Фото: Олексій Таранін
Все більше компаній бере на озброєння методи управління гнучкими проектними командами, які дозволяють в стислі терміни виводити на ринок продукти більш високої якості. Але ці методи можуть зробити більш продуктивною і особисте життя людини. Ось що про це в інтерв'ю HBR розповів Френк Сосьер, коуч компанії FreeStanding Agility.
- Що спонукало вас використовувати професійні рішення у себе вдома?
- Більша частина моєї роботи - це коучинг різних команд з метою підвищення їх ефективності та самоорганізації. Ми з дружиною якось розговорилися на цю тему і прийшли до висновку, що наша сім'я - теж свого роду команда з п'яти чоловік і нам можуть стати в нагоді схожі підходи.
- Які конкретні продуктивні практики ви впровадили в свою сім'ю?
- По-перше, дошки для візуального планування. Я використовую дошку для візуального планування Personal Kanban для регулювання і поєднання професійних та особистих планів. Вона допомагає нічого не упустити і зосереджуватися на потрібної задачі в потрібний час.
Стіна прищеплює звичку вести себе певним чином - наприклад, в той момент, коли якісь справи візуально застрягли в колонці «зробити». Для домашніх справ це теж цілком підходить. Ми використовуємо колонки «зробити», «робиться» і «зроблено», а також різні дні тижня. В ідеалі нам би хотілося, щоб листок, наклеєний в певному місці, перекочував в інше протягом дня, це ми називаємо «динамікою». Це дозволяє побачити просування своїми очима, а також зауважити і зворотне, якщо щось безнадійно застрягло.
Моїм дітям подобається брати листки для нагадувань і наклеювати їх на дошку. Наприклад, вони можуть вклеїти листок зі словом «боулінг» в колонку, присвячену вихідним. Все це допомагає нам прислухатися до нових ідей, домовлятися і поступатися один одному.
По-друге, дошку можна використовувати для сімейних зборів. Коли в роботі з професійними командами ми використовуємо Scrum, найчастіше ми вибираємо цикл довжиною в 2-3 тижні з ретроспективними зборами, які дозволяють тримати все під контролем. Наші сімейні зібрання схожі на такі зустрічі, де ми обговорюємо найважливіші моменти, над якими потрібно попрацювати. Ми проводимо сімейну раду кожен другий вихідний. Увійшло в звичай, що веде збори наш семирічна дитина, це допомагає йому розвивати навички комунікації.
Щоденна звіряння годинників. Ми намагаємося як мінімум кілька разів протягом дня робити реєстраційні позначки на дошці. Ми намагаємося разом вечеряти і під час вечері запитуємо один одного про те, як пройшов день, що нам сподобалося, які помилки ми зробили і т. Д. Друга звіряння годинників відбувається, коли діти покладені в ліжко, ми з дружиною йдемо на кухню і обговорюємо справи минулого дня і очікування від майбутнього.
Щотижневе планування. Щочетверга після того, як діти заснуть, ми з дружиною на кухні обговорюємо плани на вихідні і розклад на наступний тиждень, а також те, що потрібно зробити, щоб всі наші плани зістикувалися один з одним.
Робочий стіл на комп'ютері. Нещодавно я вирішив поекспериментувати з робочим столом свого комп'ютера і розділив всі папки і ярлики на п'ять груп: «прочитати», «читаю», «використовувати», «навести довідки», «зберегти». У центрі робочого столу знаходиться «кошик». У міру роботи я перемістити іконки до відповідних розділів. Мені хотілося б зрозуміти, чи стану я встигати більше, якщо організую папки і закладки в тому порядку, в якому я збираюся з ними взаємодіяти. Це експеримент, але він вже починає приносити плоди.
Плюс / Дельта. В кінці насиченого робочого дня я використовую метод швидкого зворотного зв'язку, який називається «Плюс / Дельта». Я беру аркуш паперу і ділю його на дві частини. У верхній частині лівої колонки я малюю знак «Плюс». У правій я малюю знак «Дельта», який позначає зміни. У колонці «Плюс» записую все, що у мене вийшло добре. У колонці «Дельта» фіксую те, що б я хотів зробити по-іншому. Це прекрасний спосіб вчитися на помилках і розставляти всі крапки над i.
Таблиця витрат. Приблизно раз в квартал ми з дружиною записуємо всі потенційні витрати, щоб мати уявлення про майбутнє. Це може бути що завгодно: від нових шин для автомобіля і планів на відпустку до нового взуття для дітей. Ми заносимо все це на листок паперу в коло, розділену на чотири частини: висока важливість, низька важливість, висока вартість, низька вартість. Це допомагає нам досягти взаєморозуміння з приводу того, які витрати на нас чекають для досягнення поставлених цілей.
