Зовсім небагато часу залишилося до обов'язкової щорічної інвентаризації майна. Що потрібно зробити, щоб перерахунок товару та інших матеріальних цінностей пройшов легко і з комфортом, а результати виявилися достовірними? Як правильно вибрати і встановити обладнання, необхідне дли інвентаризації? Про останні розробки в цій галузі нам розповів генеральний директор московського Центру технічного обслуговування «Артіль Універсал» Володимир Толстов.
Який метод інвентаризації використовують найчастіше
Бухгалтери зі стажем, можливо, застали часи, коли на всіх матеріальних об'єктах (на інструментах, меблів, верстатах та ін.) Були прикріплені бирки з інвентарними номерами. Щоб перевірити наявність того чи іншого об'єкта, доводилося оглянути кожен з них, і вручну зробити запис в спеціальній відомості. На одну таку запис йшло від 3 до 15 секунд.
На щастя, подібний спосіб залишився в минулому. Зараз на зміну інвентарних бірок прийшли штрих-коди, які можна вважати за допомогою спеціальних пристроїв. Автоматичне «розпізнавання» одного об'єкта займає 1-2 секунди, після чого відомості можна завантажувати в бухгалтерську програму.
Сьогодні переважна більшість торгових і виробничих компаній, а також індивідуальних підприємців, проводять інвентаризацію саме за допомогою штрих-кодів. Але перш ніж почати їх використовувати, необхідно пройти кілька етапів підготовки, і на кожному з них врахувати певні нюанси і хитрощі.
Розповім докладно про кожен з етапів.
Етап перший: роздрукувати і наклеїти штрих-коди
Щоб забезпечити кожен товар, предмет меблів і інші об'єкти штрих-кодами, знадобиться так званий принтер термо-етикеток. Спочатку його потрібно підключити до комп'ютера, де зберігаються дані про всі товарно-матеріальні цінності. А потім роздрукувати на спеціальному папері штрих-коди для всіх найменувань ТМЦ, і наклеїти на об'єкти.
При покупці принтера і спеціального паперу треба орієнтуватися на особливості приміщення, де розташовано інвентаризується майно, і на характеристики самого майна. Так, якщо об'єкт часто піддається тертю, то для нього, швидше за все, підійдуть не стираються штрих-коди. Для майна, виставленого на вулиці, знадобляться термо-етикетки для агресивного середовища і т.д. Ми завжди детально розпитуємо покупців про нюанси їхнього бізнесу, і тільки отримавши всю інформацію, пропонуємо ту чи іншу модель принтера і паперу.
Іноді клієнти запитують, чи не можна обійтися без покупки принтера? Строго кажучи, можна. Але тоді доведеться замовляти штрих-коди у сторонньої організації. При цьому виготовлення і доставка займуть багато часу, і весь виробничий процес буде поставлений в залежність від виробника. До того ж вартість однієї етикетки буде вище, ніж при використанні власного принтера.
На практиці компаніям, яким необхідно роздруковувати по кілька десятків і більше етикеток в день, працювати без принтера особливо важко.
Етап другий: вибрати ручний сканер
Зчитування штрих-кодів відбувається за допомогою ручного сканера. Сьогодні на ринку представлено безліч моделей, і важливо вибрати саме ту, яка найбільш підходить для того чи іншого клієнта.
Також для інвентаризації підійдуть сканери, призначені для використання на касах при розрахунках з покупцями. Тому організаціям, вже купили сканери для торгових залів, не обов'язково купувати додаткове обладнання. Але при цьому знадобиться на час інвентаризації забрати сканер з магазину, що можливо тільки після закриття торгової точки. Відповідно, при цілодобової торгівлі такий варіант не допустимо.
Етап третій: визначитися з терміналом для збору даних
Бувають ситуації, коли для зчитування штрих-кодів зручніше використовувати не сканер, а термінал збору даних.
У деяких терміналів є додаткова функція, яка може бути дуже корисною. Суть її в наступному. У програмі вказано кількість товару, яке постійно має бути на складі. І якщо при інвентаризації виявиться, що залишки по того чи іншого найменування менше заданих, термінал автоматично посилає повідомлення менеджеру із закупівель. Той в свою чергу зв'язується з постачальниками і робить замовлення.
Етап четвертий: забезпечити завантаження даних інвентаризації в комп'ютерну програму
Після того, як штрих-коди лічені за допомогою сканера або терміналу збору даних, отримані відомості необхідно передати в комп'ютерну програму. Вона порівняє фактичні залишки з тими, що значаться в обліку, і виявить нестачу, або надлишок.
