Особиста справа - це сукупність документів персонального обліку, які містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності.
Особиста справа оформляють на кожного працівника протягом семи днів з моменту прийому (тобто після видання прик-за про прийом на роботу) і ведуть протягом усієї трудової діяль-ності на цьому місці роботи.
Всі документи підшивають в папку. На ній вказують фа-мілію, ім'я, по батькові працівника (строго посередині особі-вої обкладинки папки), дату прийняття на роботу (дату, коли заведено особову справу), номер особової справи.
Записи в документах особової справи виробляють від руки пе-рьевой або кульковою ручкою чорного, синього або Фіоль-тового кольору, без виправлень і розбірливо. Якщо исправ-лення необхідні, кадровий працівник повинен завірити їх своїм підписом і печаткою фірми.
Склад особової справи співробітника
Особиста справа складається з двох розділів:
- Анкетному-біографічні і характеризують документи.
- Додаткові документи.
В першу групу документів включають:
- доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- особовий листок з обліку кадрів з наклеєною фотокарткою або анкету;
- автобіографію;
- копії документів про освіту (завірені підписом співробітника відділу персоналу та печаткою після пред'явлення оригіналу документа);
- особиста заява про прийом на роботу або про звільнення;
- виписки з наказів про прийом на роботу або про звільнення (копії таких наказів);
- трудовий договір;
- посадову інструкцію;
- заяви працівника про переклади;
- подання на переклади, висунення, зарахування в резерв;
- виписки з наказів про переміщення (копії таких наказів);
- атестаційні листи;
- характеристики і рекомендаційні листи;
- відгуки посадових осіб про працівника;
- виписки (копії) з документів про присвоєння почесних звань, наукового ступеня, нагородження державними нагородами;
- копії нагородних листів.
До другої групи документів входять:
- старі атестаційні листи, кадрові довідки, анкети;
- картки обліку заохочень та стягнень;
- характеристики з колишнього місця роботи;
- довідки про стан здоров'я;
- фотографії;
- інші документи, які доцільно зберігати в особовій справі.
До кожного розділу особової справи складають внутрішню опис. У неї записують назви всіх підшитих документів, дату включення документа до особової справи, кількість аркушів, дату вилучення документа, ким вилучено і з якої причини. Кадровий працівник, який складає опис, повинен її підписати і поставити дату складання.
Вилучити якийсь документ з особової справи можна тільки з дозволу начальника кадрового відділу або керуй-теля фірми. При цьому в графі "Примітка" внутрішнього опису потрібно зробити про це запис.
На місце тимчасово вилученого документа вкладають довідку-заступник, в якій повинні бути вказані дата, причина вилучення, розпис того співробітника, кото-рий видав документ, і того, хто отримав його в тимчасове користування.
Приклади заповнення кадрових документів можна знайти в бератор-онлайн "Персонал. Оплата праці" або в друкованій версії бератора - "Співробітники і Ви".
У кожну справу вкладають фотокартку працівника, на звороті якої повинні бути вказані його прізвище, ім'я, по батькові, підпис начальника кадрового відділу та печатку фірми. Доцільно також ставити дату фотографує-вання.
Зберігання особистих справ
У відділі кадрів особисті справи зберігають тільки на працюю-чих співробітників. Після звільнення працівника його особиста справа можуть переслати на нове місце роботи (на вимогу) або відправити на зберігання в архів. Особові справи керуй-теля фірми, членів керівних, виконавчих, кон-контрольних структур фірми, а також працівників, які мають державні звання, премії, нагороди, вчені ступені і звання, зберігають постійно, а особисті справи інших працівників - 75 років. Після того як термін зберігання в архіві закінчиться, особиста справа знищують.
Для зберігання використовують вогнетривкі шафи (металеві-етичні сейфи), які необхідно закривати на замки і опечатувати. Особові справи групують по структурним підрозділам, а всередині такої групи - по номерам.
Доступ до особових справ
Доступ до особових справ працівників мають лише співро-ники і керівник кадрової служби.
Керівник фірми своїм наказом може дозволити такий доступ керівникам структурних підрозділів та іншим посадовим особам фірми. Але вони мають право рас-зчитувати тільки на ту інформацію про працівника, яка необхідна їм для вирішення конкретного професійні-ної задачі.
Щоб ознайомитися з особистою справою, внести нові відомостей-ня або включити нові документи, потрібно отримати разре-шення начальника відділу кадрів або керівника фірми.
Працівник на відміну від спеціально уповноважених осіб має вільний і безкоштовний доступ до свого особистого справи.
Особиста справа видається для ознайомлення лише до кінця робочого дня і під розписку співробітника-одержувача. При видачі справи заповнюють контрольну картку.
Практична енциклопедія бухгалтера