У програмі передбачена можливість оформлення для клієнтів гарантійних сертифікатів на надані медичні послуги (наприклад, на запломбований зуб, на зубний протез або імплантат, на результат косметологічної операції і т.п.).
Видача пацієнту письмових гарантій на надані послуги - це не тільки хороший маркетинговий хід, ознака солідності і надійності клініки, але також і обов'язкова вимога Комітету із захисту прав споживачів (див. Закон України "Про захист прав споживачів").
Закладка "Загальні налаштування"
Для роботи з сертифікатами менеджер клініки спільно з головним лікарем виробляють попередню настройку гарантійний сертифікатів відповідно до специфіки послуг, які виявляються в клініці. Для цього в спеціальних віконцях вони перераховують:
Всі можливі гарантійні події (наприклад, "Випадання пломби" або "Нагноєння післяопераційної рани") із зазначенням гарантійних термінів.
Всі можливі гарантійні зобов'язання, які клініка бере на себе в разі настання гарантійного події (наприклад, "Безкоштовна повторна установка пломби" або "Безкоштовне лікування ускладнень операції").
Умови, при яких гарантія діє (наприклад, "Профілактичні візити до лікаря" або "Прийом препарату Х").
Умови, при яких гарантію недійсною (наприклад, "Лікування в іншій клініці" або "Недотримання графіка профоглядів").
Закладка "Налаштування гарантії для кожної послуги"
На цій закладці менеджер клініки і головний лікар "конструюють" СТАНДАРТНІ умови гарантії для кожної послуги, на яку теоретично можна видати гарантійний сертифікат. Саме такі СТАНДАРТНІ умови будуть автоматично проставлятися в гарантійний талон який оформляється для тієї чи іншої послуги. При цьому оператор програми спільно з лікуючим лікарем мають можливість індивідуалізувати УМОВИ гарантії для кожного конкретного пацієнта (наприклад, в залежності від стану здоров'я), але СТАНДАРТНІ УМОВИ в налаштуваннях залишаються незмінними і кожен раз є основою для формування нових сертифікатів.
Як "будівельних цеглинок" для СТАНДАРТНИХ УМОВ використовуються настройки, зазначені на попередній закладці. Для кожної послуги, як правило, використовується своя комбінація гарантійних подій, зобов'язань, умов дії гарантії і умов припинення гарантії. Очевидно, наприклад, що гарантійні настройки для послуги "Установка фотополімерної пломби" докорінно відрізняються від налаштувань для "імплантації зуба". Так-же для кожної "гарантійної" послуги можна встановити терміни проведення профілактичних оглядів (наприклад, на 3, 6, 9 і 12 місяці).
Якщо кілька послуг мають схожі гарантійні настройки (наприклад, установка пломби з використанням різних матеріалів), то можна сформувати СТАНДАРТНІ УМОВИ тільки для першої послуги, а потім "скопіювати" ці умови на кілька інших послуг.
Закладка "Гарантійні сертифікати"
Власне оформлення гарантійних сертифікатів здійснюється на цій закладці. Пошук пацієнта здійснюється за прізвищем звичайним чином через вікно ПОШУК.
У віконці ліворуч внизу відображаються надані пацієнту послуги, на які можна видати письмову гарантію. Оператору досить натиснути кнопку "Оформити сертифікат" та програма автоматично сформує гарантійний сертифікат, підставивши в нього СТАНДАРТНІ УМОВИ з налаштувань на попередній закладці.
Як уже зазначалося, лікар може підкоригувати кожен іменний сертифікат, додаючи або прибираючи в ньому гарантійні події, зобов'язання клініки, умови дії і припинення гарантії, а також змінюючи термін дії сертифіката.
Програма самостійно розрахує дати профілактичних оглядів і відобразить їх в сертифікаті. Зауважимо, що якщо в стандартних настройках терміни профоглядів ми вказали в місцях (на 3-й місяць, на 6-й місяць і т.д.), то при оформленні конкретного сертифіката ці терміни будуть переведені в конкретні дати (відлік ведеться з моменту надання послуги).
Також програма автоматично створить для оператора нагадування про необхідність передзвонити пацієнтові і повідомити його про планове профілактичному огляді. Такі нагадування програма створює за тиждень до кожної дати планованого відвідування пацієнта.
Оформлений гарантійний сертифікат роздруковується в 2-х примірниках і підписується представником клініки і пацієнтом.
"Послуги, надані по гарантії"
Якщо у пацієнта настало гарантійне подія, або він просто прийшов на профілактичний огляд, координатор клініки повинен вимагати від клієнта його копію гарантійного сертифікату.
У разі профілактичного огляду координатор проставляє в сертифікаті пацієнта (і в копії, яка залишилася в клініці), дату проведення такого огляду.
Якщо пацієнту були надані "по гарантії" будь-які послуги, координатор переносить їх з оформленого замовлення в спеціально відведену форму і роздруковує на зворотному боці обох копій гарантійний талон повторно. Таким чином, створена система дозволяє управляти механізмом видачі гарантійних сертифікатів і контролювати послуги, надані по гарантії.