Інструкція з діловодства - це офіційний документ, на основі якого вибудовується вся система документообігу в організації. Тому створення Інструкції є обов'язковим і ключовим етапом у роботі з документами.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- де знайти зразки Інструкції з діловодства
- якою має бути структура Інструкції з діловодства
- як зробити Інструкцію з діловодства реально працюючим інструментом
Де знайти зразки Інструкції з діловодства
Тому першим кроком для розробки Інструкції буде вивчення знайдених вами зразків і зіставлення їх з вимогами законодавства. Правила складання Інструкції по діловодство регламентуються наступними нормативними актами:
Найкраще використовувати зразки державних установ, вони точно відповідають вимогам вищевказаних стандартів, наприклад служби ФМС Росії.
Корисна порада! Рекомендуємо вам передрукувати текст Інструкції, а не копіювати його з викачаних зразків. По-перше, так ви будете краще орієнтуватися в документі, легше адаптуєте його під потреби організації а по-друге, уникнете помилок на кшталт чужого назви організації і т.д.
Діловодство в компанії: як взяти під свій контроль. 7 головних кроків
Готова Інструкція повинна бути узгоджена з усіма керівниками підрозділів і затверджена генеральним директором.
Так Інструкція з діловодства стає корпоративним законом, що диктує правила оформлення документів.
Якою має бути структура Інструкції з діловодства
Зрозуміло, в різних організаціях Інструкції можуть відрізнятися, відповідно до внутрішніх корпоративними правилами. Але будь-яка Інструкція з діловодства містить розділи, в яких повинні бути прописані:
- основні процеси діловодства;
- правила оформлення документів;
- правила створення деяких видів документів.
Типова структура Інструкції з діловодства виглядає так:
Якщо у вашій компанії впроваджено електронний документообіг, ЄСМ-система, правила роботи з ними також повинні бути включені в Інструкцію.
Система електронного документообігу. Регламентуємо роботу!
Як зробити Інструкцію з діловодства реально працюючим інструментом
Інструкція з діловодства повинна допомагати в роботі вам і співробітникам організації. Для цього документ повинен бути доступний і зручний для читання.
Зверніть увагу! Подбайте про те, щоб файлиPDFбилі доступні для читаннями всім. При необхідності, попросіть сотрудніковIT-відділу встановити необхідне програмне забезпечення.
Нижче перерахуємо кілька інструментів MS Word, які потрібно використовувати при створенні Інструкції, щоб робота з документом була швидкою і легкою.
- Стилі. Використовуйте готові стилі MS Word або створіть на їх основі власні. За замовчуванням вже створені кілька рівнів заголовків і підзаголовків.
Стилі необхідні не тільки для створення структури самого тексту (в такому випадку його можна було б форматувати вручну). Головне завдання стилів в нашому випадку - автоматичне формування змісту, а також лінкування для внутрішніх гіперпосилань.
- Посилання. Використовуйте систему переходів усередині документа - до додатків, просторів, на які є вказівка в тексті.
Журнал обліку вихідних документів
- Покажчик. Зміст не завжди може допомогти, якщо потрібно знайти згадку будь-якого терміна або документа. Про покажчику часто забувають, але він є корисним інструментом пошуку, особливо якщо налаштувати переходи з покажчика на потрібну сторінку.
входить, 11, 18, 45, ...
вихідний, 20, 38, 46, ...
зареєстрований, 8, 23, 41, ...
Анонси майбутніх номерів