Звітувати за Гранту потрібно вчасно і в повному обсязі. Від того, як Ви відзвітували, залежить, чи будуть Вам і далі давати Гроші за Грантам.
У кожного Фонду свої вимоги до звітності по Грантам. Але є деякі положення, однакові для всіх.
По перше. всі деталі Звіту заздалегідь обговорюються при укладенні договору на отримання Грошей по Гранту: термін подання Звіту та що конкретно в нього входить.
По-друге. Звіт про цільове використання коштів Гранта зазвичай має дві частини: фінансову і змістовну.
Фінансову частину про виконання кошторису Вам допоможе скласти бухгалтер Проекту. Саме дані конкретного бухгалтера Ви вказували в Вашої Заявки на Грант. Бажано, щоб це був бухгалтер Вашої організації. Але головне, щоб він вмів оприбуткувати Ваші фінансові документи відповідно до чинного законодавства. І грамотно скласти фінансовий звіт за Проектом.
До фінансового Звіту додаються:
- завірені копії платіжних та інших первинних документів, що підтверджують фактичні витрати:
- документи, на підставі яких ці платежі були зроблені;
- реєстр документів, що додаються і копій.
Змістовний Звіт зазвичай становить сам керівник Проекту.
Змістовний Звіт може включати в себе:
- загальну довідку про Проект у вільній формі: дата, місце проведення Проекту, мета Проекту, поставлені завдання, учасники;
- коротку інформацію про інші організації, які брали участь в проектах (про партнерах Проекту);
- список учасників;
- програму заходу;
- Підсумки і Результати Проекту;
- конкретні пропозиції і рекомендації:
- розширене виклад суті попереднього заходу з цитатами з виступів;
- для фізичних осіб - текст доповіді або виступу на заході, фотографії;
- для видавничих проектів - верстку книги, а також саму книгу;
- і іншу інформацію, надання якої попередньо узгоджується з грантоотримувачів.
Звіт по Гранту надається до Фонду в друкованому вигляді та у вигляді електронної версії.
В процесі розгляду Звіту Фонд може вимагати від Вас додаткову інформацію та документи, необхідні для отримання повного уявлення про хід і підсумки реалізації Проекту.
Зверніть увагу на наявність у Фонду форми для Звіту. Складайте Ваш Звіт в повній відповідності з усіма вимогами конкретного Фонду, що дав Вам Гроші за Гранту.
Фонд стверджує Звіт, якщо він не залишає сумнівів в тому, що Гроші Гранта витрачені за цільовим призначенням
Як тільки Звіт буде затверджений, Ви можете знову подавати Заявку на Грант в цей Фонд або будь-які інші Фонди, які проводять грантові Конкурси.
А я бажаю Вам без проблем звітувати за будь-які суми, отримані за Грантам.