При цій фразі бувалі співробітники ресторанів лукаво посміхаються і ствердно кивають головою. Більшість закладів закриваються не через кризу, проблем на ринку або поганий кухні, а саме через марнотратства, халатності і фінансових махінацій персоналу. Мене зацікавила сама причина крадіжки, що є коренем зла, а також чи можна уникнути його і як.
Одного разу у мене відбулася розмова з моїм барменом:
- Ваня, а тебе совість не мучить, коли ти крадеш? - наївно і якось зневажливо запитала я.
- А коли у тебе дитина з температурою, а ліки не за що купити, тебе совість не мучить? - самовпевнено відповів він.
Тут я зрозуміла, що коли мова йде про елементарні речі і ти відповідаєш не тільки за своє життя, немає ніяких принципів. Жага вижити завжди сильніше. Пізніше настає звикання і люди починають закривати інші потреби. Наприклад, для того, щоб отримати любов і повагу, женуться за новітніми гаджетами і брендовими речами за рахунок роботодавців. Більшість скаже: «У них грошей багато, що не збідніють».
Власники, в свою чергу, дають мовчазну згоду на злодійство, оскільки середня сума заробітної плати, відповідно до сайтам з пошуку роботи, далека від суми, необхідної для задоволення базових потреб.
Я не вірю в те, що засновники не розуміють, що за ці гроші навряд чи «виживеш» і що кожен співробітник
буде з ними чесний, коли приходять рахунки за квартиру. Однак буває і по-іншому. Ось, здавалося б, і одягнений добре, і в холодильнику не порожньо, і в руках непогана сума є, однак не зупиняються. Чому? У одних людей включається накопичувальний синдром: «Зараз у мене все є, а що буде завтра я не знаю, тому поки можна, я буду красти потихеньку». Для інших - це метод випліскування агресії і негативу. Такий собі спосіб зарядиться адреналіном. Треті просто самостверджуються за рахунок витончених схем своїх махінацій. Вони зарозуміло обдаровують власників брехливо-вдячним поглядом і вважають готівку за їх спиною. Незалежно від одержуваної суми співробітники будуть красти. Від спраги вижити до жадобі наживи.
Складно зупинитися через соціуму, в якому це прийнято або через голосу предків, які на генетичному рівні заклали нам поняття «Дефіциту».
Одного разу стала свідком діалогу двох мийників:
- Ти цукор в стіках смотри не викидай - наставницький буркнула одна.
- А що з ним робити, повернути? - розгублено запитала новенька.
- Кому? Цим чи що? Собі забери, заховай щоб не бачили - невдоволено мовила перша.
- Ну не треба, дай сюди - вона нервово вихопила стіки і поклала собі в пакет - Мені більше буде. Не вистачало ще цукор купувати.
Кожен власник повинен пам'ятати, що злодійство може бути як грошових коштів і як таких ось стіків. Ресторанний бізнес складається з дрібниць. Керуючи цими, на перший погляд, не дуже значущими речами, ви забезпечуєте свій добробут. Запам'ятайте, все, що погано лежить ваш персонал дуже швидко підбере.
Що зробити, щоб зупинити машину крадіжки?
Пройдемося по основним пунктам:
Організація загальної системи контролю
Залежно від ієрархії посад в вашому закладі, будується система контролю. Директор контролює шеф-кухаря, адміністратора, старшого бармена, бухгалтера, а директора контролює служба безпеки або відділ КРУ. При контролі діяльності шеф-кухаря, звертайте увагу на калькуляційні карти, які ви підписуєте. Дивіться на норми відходів, розгалужень і відсоток відходів при термічній обробці.
Дайте відділу КРУ повноваження перевіряти роботу всіх підрозділів, проводити позапланові інвентаризації, акцію "таємний покупець", перевіряти нарахування по ФОП, коректність ведення обліку та оцінювати діяльність директора і закладу в цілому.
