Відомо, що вихідні продукти складають одну з головних статей витрат в бюджеті ресторанного бізнесу. До половини всіх витрат йде на закупівлю продуктів і послуг, необхідних для обслуговування гостей. Але саме на цих процесах відбувається найбільших втрат, пов'язані як з псуванням продуктів при зберіганні, так і з-за банального злодійства співробітників.
Ось чому керівництво ресторанного бізнесу має налагодити суворий контроль за всіма процедурами, пов'язаними із закупівлею, зберіганням, рухом і витрачанням вихідних матеріалів. Там, де це налагоджено, там ми спостерігаємо високу рентабельність ресторанного бізнесу. Там, де все пущено на самоплив, там бачимо збитки.
Тепер поговоримо про зберігання і видачі продуктів харчування.
Традиційно в ресторанах буває два типи складських сховищ: великий (або головний) склад і підсобна комора. Перший, великий склад зазвичай буває з морозильними та холодильними камерами, а також полицями, стелажами і боксами для складування нескоропортящихся харчових продуктів, таких як вино-горілчані вироби, всіляких матеріалів, миючих засобів тощо. Він призначений для зберігання основних, так би мовити стратегічних запасів продуктів для ведення господарської діяльності.
Підсобні сховища або комори, обладнані невеликими морозильними або холодильними камерами, стелажами, полицями, прилавками, столами та іншим, організовуються в зручних місцях ресторану. Розміщуються на найбільш придатних ділянках, вони дозволяють обслуговуючому персоналу в міру необхідності швидко отримувати потрібні продукти по кілька разів протягом робочого дня, не звертаючись на головний склад. Як правило, в підсобних комор повинен зберігатися, щонайменше, добовий запас продуктів.
Мабуть, немає необхідності окремо додавати, що все приміщення для зберігання продуктів повинні закриватися замками, доступ до кожного з них повинен мати тільки один співробітник, бо якщо ключі у кількох людей, то в разі розкрадання майже неможливо відшукати винного.
Експерти ресторанного бізнесу рекомендують тим, хто зацікавлений у зменшенні ризиків розкрадань в своєму ресторані прислухатися до наступних порад:
- якомога частіше проводити інвентаризацію складських запасів
- чітко визначити співробітників, на яких покладається матеріальна відповідальність за прийняті товари. Таких співробітників повинно бути кілька, і у кожного сові сфера відповідальності
- не накопичувати запаси, краще купувати і зберігати мінімально достатню кількість продуктів, і частіше поповнювати запаси, ніж затоварювався склади запас
- вимагати від постачальників поставки поза години пік, коли відповідальні співробітники надмірно зайняті обслуговуванням гостей, щоб виключити поспішну приймання
- налагодити внутрішній облік, бажано на базі комп'ютерної програми з різними рівнями доступу, що блокує можливість зміни даних «заднім числом».
- завжди фіксувати в журналі час приходу і відходу співробітників
- частіше перевіряйте що знаходиться в сміттєвих баках, часто співробітники використовують саме сміттєві баки як проміжний «склад тимчасового зберігання», в зручний момент виносячи і ховаючи туди продукти, а потім перед відходом додому забираючи приховане.
Пам'ятайте, що зусилля по збільшенню обороту ресторану на 10% завжди обійдуться дорожче, ніж виграш тих же 10% за рахунок вжиття заходів щодо боротьби з втратами. Тобто за рахунок більш чіткого планування закупівель, більш чіткої організації процесу приймання, зберігання і видачі, а також прийняття елементарних заходів по боротьбі з крадіжками.
І на завершення, ще одна порада - як мінімізувати втрати від псування продуктів харчування. В одному з підприємств ресторанного бізнесу на всіх продуктах, що надходять на склад, повинні вішається бирка про дату приходу і терміні зберігання. І видача на кухню організована по жорсткому принципом - "перший прийшов - перший пішов". Це надзвичайно просте управлінське рішення дозволило знизити втрати від утилізації прострочених продуктів на 15%. Там, де нехтують цим правилом, псується і викидається багато продуктів.