Добре з завданнями, обов'язками та графіком ми визначилися. Що тепер? А є у «обличчя і голоси компанії» нормально обладнане робоче місце? Скільки разів перевантажується старенький пентіум, перш ніж звіт про виконану роботу вилізе з дореволюційного принтера? Якщо ви почали вважати, то краще і не думати про те що у вашій компанії буде працювати офіс-менеджер який цінує і розуміє суть своєї роботи. Робоче місце повинно бути сучасним. Зарплата теж. Сьогодні в Одессае платять від 2 до 15 тисяч рублів, в середньому 3-5. Можна брати студенток на практику і взагалі не платити. Але втрати від незнання процесів і суті роботи перекриють витрати на ФЗП вже до вечора другого дня. Це якщо пощастить побачити.
Знайти відповідного офіс-менеджера знайти і вибрати легко тільки на перший погляд. Історично склалося ставлення, що це люди рівня «принеси-віднеси» переломлюється насилу. Для порівняння # 151; за кордоном існують професійні спільноти секретарів, наприклад, Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International), Європейська Асоціація Професійних Секретарів (EASP) та інші. ВУкаіни нам таких організацій знайти не вдалося, але точно можемо порекомендувати досить корисний журнал # 151; «Секретарська Дело».
На що звернути більшу увагу залежить від специфіки компанії і ринку. Наприклад, чи потрібно звертати увагу на зовнішні дані, якщо Ваша організація знаходиться за містом і відвідуваність клієнтів не передбачена? А якщо це іноземна або міжнародна компанія? Звичайно, до вимог додадуться ще добре знання іноземної мови, а може двох. якщо трьох # 151; то краще вже мати перекладача. Фірма займається послуг? Напевно офіс відвідує велика кількість клієнтів. Тому офіс # 151; менеджер повинен представницький виглядати, тобто важливим критерієм при підборі вже буде зовнішні дані і знання ділового етикету. Сформулювавши вимоги нечітко, можна знайти зовсім не ту людину.
І якщо для оцінки менеджерів продажів або бухгалтерів є професійні опитувальники, то для офіс-менеджерів вони зустрічаються не часто. Та й як вони можуть потрапити на стіл керівника? І якщо менеджери продажів навчаються продажу на тренінгах, то професійні курси практично відсутні. Тобто їх звичайно багато, але більшість навчає основам, а не майстерності.
Така загалом непросте завдання, знайти офіс-менеджера. Можливо цей матеріал допоможе вам вирішити її з меншими втратами і найбільш раціональним способом. Або до існуючого ставиться з великою увагою # 133;
Валінуров Ильгиз, керівник кадрового агентства «Business Connection»
Марина Устименко, секретар кадрового агентства «Business Connection»