Робота фахівця з бухгалтерського обліку онлайн і традиційними методами невідривно пов'язана з величезним обсягом різноманітної інформації. Іноді трапляється так, що навіть самий акуратний і кваліфікований фахівець припускається помилки в документі. У тому випадку, якщо документ паперовий, бухгалтер онлайн повинен дотримуватися певних правил виправлення документів в папері. Найчастіше, з паперовим носієм найпростіше знищити неправильний документ, внести корективи і роздрукувати або написати новий екземпляр. У випадку з електронними документами ситуація щодо внесення коректив і виправлення помилок дещо інша. У цій статті ми спробуємо розібратися, що потрібно зробити для виправлення помилок в електронних документах.
виправлення договору
Припустимо, що Ви склали договір, підписали його власної електронним підписом і за допомогою електронної пошти відіслали контрагенту. Контрагент не погодився з яких-небудь пунктом договору і відмовився підписувати його в такому вигляді. Як же бути в даній ситуації і переробити електронний договір? Є кілька способів:
анулювати попередню версію договору;
скласти новий оригінал документа в електронному вигляді;
підписати новий договір електронним підписом;
вислати договір по електронній пошті.
скласти додаткову угоду до договору в електронному вигляді;
прикріпити угоду до договору
вислати їх по електронній пошті контрагенту.
скласти електронний протокол розбіжностей;
підписати договір електронним підписом з урахуванням протоколу;
переслати його контрагенту електронною поштою.
Багато бухгалтери старої формації і сучасні віддалені бухгалтери на аутсорс користуються послугами операторів електронного документообігу. В цьому випадку варіанти виправлення і внесення коректив в електронний договір обмежені лише можливостями і функціоналом з боку оператора документообігу.
Хочемо нагадати, що спосіб пересилання електронної документації обмежений лише Вашими особистими перевагами і з боку закону ніяк не обмежений - Ви можете як користуватися послугами спеціалізованого оператора електронного документообігу, так і звично відправляти потрібні документи по електронній пошті.
Виправлення первинної документації
При електронний документообіг з первинною документацією ситуація з необхідністю виправлення помилки теж досить заплутана. Ми знову стикаємося з декількома можливими способами виправлення електронних документів:
1 спосіб - скласти новий електронний оригінал документа і анулювати невірний варіант;
2 спосіб - скласти акт про встановлену розбіжність у найбільш зручною для Вас формі;
3 спосіб - сформувати додаткові первинні документи, якщо є така можливість, наприклад, при надлишкових поставках товару.
Виправлення рахунки-фактури
У ситуації, коли необхідно внести зміни в рахунки-фактури, на перший погляд все гранично просто, так як в даному випадку порядок коригувань прописаний в законодавстві досить жорстко і кристально ясно. Однак, потрібно враховувати, що внести зміни можна двома способами.
У бухгалтера онлайн є можливість скласти коригувальний або виправлений рахунок-фактуру. Зрозуміти всі нюанси того, в якому випадку виставляти коригувальний рахунок-фактуру, а в якому разі виправлений рахунок-фактуру, Вам допоможе проста схема:
Окремо наголошуємо, що на підставі пункту 1.3 розділу 1 «Порядку обміну електронними рахунками-фактурами», затвердженого Наказом Мінфіну РФ №50н, виставлення та отримання електронного рахунку-фактури здійснюється виключно через оператора електронного документообігу.
![Як виправити помилку в електронному документі (договір електронним підписом) Як виправити помилку в електронному документі](https://images-on-off.com/images/160/kakispravitoshibkuvelektronnomdokumente-10d17c0e.jpg)
Деякі особливості виправлення електронних документів
Не завжди знищення паперового оригіналу або анулювання підписаної електронного документа повністю закриє проблему внесення виправлень. Іноді, наприклад, при узгодженні багатостороннього договору, набагато простіше, швидше і раціональніше відразу скласти протокол розбіжностей, ніж кожен раз анулювати і складати договір заново.
Потрібно враховувати і те, що виставити рахунок-фактуру заднім числом можна, а значить, за встановлений законодавством п'ятиденний термін можна не встигнути виставити рахунок-фактуру, знайти в ньому помилку, анулювати його і виставити новий, тому так часто і використовуються коректувальні і виправлені рахунки -фактури.