виключено, що ваша компанія орендує офіс за договором суборенди. В такому випадку перевірте, чи є згода від власника приміщення. Є два варіанти, як може бути оформлено таку згоду.
Перший: у договорі суборенди прописують обов'язок орендодавця надати вам, як суборендарю, копію первинного договору оренди (зразок - нижче). Тобто між власником і початковим орендарем (для вашої компанії він вже як орендодавець). Це, зрозуміло, підійде для випадку, коли в цьому договорі сказано, що орендар має право передавати отримані ним приміщення в суборенду.
І другий варіант. Від власника приміщення слід отримати лист, в якому він висловлює свою згоду передати предмет оренди в суборенду. Взагалі обов'язок орендодавця надати вам такий лист має бути прописана в самому договорі на суборенду. Якщо в цьому документі нічого з цього приводу не сказано, попросіть вашого орендодавця надіслати лист-підтвердження зараз. Справа в тому, що, якщо у вас не буде на руках хоч якогось документа, що підтверджує право орендаря передавати майно в суборенду, виправданість ваших витрат з оренди податківці можуть поставити під сумнів.
І не забувайте, що договір суборенди може бути підписаний на термін, що не перевищує строку основного договору оренди.
Не затягуйте з переїздом
Типова ситуація: компанія орендувала офіс, але за прямим призначенням поки його не використовує, оскільки в приміщенні йде ремонт. При цьому компанія може паралельно оплачувати і інший офіс, в якому поки працюють співробітники. Тобто організація готується до переїзду. Чи можна в подібній ситуації врахувати витрати на оренду при оподаткуванні прибутку?
Якщо ваша компанія поступово перевозить всі речі і обладнання на нове місце, обгрунтованість витрат на оренду обох приміщень очевидна. А раз так, ніяких проблем з урахуванням таких витрат бути не повинно.
Але ось надмірно затягувати з ремонтом в новому офісі або з переїздом вже небезпечно. У податківців з'являться підстави визнати витрати на його оренду необгрунтованими.
Сергій Шилкін - провідний експерт журналу «Головбух»