- паперові документи, оформлені в 1С не відповідають тому що в БД, навіть при наявності підписів, тому що хтось змінив заднім числом. Існуючий механізм установки дати заборони редагування не вирішує проблеми, т. К. Поточний день закрити не можна, а протягом дня документ можна змінити багато разів, при цьому навіть його сума може не змінитися
- навіть при наявності процедури контролю відповідності паперових документів їх оригіналам в БД, незрозуміло як саме перевірити, чи змінювався документ після того як його підписали чи ні.
Вести облік наявності паперових, належним чином оформлених (зокрема підписаних відповідальними особами) документів і забезпечити їх повну відповідність своїм оригіналам в БД 1С.
Загальні принципи.
Але для щоденного, швидкого і необтяжливо контролю, пропоную використовувати наступну технологію.
Критичні для зміни типи документів (документи відображають рух товару):
Повернення товарів від покупця
Повернення товарів постачальнику
Інвентаризація товарів на складі
Звіт про роздрібні продажі
Переоцінка товарів в роздрібній торгівлі
Надходження доп витрат
Надходження товарів і послуг
Реалізація товарів послуг
Установка цін номенклатури
список можете змінити самі
Для контролю ідентичності паперової копії і оригіналу в БД використовується РегістрСведеній, в якому зберігається інформація про GUID документа і електронного підпису. У момент проведення документа формується електронний підпис (унікальне число, думаю що можна використовувати конструктор УнікальнийІдентіфікатор) і записується в РС. Для зберігання електронного підпису також можна використовувати механізм загальних реквізитів документів. Що краще, Вам вирішувати. При кожному проведенні документа електронний підпис формується заново. При друку, виводиться на паперову копію у вигляді штрих-коду. Таким чином, якщо після роздрукування документа, він був змінений, то електронний підпис на паперовій копії не буде збігатися з підписом в БД. Обов'язкові умови:
а) документ можна роздрукувати тільки після проведення
б) зміна документа обов'язково супроводжується його перепроведення.
Контроль зміни документа.
Для здійснення щоденного контролю існує документ «Реєстр документів контрольний». У ньому вказується дата, за яку закривається реєстр, після вибору якої автоматично заповнюється таблична частина документами, оформленими цією датою. Склад табличній частині: Документ, Наявність (тип Булево), Ідентичність (тип Булево). Після цього оператор перевірки формально перевіряє наявність необхідних підписів відповідальних осіб на паперових документах, якщо їх не немає, відправляє документ на доопрацювання. Далі сканує ШК-ідентифікатори з паперових документів, в документі Реєстр ставиться відмітка (в колонці «Наявність») про наявність паперової копії, далі сканує ШК-електронний підпис, якщо вона збігається з підписом в БД, то теж ставиться відмітка (в колонці «Ідентичність »), якщо немає, то документ відправляється на доопрацювання (передрукувати, підписати). Коли всі документи відскановані, за умови що всі паперові копії в наявності і електронні підписи в порядку, документ можна провести з роздруківкою підсумкового звіту, який підписується оператором перевірки. При проведенні дата заборони редагування зсувається автоматично. Якщо якісь документи відправлені на доопрацювання, то документ Реєстру не проводиться до надходження цих документів. Далі процедура повторюється.
Тут описана технологія, як реалізувати контроль документів. Її можна розглядати як ТЗ. Реалізувати її досить просто без втручання в конфігурацію, використовуючи нові об'єкти конфігурації і механізм передплати на події.
Зрозуміло, це завдання можна вирішити інакше. Можна повністю відмовитися від паперового документообігу, використовувати електронні підписи, але для цього буде потрібно цілий комплекс заходів і додаткові витрати.