Завантаження даних в комп'ютер може здійснюватися через дроти або через інтернет, в залежності від моделі сканера або терміналу.
Важливо, щоб програма, встановлена на комп'ютері, була в змозі прийняти відомості по штрих-кодами. Більшість популярних бухгалтерських софтів мають такі можливості. Проте, ми просимо клієнта заздалегідь перевірити, чи підтримує обраний сканер і термінал з тією програмою, якою він користується. Якщо тестові дані не вдається завантажити в програму, доводиться додатково налаштовувати софт. На цій стадії ми намагаємося працювати у співпраці з системними адміністраторами організації-клієнта, що дозволяє швидко і успішно зробити налагодження.
Етап п'ятий: провести пробну інвентаризацію
Коли все обладнання, необхідне для інвентаризації, вибрано, потрібно зібрати всі воєдино і спробувати «в справі». Можна зробити це відразу на території замовника. Однак, як показує практика, набагато ефективніше проводити випробування у постачальника, тобто у нас.
Це пояснюється тим, що до клієнта може виїхати тільки один майстер, а в офісі постачальника завжди присутні кілька фахівців, і кожен при необхідності може надати допомогу. Крім того, в приміщенні клієнта найчастіше панує атмосфера суєти, адже там проходить вся основна діяльність. А в нашому офісі є всі умови, щоб спокійно зробити тестову інвентаризацію.
Якщо перевірка пройде успішно, ми роз'єднаємо і спакуємо прилади, після чого доставимо їх клієнту. Такі дії дають майже 100-відсоткову гарантію, що в приміщенні замовника обладнання буде функціонувати справно.
Гарантійне обслуговування
Для всього обладнання, що дозволяє працювати зі штрих-кодами, встановлено гарантійний строк. Найчастіше він дорівнює одному року. У цей період завод-виготовлювач надсилає нові деталі замість тих, що вийшли з ладу, а наші фахівці їх встановлюють.
Скоро інвентаризацію можна буде робити за допомогою частотних міток
Незважаючи на те, що зчитування штрих-кодів є дуже зручним способом інвентаризації, скоро його змінить ще більш сучасний метод. Він заснований на RFID-технології, які дозволяють сканувати радіо-мітки.
Уже сьогодні RFID-технології застосовуються в різних областях. Наприклад, деталі на конвеєрах забезпечені радіо-мітками, і в процесі складання робот зчитує мітку, завдяки чому бере потрібну деталь. Ще один приклад - радіо-мітки на проїзних квитках метрополітену. Пропускний турнікет сканує мітку і дозволяє пасажиру увійти.
Що стосується торгівлі та складського обліку, то тут RFID-технології скоро будуть використовуватися насамперед для проведення інвентаризації. Алгоритм буде приблизно таким же, як при застосуванні штрих-кодів. Спочатку має бути наклеїти мітки на об'єкти, потім їх відсканувати, і, нарешті, передати відомості в комп'ютерну програму.
Але зчитування радіо-міток відбуватиметься набагато швидше, ніж сканування штрих-кодів. Крім того, для зчитування радіо-мітки не потрібна пряма видимість. Це означає, що в ході інвентаризації не треба підносити сканер безпосередньо до об'єкта, досить розташувати сканер в тому ж приміщенні, де знаходиться об'єкт.
Є і свої мінуси - більш висока ціна обладнання і собівартість однієї мітки. Але оскільки RFID-технології дозволяють залучати до інвентаризації менше людей, компанія зможе заощадити на заробітній платі.
За моїми прогнозами, вже через рік-два великі торгові об'єднання будуть інвентаризувати майно за допомогою радіо-міток.
Цитата (Семен22): а як ставиться радіопозначка? і як і в яких умовах зберігається? чи можна її ставити на тварин? і взагалі є якісь обмеження щодо її використання?
Добридень!
Семен22. коли Ви задаєте питання, не забувайте, будь ласка, про правила форуму. Нагадаю: ми прагнемо створити на нашому форумі доброзичливу атмосферу. Тому у нас прийнято вітатися, а також говорити "спасибі" і "будь ласка". Шанобливе ставлення до форумчанам, експертам і модераторам - вимога правил форуму.
а як ставиться радіопозначка? і як і в яких умовах зберігається? чи можна її ставити на тварин? і взагалі є якісь обмеження щодо її використання?