Організація і проведення ділових зустрічей в Росії!
Ми зустрічаємося з діловими партнерами для обговорення поточних питань і планів на майбутнє. Ми організуємо зустрічі з колегами, щоб обговорити стратегію і тактику дій в рамках поставлених керівництвом завдань. Ми зустрічаємося з друзями, щоб поспілкуватися на предмет спільного проведення відпочинку або просто попліткувати про спільних знайомих. Зустрічі і переговори стали невід'ємною частиною бізнесу і нашого повсякденного життя. Календарі й щоденники багатьох ділових людей просто переповнені записами про заплановані нарадах, засіданнях та інших ділових заходах.
Але чи багато хто з нас насправді замислюються про те, як правильно організувати і ефективно провести переговори, щоб домогтися бажаних цілей і вирішити поставлені завдання, витративши на це мінімум свого і чужого часу? Від чого повинен залежати вибір місця і часу їх проведення? І, нарешті, що слід передбачити і чого ні в якому разі не слід робити на зустрічі, щоб залишити про себе найбільш сприятливе враження у її учасників?
Ділова зустріч - це зустріч двох або більше людей в бізнес-орієнтир ванній або професійній обстановці. Характер таких зустрічей може варіюватися від неформальної розмови двох колег до офіційних презентацій з десятками учасників. Вони можуть проводитися на регулярній основі (наприклад, щотижневі виробничі наради) або організовуватися в міру необхідності (наприклад, для вирішення якогось термінового питання «тут і зараз»).
При організації ділових зустрічей завжди потрібно приділяти особливу увагу не стільки їх кількісним характеристикам (таким як тривалість і частота проведення), скільки їх якістю. Якісно сплановані і ефективно і динамічно проведені переговори завжди дають більш високі результати, ніж ті, що організовані в останню хвилину без будь-якої чіткої і виразно поставленої мети.
Типи ділових зустрічей
Для того, щоб належним чином підготуватися до ділової зустрічі, необхідно знати характер заходу, в якому вам доведеться брати участь.
По-перше, в залежності від типу учасників ділові зустрічі можна розділити на внутрішні (внутрікорпораті вние) і зовнішні. У внутрішніх ділових зустрічах правило, збираються члени компанії різних рівнів і її співробітники. Сюди, наприклад, можна віднести засідання ради директорів, наради керівників, всілякі виробничі та проектні наради, брейнстормингом, так звані летючки і планерки, зустрічі один на один з робочих питань, внутрікорпоратів ні презентації і т.д. У більшості випадків такі зустрічі проходять на території компанії і регламентуються прийнятими в ній внутрішніми правилами ведення бізнесу. До зовнішніх діловим зустрічам (або зовнішнім переговорів) відносяться зустрічі з потенційними або вже відбулися партнерами і клієнтами. Так, метою проведення зовнішніх ділових зустрічей може бути, наприклад, залучення зовнішніх ресурсів в бізнес-проекти, створення спільних проектів або підприємств, залучення VIP-клієнтів, вирішення питань про злиття або поглинання і т.д.
За ступенем дотримання формальності ділові зустрічі можна розділити на офіційні і неофіційні. Структура і порядок офіційних зустрічей у багатьох випадках строго регламентовані. вимагають ведення протоколу, і часто такі зустрічі завершуються підписанням будь-яких документів. Неофіційні ділові зустрічі зазвичай проводяться в невимушеній обстановці, часто за межами території компанії і не обов'язково завершуються прийняттям будь-яких мають юридичну силу рішень. Ступінь формальності ділових зустрічей в значній мірі впливає на вибір місця і часу їх проведення.
