Періодично нашим співробітникам нічим відзвітувати за відрядження, не буває навіть квитків (втрачають). Оскільки скасовані посвідчення про відрядження, ми "винайшли" своє службове завдання з включенням в нього відмітки приймаючої сторони (дата і печатка). Але кілька разів нашим працівникам відмовили в позначці даного документа, посилаючись на те, що в законі прописано що тепер не ставляться друку на будь-яких документах, що підтверджують відрядження. Чи законно це? Як працівників цих організацій переконати в тому, що друку можна ставити? Адже в постанові прописано "За відсутності проїзних документів, документів по найму житлового приміщення або інших документів, що підтверджують укладення договору на надання готельних послуг за місцем відрядження, з метою підтвердження фактичного строку перебування в місці відрядження працівником представляються службова записка та (або) інший документ про фактичному терміні перебування працівника у відрядженні, що містить підтвердження приймаючої працівника боку (організації чи посадової особи) про термін прибуття (вибуття) раб отніка до місця відрядження (з місця відрядження) ".
У наказі. Положенні про документообіг або іншому локальному акті керівник організації визначає (стверджує) склад первинних облікових документів, їх форми, а також перелік осіб, які мають право підпису таких документів.
Отже, незважаючи на скасування посвідчення про відрядження, Ви маєте право продовжувати його використовувати, затвердивши форму цього документа в своїй обліковій політиці. Закон не забороняє організаціям ставити печатки на документах на відрядження, оформлення яких передбачено внутрішніми документами організації, яка відряджає.
У ситуації, що розглядається, якщо приймаюча сторона відмовляється ставити печатки на службовому завданні, можливі два варіанти підтвердження терміну відрядження.
Другий варіант. якщо у співробітника немає ніяких документів ні про проїзд, ні про проживання, він може оформити службову записку після повернення з відрядження, яка повинна містити підтвердження приймаючої сторони про термін прибуття працівника до місця відрядження і вибуття назад до місця роботи. Замість службової записки документом, в якому бере організація підтверджує, що працівник перебував у цей час за місцем відрядження, може бути, наприклад, лист або довідка.
Відповідно, приймаюча сторона може не ставити печатки на Ваших документах, а оформити лист або довідку, що підтверджує перебування Вашого співробітника в період відрядження за місцем знаходження приймаючої сторони. Щоб уникнути непорозумінь і конфліктних ситуацій, доцільно заздалегідь обговорити з приймаючою стороною порядок підтвердження періоду перебування Вашого працівника у відрядженні.
Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
1. Відповідь: Які документи потрібно оформити для відрядження співробітника
Сергій Розгляну. дійсний державний радник РФ 3-го класу
Важливу інформацію про Скасування відрядження ви знайдете в матеріалі тут.
Крім того, службове завдання традиційно є підставою для видання наказу на відрядження. Якщо не складати саме службове завдання, то в великих компаніях його доведеться замінити на службову записку або інші організаційні документи, де керівник буде погоджувати поїздку і на основі його рішення співробітники кадрової служби або бухгалтерії будуть видавати наказ.
Приклад напрямки співробітника у відрядження
Менеджер комерційного відділу А.С. Кондратьєв направлений у відрядження з метою проведення переговорів щодо укладення договору поставки обладнання на підставі службового завдання. Співробітник служби персоналу оформив наказ за уніфікованою формою.
2. Відповідь: Якими документами співробітник може підтвердити факт перебування у відрядженні, якщо у нього немає проїзних документів
Ніна Ковязіна. заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії
Після повернення з відрядження працівник повинен подати до бухгалтерії документи, що підтверджують його витрати (ст. 168 ТК РФ).
При цьому якщо у співробітника немає проїзних документів, наприклад він їх втратив чи білетів з самого початку не було (якщо людина добирався на попутному транспорті), то можливі два варіанти.
У співробітника є документи про проживання з готелю
У разі відрядження за кордон витрати на проживання підтвердить інвойс, який видають закордонні готелі. Якщо в інвойсі немає даних про термін проживання, знадобиться також договір або інший документ, наприклад заявка на бронювання, з необхідними даними. Всі первинні документи на іноземній мові обов'язково перевести на російську мову.
У співробітника немає ніяких документів ні про проїзд, ні про проживання
У разі якщо співробітник в місці відрядження проживав, наприклад, у родичів або знайомих, то у нього може не бути і підтверджуючих документів з готелю. Тоді співробітник оформляє службову записку після повернення з відрядження, яка повинна містити підтвердження приймаючої сторони про термін прибуття працівника до місця відрядження і вибуття назад до місця роботи. Замість службової записки документом, в якому бере організація підтверджує, що працівник перебував у цей час за місцем відрядження, може бути, наприклад, лист або довідка.
3. Відповідь: Як підготувати організаційні та розпорядчі документи по кадрам
Ніна Ковязіна. заступник директора департаменту медичної освіти і кадрової політики в охороні здоров'я МОЗ Росії
У наказі. Положенні про документообіг або іншому локальному акті керівник організації визначає (стверджує) склад первинних облікових документів, їх форми, а також перелік осіб, які мають право підпису таких документів.
Можлива ситуація, коли організація продовжує використовувати уніфіковані бланки, а по тих операціях, які вони не охоплюють, наприклад зміна прізвища, дисциплінарне стягнення і т. Д. Розробляє і затверджує власні форми.
Також необхідно мати на увазі, що ряд форм документів, які використовуються в якості первинних облікових документів і встановлених уповноваженими органами відповідно і на підставі інших федеральних законів, залишається обов'язковим до застосування, наприклад касові документи і т. П.
Незалежно від того, використовує організація власні форми або уніфіковані, в будь-якому первинному документі для обліку повинні бути всі обов'язкові реквізити. найменування, дата і т. п.
Роботу з організаційними і розпорядчими документами побудуйте за схемою: підготовка проекту, узгодження, доопрацювання, візування, підписання (затвердження) керівником, передача на виконання відповідальним співробітникам. Про це сказано в пункті 3.1.1 ГСДОУ, затвердженої наказом Головархіву СРСР від 25 травня 1988 р № 33.
З повагою і побажанням комфортної роботи, Тетяна Козлова,
експерт Системи Кадри
Петиція від всіх кадровиків Росії
У Трудовому кодексі є прикрі прогалини, які ускладнюють роботу кадровикам, хоча нічого не варто їх усунути.
