Основним регістром у господарюючого суб'єкта щодо здійснення розрахунків в готівковій формі є касова книга, складання якої покладається на касира, при його відсутності - на певний посадова особа. Періодично головний бухгалтер повинен перевіряти правильність заповнення і саме ведення касової книги, так як саме цей документ найчастіше запитують при перевірках.
Коли, навіщо і з якою метою застосовується касова книга
Цей регістр відкривається на початку кожного року. У звітному періоді в нього вносяться дані щодня при наявності руху операцій по касі. Якщо касові документи не оформлялися протягом дня, лист книги не заповнюється. Дане правило поширюється і на дні свята і вихідні. Після закінчення року книга закривається.
Касова книга є основним узагальнюючим документом, в якому щодня відображаються всі касові бланки за прибутковими і видатковими операціями. Також в ній визначаються залишки грошей на початок і кінець дня. Це дуже важливий момент, тому що в цей час відбувається перевірка дотримання ліміту зберігання готівки в касі. При його перевищенні касиру необхідно здійснити здачу готівки в банк. Порушення цього обмеження загрожує організації штрафними санкціями.
Якщо компанія має філії, то цей регістр повинен вестися по кожному з них. При цьому виділені на самостійний баланс підрозділи, заповнюють книгу, а копії її листів передають основному підприємству. Для підрозділів, які не мають свого балансу, необхідно здавати оригінали листів книги, а копії залишати собі.
Увага! Законодавство вимагає від організацій, які суміщають власну діяльність з агентською, вести кілька касових книг.
Порядок ведення касових операцій
Держстатом затверджена стандартна форма КО-4. Як правильно вести касову книгу повинні знати і ті, хто її складає, і ті, хто перевіряє.
Суб'єкт господарювання має право заповнювати її вручну, використовуючи журнал, придбаний в друкарні, або автоматично, за допомогою спеціалізованих програм. У другому випадку щодня роздруковуються звіти касира, а сам регістр відтворюється на папері в кінці року із зазначенням загальної кількості аркушів.
У будь-якому випадку, всі аркуші книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані, і скріплені печаткою і підписом директора компанії.
У касову книгу, заповнену від руки, можна вносити виправлення. Вони повинні бути завізовані касиром і головним бухгалтером. Якщо помилки впливають на залишок грошей, то лист анулюється і заповнюється новий.
На початку кожного дня касир переносить залишок грошей в касі з попереднього дня. У міру здійснення операцій, він відображає всі прибуткові касові ордери (ПКО) і видаткові касові ордери (ВКО). а також прирівняні до них документи в цьому регістрі. При завершенні дня або зміни працівник підраховує обороти і виводить залишок на кінець дня. Разом зі звітом касира він передає всі оформлені ПКО та ВКО за день в бухгалтерію, підтверджуючи звіт своїм підписом.
Бухгалтер приймає його, звіряє всі докладені документи і розписується в регістрі.
Сама касова книга зберігається в касі підприємства до кінця року.
Зразок заповнення касової книги
В першу чергу оформляється обкладинка касової книги. На ній потрібно вказати назву фірми, її код згідно з довідником ОКПО. Якщо документ відноситься до конкретного структурного підрозділу, то його назва записується у відповідній графі, інакше - ставиться прочерк.
Будова аркуша касової книги може бути двох видів - з горизонтальним або вертикальним розташуванням. У них різниться принцип заповнення.
На аркушах з вертикальним розташуванням, всі дані за один день розташовуються на одній сторінці. При цьому звіт касира формується двома способами:
- На наступному аркуші касової книги з його подальшим видаленням. Обидві сторінки нумеруються однаково, а заповнення відбувається через копірку кульковою ручкою.
- На чистому вкладному аркуші. При цьому на ньому від руки робиться запис «Звіт касира за ..». Заповнення проводиться через копірку. Всі сторінки книги нумеруються по порядку.
На аркушах з горизонтальним розташуванням друга сторінка без разлиновки подгибается всередину. Між половинками прокрадається копіювальний папір. Для заповнення зворотного боку другу половинку загинають в іншу сторону. Обидві частини нумеруються один номером. Після заповнення друга відривна частина видаляється і підшивається до касових документів.
Заповнення аркуша касової книги в кожному разі не відрізняється і відбувається наступним чином:
У верхній частині сторінки проставляється число, за яке заповнюється лист, і його порядковий номер.
В поле «Залишок на початок дня» вноситься перехідний залишок в касі. Він обов'язково повинен збігатися із залишком на кінець дня, зазначеним на попередньому аркуші.
Потім через підрядник вносяться записи про касові документах.
У графі 1 указується назва і номер документа.
У графу 2 вноситься П.І.Б. особи або найменування фірми, з якими сталася операція руху грошей по касі.
У графі 3 записується код бухгалтерського рахунку, відповідний операції.
У графах 4 і 5 вказується сума приходу або витрати грошей, залежно від характеру операції.
У рядку «Перенесення» в кінці першої половини листа проставляється проміжна підсумкова сума прибуткових і видаткових операцій на даній сторінці. Всі порожні рядки, що залишилися на аркуші, прочеркиваются.
У рядку «Разом за день» підводиться фінансовий результат - в графі 4 ставиться сума прибуткових операцій, в графі 5 - витратних.
Після цього нижче вказується залишок коштів в касі в кінці робочого дня.
Якщо в касі в кінці дня знаходяться гроші, які призначені на видачу зарплати, стипендії і т. Д. - ця сума записується окремо в наступному рядку.
Касир запевняє правильність внесення даних, ставлячи свій особистий підпис.
Після цього бухгалтер перераховує кількість прибуткових і видаткових касових документів, прикладених до звіту касира, вказує їх кількість у відповідних рядках нижче, після чого сам підписує цей аркуш касової книги.
Касова книга бланк
Касова книга бланк скачати Excel.
Касова книга бланк скачати Word.