вступ
GTD (Getting Things Done) називають методику дозволяє впорядкувати свої справи. Метод допомагає планувати завдання і не забувати їх виконувати.
Я не люблю догми і використовую Things не по канонам GTD. Для мене так ефективніше.
Отже, основна організаційна одиниця - це «завдання» .Під завданням може матися на увазі що завгодно. Наприклад, я записую цікаві думки у вигляді окремих завдань.
Якщо говорити про завдання, то з перших хвилин використання важливо виробити для себе залізне правило - всі завдання заносити в Things. Якщо цього не робити, то толку використовувати Things не буде. Адже головний девіз GTD звільнити голову від запам'ятовування не потрібною інформацією. Навіщо тримати в голові плани на тиждень або місяць вперед, якщо для цього зробили Things.
У мене завдань у вхідних мало. Створюю завдання в Things і відразу перемістити в потрібну область (фокус). Це теж суперечить GTD, але мені наплювати. 🙂
Всі завдання розділені на фокуси. Це області видимості завдань за часовими рамками. Вони трохи умовні і кожен вільний вибирати їх призначення, ймовірно, крім «Сегодня» і «Плани».
- Сьогодні (Today)
Сюди поміщаються тільки ті завдання, які запланував на поточний день, або автоматично потрапили за планом. Якщо після закінчення дня завдання не виконується, то її слід перенести в «Наступні» або «Потім». Я ніколи не залишаю завдання на наступний день в фокусі «Сегодня», якщо не впевнений що обов'язково її зроблю. - Наступні (Next)
Завдання на найближчий тиждень. Щовечора або ранок я переглядаю завдання і переношу в фокус «Сегодня». Так само сюди потрапляють заплановані завдання. - Плани (Scheduled)
Заплановані на певний день завдання. Можливо планувати на певний день, можна повторювати завдання через певні інтервали (більш докладно розповім пізніше). - Потім (Someday)
Інші завдання, які не мають певних часових рамок. Це може бути і місяць, і півроку. Зазвичай переглядаю на початку чергового тижня і переношу в фокус «Наступні», або відразу в «Сегодня». - Проекти (Projects)
Ця область не відноситься до тимчасових рамок. «Проекти» дозволяють групувати завдання. Проект - це завдання, яке не можна виконати за один крок.
Ось так виглядає проект цієї статті, дуже зручно відстежувати послідовність виконання і що вже виконано. Якщо виконаних завдань занадто багато і це заважає сприйняттю, то можна натиснути на кнопку «Перенести в журнал завершення». Я взагалі не видаляю виконання завдання, а переміщати їх в журнал.
планування завдань
«Проекти» це списки або групи завдань. Іноді виникає необхідність розбити велику задачу на більш дрібні і виконувати послідовно або паралельно. У Things немає жорстких обмежень, як в OnmiFocus, на вибір послідовності виконання завдань. Використовую проекти для великих завдань або покупок. Припустимо потрібно купити запчастини для автомобіля на чергове ТО, я створюю проект «Запчастини на ТО» і заношу кожну позицію як окреме завдання. Я не використовую Things для масових закупівель, зазвичай не більше 5-7 позицій. Для масових і регулярних покупок можна використовувати Evernote, або спеціалізований додаток.
Тегів може бути як завгодно багато, але я б не радив створити їх більше двох десятків, забудете який і в якому випадку призначати. Можна робити вкладені списки тегів.
У мене кілька типів тегів. Перший це дії. Наприклад, «Платежі», «Знайти / купити». Другий, для позначення предметної області завдання, як «Книга», «Робота», «Автомобіль» і т.д. Ще можна позначати важливість, пріоритет і що завгодно. Тут повна свобода для фантазії.
Перевантажувати тегами завдання не варто. Важко буде сприймати.
Області (Area)
Області це глобальний контекст завдань. Великі області, на які розділяться всі ваші завдання У мене це «Робота», «Домашні справи», «Pets projects», «Хобі», «Здоров'я». Можна задати теги, які будуть присвоєні всім завданням області. Можна обійтися без цієї сутності.
Сам неактивно використовую, частіше заміняю тегами. Поки я не зовсім зрозумів як мені зручніше використовувати області.
Фільтри за тегами
Ще одна зручна штука, можна фільтрувати завдання за тегами. Так виглядають все найближчі завдання відфільтровані по тегу «@», їм я позначаю теги областей завдань по роботі або домашні справи.
У журнал потрапляють всі виконані завдання і проекти. Виконані завдання можна видаляти. Я нічого не видаляю.