Уніфікованої форми супровідного листа до документів не існує, проте звичаї ділового обороту і правила діловодства передбачають дотримання певних нормативів.
Ділове листування між господарюючими суб'єктами (юридичними особами, індивідуальними підприємцями) прийнято вести на фірмових бланках організацій, що містять кутові штампи з реквізитами відправника.
Підпис супровідного листа залежить від виду направляються документів. Наприклад, при направленні примірника договору або комерційної пропозиції лист традиційно підписує перший керівник; якщо відправляються документи бухгалтерської звітності - головний бухгалтер або начальник фінансового відділу та ін.
Крім того, в листі повинні бути вказані прізвище та контактні дані його фактичного виконавця - для оперативного зв'язку в разі виникнення питань по котрі вступили документам.
Початкова фраза описової частина листа залежить від організації, в яку воно направляється:
- у вищестоящу організацію - «представляємо Вам»;
- в підвідомчу організацію - «направляємо Вам»;
- в сторонню організацію - «висилаємо Вам».
Далі йде опис мети надання документів та, при необхідності, прохання про їх розгляд. Якщо кореспонденція направляється за запитом організації, про це потрібно вказати на початку листа.
У супровідному листі під грифом «Додаток» слід вказати вичерпний перелік направляються документів по наступних позиціях:
- назва та номер документа;
- дата його складання;
- кількість екземплярів;
- кількість аркушів в документі;
- відмітка про прошивці і нумерації, якщо такі присутні.
В кінці листа робиться позначка про загальну кількість аркушів документів, що відправляються і їх упаковці.
Важливо: при направленні однойменної документації (наприклад рахунків-фактур, договорів та ін.) Допускається вказівку загального найменування та кількості аркушів.