Організації встановлюють норми витрати палива виходячи з Розпорядження Мінтрансу РФ, інші - виходячи з норм витрати, встановлених в ПТС.
Документальне підтвердження
Документальним підтвердженням встановлення норм витрат ПММ в компанії є: відповідний наказ, а також облікова політика фірми. Крім того, потрібно паперово довести сам витрата: зробити це можна на підставі подорожнього листа.
Зверніть увагу, авансові звіти, касові чеки, накладні та інші документи, що підтверджують факт придбання ПММ, не можуть служити підставою для списання паливно-мастильних матеріалів до складу витрат в бухгалтерському та податковому обліку.
Найчастіше на практиці дані подорожніх листів не збігаються з показниками спідометра або ж кількістю бензину в баку. За такими неточностями і розбіжностями потрібно стежити. При цьому фірма може підстрахуватися і підготувати виправдувальні паперу, що пояснюють цей факт. Наприклад, можна своєчасно оформити наказ про роботу у вихідний і святковий день і виписати шляховий лист, підготувати документ на зустріч контрагентів і кошторис на представницькі витрати, обґрунтувавши використання автомобіля необхідністю проведення переговорів.
підвищений розмір
На жаль, не всі компанії знають і користуються можливістю обліку витрат на ПММ в підвищеному розмірі. Разом з тим, це дозволяє робити розпорядження Мінтрансу Росії № АМ-23-р. Норми витрати палива можуть підвищуватися при роботі автотранспорту в наступних умовах:
Таким чином, для регулювання витрати палива слід встановити різні режими його використання в залежності від експлуатації автомобіля. Ці норми встановлюються керівником підприємства.
У податковому обліку
Порядок обліку палива для цілей оподаткування буде залежати від виробничого призначення автомобіля та порядку його використання в організації. Наприклад, ТС може експлуатуватися для доставки матеріалів і товарів замовнику, в цьому випадку витрати враховуються в складі матеріальних витрат. Якщо ж машина перевозить керівництво або бухгалтера в банк і назад, або в податкову і органи влади, то в цьому випадку витрати на бензин будуть відображатися в складі інших витрат. Ці особливості має сенс закріпити в обліковій політиці. При цьому списання витраченого палива і ПММ проводиться на підставі подорожніх листів і актів.
І в бухгалтерському
У бухгалтерському обліку витрати на придбання палива і паливно-мастильних матеріалів будуть відображатися в залежності від того, яким чином вони купуються. Якщо фірма видає гроші співробітнику, який самостійно виробляє покупку, то в бухгалтерському обліку будуть зроблені наступні проводки:
Куплені паливно-мастильні матеріали повинні бути оприбутковані за дебетом рахунка 10 «Матеріали», на субрахунку 10-3 «Паливо». Крім того, ПММ можуть бути відображені на рахунках: 15 «Заготівля та придбання матеріальних цінностей» і 16 «Відхилення вартості матеріальних цінностей». Ухвалення паливно-мастильних матеріалів на субрахунку 10-3 здійснюється за обліковою вартістю (в кореспонденції з кредитом рахунку 15), а фактичні витрати, пов'язані з купівлею ПММ, збирають за дебетом рахунка 15 і за підсумками кожного місяця виявляють відхилення між фактичними і обліковими цінами.
Списання витрат на ці матеріали буде залежати від експлуатації автомобіля: на рахунку 44 відображаються «Витрати на продаж», в разі якщо машина використовується для доставки продукції, товарів; на рахунку 26 «Загальногосподарські витрати» враховуються витрати на використання ТЗ для персоналу, наприклад, якщо в машині їздить головний бухгалтер або генеральний директор; на рахунку 20 «Основне виробництво» враховуються витрати, якщо транспорт задіяний для перевезення пасажирів, наприклад, в таксі.Не забудьте ці особливості відобразити в обліковій політиці.
Катерина Шестакова - експерт журналу «Розрахунок»