Як керівникам стимулювати креативність співробітників
- Інструментів дуже багато. Скільки ж часу все це займає?
- У реальному житті на все це йде трохи часу. Необов'язково робити все відразу, процес задуманий як поступовий. Щодня я дивлюся, що намічено на моїй візуальної дошці на цей день, і приймаю остаточне рішення про те, що насправді потрібно зробити (на це йде п'ять хвилин). Це схоже на щоденні ситуації професійних робочих колективів, коли в кінці ітерації, або так званого спринту, команда повинна за короткий час розібратися зі справами. Набагато більше часу займає обдумування справ, якими ви поки не можете зайнятися. Коли ви знаєте, що що не потрапило на дошку справа не буде зроблено на цьому тижні, це примушує розставляти пріоритети.
- Наскільки важко було зацікавити членів сім'ї у використанні цих практик?
- Трохи ниття і стогонів довелося вислухати, і вони бувають досі, але це в порядку речей. Ми намагаємося навчити дітей тому, що в сім'ї все добре тільки тоді, коли ми всі робимо свій внесок і готові до співпраці. Безумовно, дітей дуже надихає, коли вони відчувають, що рішення не просто спускаються зверху. До того ж вони набувають важливі звички і навички самоорганізації.
На сімейному зборах
Ми перевіряємо свій емоційний стан (у нестямі, сумую, радий, боюся). Це важливо усвідомити на початку зустрічі. Сенс в тому, щоб люди повністю занурювалися в обговорювані питання на зборах. Якщо щось заважає їм, вони повинні мати можливість сказати про це.
Кожному дається можливість відзначити щось гарне, що вони дізналися про своїх домашніх. Це допомагає зміцнити позитивний настрій.
Далі слід секція, присвячена доручень по дому. Тут ми всі можемо вибрати завдання, які потрібно зробити протягом тижня, а потім відзвітувати про їх виконання.
І є список пунктів, які ми повинні обговорити всією сім'єю (наприклад, завдання, не зроблені з минулого зборів, шкільні проекти дітей, пріоритети на наступний тиждень і т. Д.).
- Деякі з ваших методик зовсім не вимагають складного технічного обладнання. А що відбувається, коли ви далеко від стіни з дошкою? Чи є настільки ж дієві електронні інструменти?
- Я люблю прості методи без участі технологій, тому що придбати хорошу звичку набагато важливіше, ніж навчитися користуватися інструментом. Зрозуміло, є маса цифрових способів робити все те ж саме - наприклад, користуватися додатками. Але я помітив, що при використанні подібних програм багато хороших ідей залишаються без руху, а проста дія по перенесенню листка з графи в графу надає всьому справі якусь особливу динаміку. Також я виявив, що члени команди більш активно спілкуються, якщо вони зібралися навколо реальної фізичної дошки.
- Як змінилося ваше сімейне життя завдяки використанню цих методів?
- Те, що ми побачили все своє життя, розкладену по поличках в одному місці, принесло одразу велику користь. Перед нами з'явився величезний список того, що нам доводиться робити кожен день, - всі ці завдання, які лежать на нас як на подружжя і батьків. Ми зрозуміли, чому так часто перевантажені. І це спонукало нас вирішити, що для нас справді є, і вірно розставити пріоритети.
Також нам стало легше знаходити взаєморозуміння з близькими з питань розкладу, координувати повсякденні справи всіх членів сім'ї і майбутні плани. Тепер непоміченим залишається дуже небагато.
Як пояснити начальнику, що ви перевантажені роботою?
- Чи дає система збої?
- Маленьким дітям нелегко зосередитися на сімейних зборах. Ми стежимо, щоб вони тривали не довше 15 хвилин, а також пригощаємо хлопців ласощами, покриваємо стіл білим папером і даємо їм маркери. В кінці кожного зборів ми намагаємося пограти або зайнятися чимось цікавим. Крім того, ми дозволяємо п'ятирічній дитині йти раніше за інших, коли він сильно втомлюється.
- Підвищили ці заходи вашу продуктивність на роботі?
- Вони точно допомогли мені в робочі години зосередитися на найважливішому. Нас постійно переслідують всякі відволікаючі моменти, які все здаються найважливішими, але найчастіше це неправда. Тому нам потрібно з розумом вирішувати, коли все-таки відволіктися, а коли не варто цього робити. Ми повинні усвідомлювати, що для нас дійсно важливо - як вдома, так і на роботі.