Залежно від цілей проведення можна виділити цілий ряд типів ділових зустрічей, які умовно можна об'єднати в три великі групи - інформативні. консультативні та виконавчі. До інформативним. наприклад, можуть ставитися зовнішні ділові зустрічі, що проводяться з метою презентації компанії, внутрікорпоратів ні зустрічі, націлені на роз'яснення політики компанії її співробітникам і т.д. На такій зустрічі однією з її сторін найчастіше відводиться роль слухача, що не вимагає від неї будь-якої особливої підготовки. Внутрішні консультативні ділові зустрічі передбачають обговорення будь-якої проблеми і пошук її рішення, отримання інструкцій, складання планів роботи, розгляд розбіжностей і т.д. До зовнішніх зустрічам консультативного характеру можна віднести, наприклад, обговорення з ключовим клієнтом або партнером особливих умов і перспектив співпраці. Обидві сторони в більшості випадків беруть активну участь в процесі переговорів і обміні думками. Внутрішні і зовнішні ділові зустрічі виконавчого характеру, крім усього іншого, передбачають прийняття ключових бізнес-рішень, висновок різних угод, що визначають подальшу політику співпраці, а іноді і долю самої компанії, і т.д. Зазвичай це, якщо можна так сказати, зустрічі «у верхах». Часто саме такі ділові зустрічі (особливо зовнішні) вимагають особливої підготовки і проводяться у відповідній діловій обстановці.
Зрозуміло, наведена типологія ділових зустрічей в залежності від їх цілей не є абсолютною і вичерпної. На практиці в більшості випадків перед учасниками переговорів ставиться відразу кілька цілей, що дозволяє зробити таку зустріч більш продуктивної і заощадити час.
Планування ділової зустрічі
Проведення будь-якої ділової зустрічі - звичайно, якщо ви не хочете, щоб її результати стали для вас сюрпризом, - вимагає ретельної підготовки. Коли учасники не цілком собі уявляють, чого від них, власне, чекають і які ролі їм в даному випадку відведені, зустріч ризикує «провалитися». Тому незалежно від того, чи є ви організатором зустрічі або запрошеною стороною, необхідно враховувати наступні аспекти:
- Мета ділової зустрічі: яких результатів ви хочете добитися?
- Учасники: хто буде присутній на зустрічі і чому?
- Порядок: що планується обговорити і які рішення планується прийняти за результатами зустрічі?
- Документи: які документи і матеріали необхідно взяти з собою на зустріч?
- Місце проведення: де буде проходити зустріч? Місце проведення часто є ключовим чинником, що визначає загальну атмосферу переговорів. Якщо зустріч буде проходити в ресторані, то після закінчення деякого часу атмосфера неминуче стане менш формальною і більш невимушеній, ніж, наприклад, в переговорній кімнаті.
Значною мірою успішність і ефективність ділової зустрічі залежить, безумовно, від її організатора. Будь то офіційні переговори або неформальна бесіда, їх результати визначаються не тільки вибором учасників, а й тим, наскільки ретельно була проведена підготовча робота - часто досить копітка і скрупульозна. Однак маючи уявлення про ключові методах і факторах такої підготовки, можна істотно спростити собі цю задачу.
Попередня підготовка до ділової зустрічі
Якщо ви є ініціатором ділової зустрічі, ви повинні чітко сформулювати для себе її мети. Наступним кроком є розробка порядку заходи, яка є одним з ключових аспектів подготовітельног про етапу. У деяких випадках при її розробці має сенс поцікавитися думкою інших учасників і організаторів зустрічі, якщо такі є. Складіть список учасників зустрічі і виберіть дату і час її проведення. При цьому передбачте достатній запас часу (в ідеалі один-два тижні) для врегулювання всіх поточних питань і тих питань, з якими вам, можливо, ще доведеться зіткнутися в ході підготовки. Якщо планованої вами зустрічі передувала ще одна, можливо, буде корисним переглянути її результати, щоб виділити ті питання, які не були розглянуті належним чином, і включити їх до порядку. На наступній зустрічі до цих питань слід звернутися в самому її початку.
