Класифікація бухгалтерських документів
Для відображення операцій, різних за своїм змістом і призначенням, в організаціях використовуються відповідні форми первинних облікових документів.
Для розкриття суті, розуміння особливостей первинних облікових документів, визначення місця кожного з них у виробничо-фінансової діяльності організації первинні документи класифікуються такими ознаками (див. Додаток А, рисунок 1):
ступеня узагальнення облікової інформації;
способом охоплення операцій;
числу врахованих (позицій) операцій; місцем складання;
способу заповнення; основи носія.
За призначенням документи поділяються на чотири групи:
документи бухгалтерського оформлення.
Організаційно - розпорядчими називають документи, які містять дозвіл (розпорядження) на виконання тієї чи іншої господарської операції. Однак вони не підтверджують факту її здійснення, а тому підставою для облікових записів не є.
До них відносяться: накази, розпорядження, чеки на отримання готівки з розрахункових рахунків, довіреності, платіжні доручення банку на перерахування грошових сум і ін.
Виправдувальні (виконавчі) - це документи, що підтверджують факт проведеної операції, служать підставою для запису її в бухгалтерському обліку.
До них відносяться:
акти на списання матеріалів;
накладні на отримання товару;
інвентаризаційні описи та ін.
Документи бухгалтерського оформлення створюються апаратом бухгалтерії для підготовки облікових записів. Роль документів бухгалтерського оформлення полягає в тому, щоб на основі представлених розпорядчих та виправдувальних документів підготувати відповідні облікові записи для обробки з метою подальшого використання в обліковому процесі.
Прикладом таких документів можуть служити:
калькуляції фактичної собівартості продукції;
відомості нарахування амортизації основних засобів;
відомості розподілу загальногосподарських витрат і ін.
Інформація з таких документів також заноситься в облікові регістри.
Комбінованими називаються такі документи, які одночасно
виконують функції розпорядчих, виправдувальних і бухгалтерського оформлення.
видатковий касовий ордер, який містить розпорядження касиру видати гроші з каси;
розрахунково-платіжні відомості (наявність підписів в них дає розпорядження касиру видати гроші з каси працівникам) і ін.
За ступенем узагальнення облікової інформації документи поділяються на первинні і зведені (вторинні).
Первинні документи - формальний доказ того, що дані операції дійсно виконані. Вони є основою облікового процесу (табелі обліку робочого часу, лімітно-забірні карти тощо.).
Зведені (вторинні) документи складаються на основі однорідних первинних документів. Відмітною ознакою зведених документів є те, що в них, крім даних, взятих з первинних документів, виникають і нові показники. Зведені документи використовуються для узагальнення облікової інформації, зафіксованої в первинному документі; в укрупненому вигляді представляють показники, що використовуються в якості додаткових відомостей про враховуються об'єктах (звіти касира, авансові звіти, звіти про рух товарно-матеріальних цінностей та ін.).
За способом охоплення господарських операцій і кратності виконання документи поділяються на разові та накопичувальні.
Разові документи використовуються для відображення однієї або декількох однорідних господарських операцій за один прийом, тобто запис в документі робиться одноразово (приймально-здавальні акти, платіжні доручення, прибуткові та видаткові касові ордери, наряд на роботу, накладні-вимоги на відпуск товарів або матеріалів і ін.).
Накопичувальні документи складають протягом певного періоду часу (день, тиждень, декада, місяць) шляхом поступового накопичення однорідних повторюваних господарських операцій, які записуються в міру їх складання. В кінці періоду підраховуються підсумки за відповідними показниками, що використовуються для облікових записів.
Накопичувальні документи відрізняються від зведених тим, що зведені документи складаються на підставі первинних документів, є їх зведенням, а накопичувальні представляють собою первинні документи, складені шляхом накопичення операцій (відомості розподілу накладних витрат, довідки бухгалтерії на списання калькуляційної різниці та ін.).
За кількістю врахованих операцій документи можуть бути однопозиційні (однорядкові) - містять одну облікову позицію (касові ордери, платіжні доручення та ін.); багатопозиційні (багаторядкові) - містять дві і більше облікових позицій (розрахунково-платіжні відомості, лімітно-забірні карти, авансові звіти та ін.). Перевага багатопозиційних документів в ущільненні інформації, тому що відомості по обліковується об'єкту заносяться в такі документи один раз.
За способом заповнення (техніці оформлення) розрізняють документи, складені ручним способом і складені з використанням технічних засобів.
Документи, складені вручну, зазвичай використовуються для внутрішніх цілей організації (накладна на внутрішнє переміщення товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти, накопичувальні відомості та інших.)
Документи, складені за допомогою технічних засобів (комп'ютерів), використовуються в основному для зовнішніх розрахунків (платіжні доручення, акредитиви, рахунки-фактури та ін.).
За місцем складання документи бувають зовнішні і внутрішні.
Внутрішні документи складають безпосередньо в організаціях для відображення внутрішніх операцій (авансові звіти, дорожні листи вантажного автотранспорту, інвентаризаційні описи, накладні на внутрішнє переміщення товарно-матеріальних цінностей та ін.).
Зовнішні документи надходять від інших організацій або надсилаються з даної організації в інші організації (рахунки-фактури, платіжні доручення, довіреності та ін.).
По підставі носія документи можуть бути паперові та машинні (на машинному носії). В даний час в організаціях застосовуються в основному паперові первинні документи, виготовлені друкарським способом або за допомогою комп'ютера.
Таким чином, сутність документів і їх місце в господарській діяльності організації відображена в їх класифікації. За ступенем пріоритетності не слід виділяти той чи інший порядок в представленій схемі класифікації, так як кожен з цих ознак несе свою змістовне навантаження. Приклад характеристики первинних документів за класифікаційними ознаками представлений в додатку Б.