Оплата роботи персоналу
Перестаньте вірити в силу гіпотетичної середньої суми заробітку і збільште її до реального середнього рівня. Наприклад, ваш шеф-кухар не може отримувати на 30% більше кухаря, при цьому бути вірним вам. Ви платите не тільки за виконання функціональних обов'язків, а й за рівень відповідальності і чесності.
проведення інвентаризацій
Ресторатору задають питання:
- Що таке "мінус" в інвентаризації?
- Це злодійство.
- А що таке "плюс"?
- Теж злодійство.
Слід пам'ятати, що і "плюс", і "мінус" - це однаково погано.
"Мінус" - це робота без ваг, незнання або некоректність технологічних карт кухні і бару, або банальне злодійство.
"Плюс" - це та ж робота без ваг, то ж незнання або некоректність технологічних карт. Але існує й інша причина виникнення "плюсів": з отруднікі можуть приносити свої продукти невідомої якості для покриття несанкціонованої видачі страв.
Можливо свідоме створення "плюсів" співробітниками, які навмисно занижують кількість інгредієнтів в стравах чи напоях. В результаті п про обліку на залишку товару вже немає, за фактом він є. Співробітник нібито йде на ринок, нібито купує товар в розмірі різниці між фактичними й обліковими залишками, забирає при цьому гроші собі.
Що робити?
- штрафувати за все мінуси не тільки кухарів, але і шеф-кухаря, оскільки він безпосередньо відповідає за калькуляції і роботу своїх підлеглих;
- проводити планові та позапланові атестації співробітників;
- проводити позапланові інвентаризації по різних групах товарів або окремо взятим позиціях кухні і бару.
- бармени повинні здавати зміну з перерахунком продукції (всієї або тільки алкоголю). Час від часу потрібно звіряти групу товару або поодинокі позиції. За баром не повинно бути сумок, пакетів працівників бару і залу. Також перевіряйте всі ящики на наявність несанкціонованого алкоголю або товару.
Контроль цін закупівлі
Необхідно моніторити ціни на один і той же товар для кухні та бару у різних постачальників, зв'язуватися не тільки з безпосередніми менеджерами, але і з вищим керівництвом конкретної компанії. Якщо ваш закупник здійснює покупки на ринку, варто регулярно їздити туди і порівнювати ціни з тими, які вказані в ваших накладних.
Контроль розмірів закупівель
Ви берете певний обсяг товару у торгового представника, він виконує план і дає вам заохочувальні бонуси. Тільки часто цей бонус йде в кишеню співробітникам. Розраховуватися з постачальниками краще за безготівковим розрахунком, а й тут ви не застраховані від зловживання персоналу. В цьому випадку в кругову поруку включається ще й бухгалтер. А ваші гроші витрачені і заморожені або вже списані через вичерпаний термін придатності. Одна з формул контролю закупівель така: на покупку товару в тиждень має йти 30% від тижневої виручки. Це стосується і кухні, і бару.
Контроль взаєморозрахунків з постачальниками
Акти звірок з постачальниками повинні проводитися щомісяця і бути в друкованому вигляді з печатками двох підприємств. Маркетингові бонуси також варто перевіряти. Коли і в якій кількості зайшли гроші, чи правильно порахували відсоток бонусів, згідно з підписаною угодою.
Перевірка ваги готових страв кухні
Слід вибірково перевіряти вагу страв, які видані на роздачу. Це займає небагато часу, а цікавих фактів може бути знайдено досить.
Контроль надання знижок гостю
Найпростіший і доступний спосіб для співробітника зняти готівку. Не має значення які це знижки: іменні, за номером картки або в певні години. Потрібно переглядати звіт по знижкам, краще щоденний. Якщо не виходить, то щотижневий. Звертайте увагу на столи з великими сумами, як зачастили гостей (2-3 рази на день) або знижки в неправильний час. Після друку чека,
повтор тільки з дозволу адміністративної карти, яка знаходиться у адміністратора або директора. Все скасування повинні фіксуватися в журналі відмін і підкріплюватися пояснювальними записками. Потім звіт з програми щодо скасування чеків порівнюєте з журналом, відповідальність за який несе адміністратор залу. Переглядайте камери під час скасування чека.
Контроль розрахунків по депозитах
Якщо гість не замовлені на оплачену суму, то різниця повинна бути чистим доходом в касу підприємства. Тут варто сказати, що в цей рахунок співробітник може зробити перенесення з іншого, вже оплаченого рахунку і різницю забрати собі. Звіт по перенесенню повинен перевірятися, а рахунки з депозитами бути на особистому контролі директора.
Інвентаризація каси і термінала
Інвентаризація каси і термінала повинна проводитися один-два рази на день. Ніяких плюсів чи мінусів бути не повинно і поясненням це не підлягає. Зайві гроші в районі каси або особисті речі не допускаються.
Контроль рахунок-замовлень
Річ, яку довести або зловити вчасно практично неможливо. Ця функція є в деяких програмах для попереднього підрахунку банкету. При створенні рахунок-замовлення встречка вийде.
Офіційні т, наприклад, формує рахунок-замовлення на каву з молоком (це трапляється найчастіше) потім друкує чек, виносить гостю (рідко хто з гостей розбирається в тому, що таке рахунок-замовлення), розраховує, видаляє позиції зі столу, видаляє рахунок -Замовлення з системи, а гроші кладе собі в карм ан. Слідів ніяких, оскільки в програмі нічого не відображається. Виявити це можна в двох випадках: або ви станете свідком даної ситуації, або знайдете роздрукований рахунок-замовлення, який забули викинути.
Перевірка зустрічки
Замовлення віддаються тільки по зустрічній. Всі видані зустрічки наколюють і викидаються в кінці дня. Перевіряйте, що стоїть на роздачі і що написано на зустрічній. Дата, час, найменування страви повинна бути актуальним, а не вчорашнім або кави з молоком замість Лонг-Айленда.
Перевірка своєчасності закриття рахунків
Не секрет, що за одним рахунком можна розрахувати кілька гостей, тому столи повинні закриватися вчасно. Гість розрахувався, пішов, рахунок закрили. Якщо співробітники починають виправдовуватися і говорити про те, що забули закрити рахунок, багато людей тощо - варто задуматися, оскільки існує можливість друку повторного чека.
Варто поставити блокування повторного друку чека. У разі необхідності використовувати карту з правом доступу (повинна зберігатися у адміністратора). Перевіряйте рахунки за попередню зміну на предмет того, коли вони були відкриті і в який час закриті. Зокрема, столи з кавою, різними напоями або закусками / десертами. Все те, що часто замовляють, швидко з'їдають і йдуть.
Контроль ручних рахунків
Рахунки, які виписані вручну повинні бути у директора з печаткою, підписом і нумерацією. Такі чеки видаються адміністратору в разі неполадок з системою. За кожен рахунок він повинен відзвітувати. Після цього адміністратор надає директору всі рахунки, які виписані вручну строго за тими номерами, які йому видали і рахунки з програми.
зберігання алкоголю
Пляшки з алкоголем повинні бути з акцизами та печаткою підприємства. Друк ставить старший бармен або адміністратор.
Зберігання порожніх пляшок
Порожні пляшки з-під алкоголю варто залишати. За баром завжди мало місця, це незручно, і ми довіряємо персоналу, проте краще це зробити. Для чого? Наприклад, ви бачите в програмі, що на залишку немає односолодового віскі, приходьте за бар і вимагаєте підтвердження у вигляді порожньої пляшки (вона повинна бути з акцизом і печаткою).
Перевірка мірних склянок і ємностей на барі
Мірні склянки і ємності повинні бути з паспортами. Ці документи зберігаються за баром. Калькуляції і технологічні карти також зберігаються за баром з підписом старшого бармена, технолога, директора та печаткою підприємства. Час від часу за допомогою мірного стакана перевіряйте налиті мононапіткі, звертайте увагу на якість коктейлів.
Перевірка свіжості зелені і фруктів в напоях
Несвіжа зелень або зіпсовані фрукти не повинні потрапляти в напої. Деякі умільці використовують їх кілька разів. Періодично перевіряйте свіжість зелені і фруктів в готових напоях.
Контроль лічильників кавомолок
Кава - один з основних джерел додаткового доходу для барменів та офіціантів. На кавомолці повинен стояти електричний лічильник. Щоранку бармен надає адміністратору свідчення, той, в свою чергу, фіксує їх і в кінці тижня надає директору. Дивіться показник на початок дня, потім бачите продажу, примножуєте та виводите показник на наступний день з урахуванням планових списань. Цифра повинна збігатися з тим, що зазначено в наданої інформації. Якщо цього не відбувається, варто розібратися і покарати винних.
Контроль видаткових матеріалів
Мийниці - це ті люди, які допомагають вам зменшити ваші витратні матеріали: від миючого засобу до серветок. Порахуйте середня кількість витратних матеріалів і видавайте саме ця кількість на зміну або тиждень. Не варто йти на поступки і видавати витратні матеріали понад норму. Співробітники, звичайно, стверджують, що це для потреб підприємства і собі додому вони нічого не беруть, але ... Проведіть ревізію в ящиках перед початком їх зміни (у кожної мийниці під мийкою є такий) і побачите місячний запас, навіть якщо видаєте за нормою. Коли я була адміністратором, я приходила хвилин на 30 раніше, перевіряла, вилучала і їм в той же день видавала їх же витратні матеріали. Ніхто мені нічого не говорив і вже тим більше не питав, куди поділися їхні запаси.
Перевірка сміттєвих пакетів
Пакети для сміття варто ретельно перевіряти охорону, оскільки в них можна винести все що завгодно, а потім повернутися до сміттєвого бака і забрати свій «улов». Ніякої огиди ця схема у людей не викликає. Товар акуратно упакований в ваші сміттєві пакети.
Контроль безготівкових платежів
Всі витрати по безготівковому розрахунку потрібно контролювати. Запитуйте виписки з банку, дивіться куди і скільки грошей пішло, порівнюйте з друкованими накладними.
Контроль документального підтвердження всіх витрат
На кожен видаток повинна бути накладна. Витрати краще оплачувати за безготівковим розрахунком або там, де ви зможете отримати фіскальний чек і податкову накладну.
Налаштування управлінського обліку
Це велика тема, яка вимагає окремого розгляду. В рамках даної статті, зазначу лише, що в управлінській звітності не повинно бути статті «інші витрати» без розумних пояснень. Наприклад, якщо не сходяться залишки, різницю можна списувати в інші витрати. Це ніяк не пояснює все розбіжності. Вони повинні искореняться або підкріплюватися документами. У статтю "інші витрати" не можуть входити недостачі по касі, неіснуючі борги закладу або витрати через чиюсь недбалість.
Налаштування системи прав доступу в обліковій програмі
Налаштування прав доступу потрібно ретельно опрацювати з вашим IT-відділом і / або зовнішнім постачальником програмного забезпечення.
Якщо, наприклад, у бухгалтера є право видаляти рахунки з облікової програми, він може робити це, забирати готівку і розводити руками при недостачі. Також, якщо у нього є таке право, він може ставити знижки вручну, а різницю забирати собі.
висновок
Варто пам'ятати, що живі гроші завжди будуть спокусою для персоналу. Навряд чи можна повністю викорінити злодійство, однак можна зменшити масштаби. Безконтрольність і недбалість власників до своїх же грошей породжує таку ж реакцію у персоналу. Не варто вважати свій персонал невігласами, які спочатку повинні вам просто за шанс працювати у вашому ресторані. Ніхто нікому і нічого не винен. Платіть своїм підлеглим гідну заробітну плату, розвивайте їх професійно і виховуйте лояльність до компанії. Це знизить ризик крадіжки відсотків на 30%, а що робити з рештою 70% описано вище.