Місце проведення і логістика ділової зустрічі
Логістика ділової зустрічі - це ще один ключовий аспект її організації. Під логістикою розуміється місце проведення, фізичні розміри приміщення, його достатня вентиляція (особливо якщо передбачається велика кількість учасників або захід планує бути досить тривалим), освітленість (особливо якщо доведеться працювати з документами, роздатковим матеріалом і т.д.), наявність туалетних кімнат, наявність необхідного обладнання, канцелярського приладдя і засобів візуального супроводу. Найчастіше ділові зустрічі проводяться в конференц-залах. Але незалежно від кількості присутніх місця повинно бути достатньо для всіх. Тому якщо конференц-зал в вашому офісі не підходить для того, щоб з комфортом розмістити всіх учасників, ймовірно, варто розглянути можливість проведення зустрічі за межами офісу. Необхідно також передбачити достатню кількість столів і стільців. І вже абсолютно неприпустимо просити присутніх самостійно забезпечити себе стільцями, якщо з якоїсь причини їх не всім вистачило.
Якщо в ході переговорів може знадобитися будь-яке додаткове обладнання (мікрофон, навушники, проектор для презентації і т.д.), передбачте його наявність, налаштуйте і перевірте справність до початку заходу.
Незручні стільці, недостатнє освітлення і вентиляція, погане візуальний супровід, не настроєних обладнання - все це фактори, здатні звести нанівець навіть саму дружню і спокійну атмосферу.
Фінальна підготовка перед діловою зустріччю
Після того, як порядок остаточно сформульована і узгоджена, слід розіслати її разом з офіційним запрошенням всім передбачуваним учасникам (за кілька днів до самої зустрічі). Безпосередньо в день проведення зустрічі необхідно ще раз завчасно переконатися в тому, що на місці її проведення всі підготовлено і налаштоване належним чином. Якщо передбачається використовувати будь-які роздавальні матеріали, то їх слід виготовити в достатній кількості копій по числу учасників. Слід також переконатися в тому, що секретар (або протоколіст), якщо, звичайно, планується його присутність, має в своєму розпорядженні достатню кількість необхідних канцелярського приладдя (ручки, журнал для запису і т.д.).
Що прирікає ділові зустрічі на провал
Ймовірно, одним з ключових організаційних чинників, які прирікають ділову зустріч на провал, є недостатність участі. Якщо люди не приймають живого участі (хоча б в якості активних слухачів), така зустріч приречена на провал. До інших організаційних чинників-пастка м відносяться:
- Проведення зустрічі без необхідності. Якщо зустріч організована без дійсної на те необхідності, у присутніх неминуче складеться відчуття марної трати часу, брати активної участі в обговоренні вони не будуть, і, швидше за все, просто ігноруватимуть говорить і переключаться на обдумування якихось більш насущних питань
- Неясна мета ділової зустрічі. Якщо мета зустрічі завчасно чітко не визначена, у її учасників не буде можливості належним чином до неї підготуватися, і навряд чи така зустріч дасть якісь відчутні результати.
- Погано підготовлена ділова зустріч. Якщо повістка зустрічі не позначена досить чітко і детально, то, швидше за все, сама зустріч займе більше часу і дасть менш відчутні результати в порівнянні з добре підготовленою.
- Чи не ті люди. Якщо на зустрічі присутні не ті люди, на яких ви розраховували, то, найімовірніше, результат такої зустрічі буде «нульовим». Якщо ви розраховуєте на зустріч з віце-президентом компанії, а в підсумку перед вами постає четвертий помічник його третього заступника, ви навряд чи отримаєте відповіді на ваші запитання.
- Місце проведення. Місце проведення ділової зустрічі грає дуже важливу роль. Швидше за все, ви не станете запрошувати президента компанії на діловий обід в «Му-Му», правда?
Крім факторів організаційного характеру, вам - не залежно від того, берете участь ви в діловій зустрічі в якості її організатора або запрошеної сторони - слід врахувати і деякі інші моменти, які відносяться, скоріше, до області ділового етикету, але також відіграють важливу роль у формуванні загального враження у ваших співрозмовників про вас, як про ділового партнера. Звичайно, ситуації бувають різні, і форс-мажор на те і форс-мажор, щоб бути несподіванкою і вносити свої корективи, але все ж: