Забезпечення архівів спеціальним обладнанням, що відповідає всім необхідним вимогам, а також створення оптимальних температурно-вологісних і санітарно-гігієнічних умов, дозволяє забезпечити високу ступінь збереження документів, які зберігаються в архівних приміщеннях
Одним з головних питань, пов'язаних із забезпеченням збереженості архівних документів, є підбір обладнання для архівів. Як правило, матеріально-технічне оснащення цих приміщень здійснюється в залежності від різних факторів: його розмірів, типу документів, їх кількості, термінів зберігання та інших.
Яке обладнання використовують для архівів
Якщо мова йде про стандартні папках з документами, то для цього використовуються звичайні поличні стелажі. Однак для документів технічного, конструкторського, землевпорядного, технологічного та іншого характеру необхідно підібрати спеціальне обладнання. Це можуть бути невеликі або великогабаритні стелажні системи, стелажі з висувними полками та інше.
Спеціальне архівне обладнання дає можливість зберігати документи відповідно до необхідного порядком зберігання документів в архіві. Набір необхідних коштів, що дозволяють функціонувати сховища бібліотеки, музею, освітнього закладу може включати в себе наступне:
- розбірні або стаціонарні збірні металеві стелажі з електричним або механічним приводом;
- півтораметрові столи для класифікації документів, що надходять в архів на зберігання;
- шафи для картотек, що створюються з метою реєстраційного обліку документів, що надходять;
- комп'ютерний пристрій для обліку і контролю документообігу;
- апарат для читання мікрофільмів;
- бібліотечні візки для переміщення справ;
- стійкі драбини для роботи у стелажів;
- кошика, ящики, архівні коробки, різного роду разграничители, що не допускають змішування документів, які зберігаються на полицях.
Якщо в архіві є документація, до якої дозволений вільний доступ, то в приміщенні потрібно встановити розмножувальну техніку. Це дозволить співробітникам архіву створювати копії документів, витребуваних користувачами.
Крім усього іншого, приміщення, призначене для зберігання архівних документів, має бути оснащено засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією.
Варто зауважити, що не дивлячись на різноманітність обладнання для архівів, все ж основною витратною статтею є придбання стелажів. Якщо в сховище планується розмістити на тривале зберігання невеликий обсяг документації, то для цього варто обладнати звичайні стаціонарні полки. Їх придбання не вимагає великих фінансових витрат і, крім того, вони відрізняються таким корисним якістю, як багатофункціональність.
У разі, якщо приміщення призначається для тривалого зберігання великого об'єму документації, то в даному випадку варто використовувати архівні стелажні системи, що мають безліч переваг, наприклад:
- мають високу ефективність у використанні;
- забезпечують економію простору сховища;
- мають тривалий термін експлуатації.
При розміщенні стелажів в архівному приміщенні необхідно дотримуватися певних параметрів:
- відстань між рядами стелажів має бути не менше одного метра;
- ширина проходів між ними повинна досягати 75 і більше сантиметрів;
- відстань від нижньої полиці стелажа до підлоги не повинно бути менше 15 сантиметрів.
Незалежно від того, до якого типу і конструкції відносяться архівні стелажі, в будь-якому випадку їх необхідно встановлювати перпендикулярно до стін з віконними прорізами і опалювальними батареями на відстані не менше, ніж 50 сантиметрів.
Які вимоги до обладнання архівів
Відповідно до вимог будь-архівне приміщення повинно бути розміщено далеко від складських, побутових та виробничих приміщень. У ньому не повинно бути газових, каналізаційних і водопровідних трубопроводів. Зовнішні двері необхідно ізолювати металом і в неробочий час опечатувати.
Електричну проводку потрібно проводити тільки в прихованому вигляді. Всі електроприлади, включаючи розподільні пристрої й електрощити, повинні мати закрите виконання і встановлюватися поза сховища. Що стосується засобів пожежогасіння, наприклад, вуглекислотних вогнегасників, то їх необхідно встановлювати з розрахунку не менше одного приладу на 50 квадратних метрів.
Читайте безкоштовно в системі Культура:
- Як зробити замітку в соцмережах захоплюючій
- Як ввести нові норми праці
- Контрактна служба або керуючий?
- Як поліпшити роботу муніципальних бібліотек і КДУ
- Контрактна служба або керуючий?
- Як установі культури знизити витрати і збільшити доходи?
Інструкція з діловодства
скачати / подивитися >>
У приміщенні повинні підтримуватися оптимальні умови фізико-хімічної збереженості документів. Якщо клімат для поліпшення режиму зберігання документів в архіві не регулюється, то в даному випадку варто встановити прилади для просушування приміщень і додаткові джерела зволоження повітря.
Сьогодні багато музейних архіви використовують такий прилад, як прецизійний кондиціонер. Найбільше він підходить для тих приміщень, де зберігаються матеріальні цінності та важливі архівні документи. Його основні переваги полягають в наступному:
- забезпеченні високоточних параметрів вологості і температурного режиму;
- високий рівень надійності при безперервної експлуатації;
- універсальності;
- високої працездатності в умовах широкого температурного діапазону зовнішнього повітря.
Для того, щоб проконтролювати стан температурно-вологісного режиму, в головних проходах на стелажах сховищ встановлюють контрольно-вимірювальні прилади. З метою захисту архівних документів від пилу в приміщенні обладнають спеціальні установки, які очищають повітря від пилу і шкідливих домішок.
Керівник установи, в якому є архів, повинен як мінімум один раз в п'ять років створювати комісію з перевірки справності обладнання архіву, а також його температурного і санітарно-гігієнічного режимів.
Яке обладнання необхідне для електронного архіву
На сьогоднішній день багато організацій, включаючи бібліотеки та музеї, практикують створення електронних копій архівних документів. Це дозволяє уникнути проблем, пов'язаних зі зберіганням і управлінням паперовими документами. Крім цього, електронний архів має інші переваги:
- зручність у використанні;
- доступність до необхідних документів;
- швидкий пошук;
- виключення можливості втрати архівних документів.
Але найголовніше, що для такого способу зберігання документації не потрібно окреме приміщення і велика кількість спеціального устаткування.
Для того щоб перевести важливі папери організації в електронний формат. необхідно придбати спеціальний пристрій - сканер з автоматичною системою подачі і розпізнавання документів. Його вибір залежить від двох основних чинників: типу документації та масштабу сканування.
При плануванні обробки великої кількості широкоформатних документів, найкраще підійде широкоформатний сканер. У разі сканування невеликої кількості стандартних документів оптимальним варіантом є звичайний офісний сканер.
Читайте в найближчих номерах журналу «Довідник керівника установи культури»
