Підрахуйте, скільки часу ви кожен день витрачаєте на те, щоб знайти потрібний файл на своєму комп'ютері? А скільки нервів? А якщо його треба знайти терміново, і від цього залежить продаж, лояльність клієнта, своєчасне виконання важливого доручення? Так як же діяти в умовах інформаційного перевантаження? Як структурувати інформацію, так щоб представити її максимально зручно і наочно? Буває, що ми титанічними зусиллями наводимо порядок, але через деякий час виявляємо, що народжена в муках структура нас сковує. Тому популярна ідея, що порядок в документах може бути тільки у дуже структурних, методичних, чітких людей. У цій статті ми на конкретному прикладі покажемо, як людина з будь-яким характером і типом мислення може спростити пошук інформації в файлах і папках комп'ютера.
Щоб автоматично перетворити в карту структуру потрібної папки в MindJet виберіть MapParts в панелі справа, потім File Explorer - All Files and Folders. Також, найближчим часом ми випустимо надбудову для MindJet - «Структуратор», яка полегшить роботу з файловою системою. Переміщаючи топіки в карті ви зможете переміщати свої файли і папки на комп'ютері. Слідкуйте за оновленнями на нашому сайті.
Знайти в цій папці те, що нам потрібно дуже непросто. Як же краще структурувати інформацію?
Застосовуйте простий принцип - кожна папка містить не більше семи (максимум - дев'яти) блоків (крім алфавітних списків - прізвища, міста і т.д.). Само по собі дотримання цього принципу змушує структурувати інформацію.
Створіть окрему папку «Інше», куди ви будете поміщати інформацію, яку можна видалити через деякий час (наприклад, квитки в театр, програма виставки, яку ви хочете відвідати і т.п.).
Використовуйте нумерацію в назвах папок для їх пріоритетності (під номером 1 найбільш часто використовувані).
Створюйте папки «Архів», в які складайте інформацію по завершеним проектам. Наприклад, «Архів проведених тренінгів», «Архів завершених проектів».
Якщо в процесі створення документа, яким ви потім будете користуватися, ви зберігаєте кілька його версій, то, як тільки готова фінальна версія, попередні версії відправляйте в підпапку «Архів».
Не ставте часто використовувані файли занадто «глибоко». В даному прикладі це файли «Бюджет» та «Сайти» (список обраних посилань) і розміщені вони в папці «1 Приватне».
Невеликі зусилля спочатку приведуть до економії часу, нервів і грошей згодом. Організуйте свою роботу так, щоб працювати можна було максимально комфортно.