Наказ по особовому складу це
- прийом на роботу;
- переклад на іншу роботу;
- звільнення;
- надання відпусток;
- відрядження;
- зміна прізвища;
- заохочення;
- стягнення.
Наказ по особовому складу є основним документом будь-який кадрової служби. Випадки необхідності його видання передбачені КЗпП РФ, і саме наказ є документом, на основі якого ведуться облікові форми, особові рахунки, особисті справи, трудові книжки і ряд інших документів.
Накази можуть оформлятися в текстовій або табличній формі. У першому випадку вимоги до оформлення наказу закріплені в державному стандарті на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації, у другому - в уніфікованої системи первинної облікової документації.
Зображення Державного герба Російської Федерації поміщають на бланках документів відповідно до Положення про Державний герб Російської Федерації. Зображення герба суб'єкта Російської Федерації поміщають на бланках відповідно до правовими актами суб'єктів Російської Федерації. Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування) поміщають на бланках організації відповідно до статуту (положення про організацію).
Коди. Код організації проставляють за ЄДРПОУ підприємств і організацій (ЄДРПОУ) або ЄДРПОУ органів державної влади і управління (ОКОГУ). Код форми документа проставляють за ЄДРПОУ управлінської документації (ОКУД). Коди служать для прискорення передачі документованої інформації по каналах електронного зв'язку та скорочення кількості можливих помилок, що виникають при передачі даних.
Приклад бланка наказу з поздовжнім розташуванням реквізитів:
ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО
Таким чином, бланк для наказів по особовому складу не має ніяких відмінностей від бланків наказів по основній діяльності. Відмінності цих двох різновидів одного і того ж документа проявляються в застосуванні, складанні і оформленні.
Заголовок до тексту наказу формулюється відповідно до виду наказу. Наприклад, наказ про що? - "Про прийом на роботу", "Про переведення на іншу роботу", "Про відрядження". Якщо наказ індивідуальний, до цього заголовку додають прізвище прийнятого працівника.
Текст. У практиці роботи кадрових служб накази по особовому складу за структурою тексту поділяють на прості і складні. Простий наказ оформляє одне розпорядча дія, наприклад прийом на роботу або відрядження. Якщо наказ оформляється на кожного працівника окремо, то такі накази вважають індивідуальними. Якщо наказ стосується кількох працівників, то такі накази називають зведеними (наприклад, декількох працівників приймають по одному з наказом - його текст містить стільки пунктів, скільки людина оформляють на роботу).
Текст наказу не має преамбули, його слід починати зі слів, що позначають розпорядча дія: ПРИЗНАЧИТИ, ВЗЯТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ і ін.
Директор заводу Особистий підпис В.Т. Романов
Заступник генерального директора з кадрів Особистий підпис Т.М. Ларін
Візи. Накази по особовому складу, як правило, візують керівник структурного підрозділу, в якому працює даний працівник, головний бухгалтер, юрисконсульт (при його наявності). На наказі обов'язкова віза інспектора або керівника кадрової служби. Однак склад осіб, що візують накази по особовому складу, в різних організаціях має істотні відмінності як за кількістю візують, так і по їх складу. Тому правила візування наказів по особовому складу в конкретній організації повинні бути визначені кадровою службою та керівництвом організації і закріплені в інструкції про роботу з кадровими документами. Віза проставляється в нижній частині на зворотному боці останнього аркуша оригіналу наказу. Оформлення візи має складатися з підпису особи, що візує документ, його посади, розшифровки підпису (т. Е. Вказівки ініціалів і прізвища), дати візування.
Віза ознайомлення. Наказ набирає чинності з моменту підписання і оголошується працівникові під розписку. Віза ознайомлення розташовується нижче посилання на документ - підстава видання наказу і складається зі слів "З наказом ознайомлений", особистого підпису працівника і дати ознайомлення.
Сидоров Сидоров Микола Миколайович
451-23-78 451-23-78
Індекс. У бланку наказу передбачено місце для реєстраційного індексу. Цей реквізит необхідний для обліку документів, але, крім того, він є одним з індексів, які надають документа юридичну силу, т. Е. Роблять документ безперечним з точки зору його офіційності.
Індекс розпорядчих документів, як правило, складається з порядкового номера, що присвоюється документу в межах року. Так як накази по особовому складу видаються, реєструються і зберігаються окремо від наказів по основний діяльності, до порядкового номера зазвичай додають буквений індекс "ЛЗ" (особовий склад) або "К" (кадри). Ряд кадрових служб з індексом "ЛС" реєструють накази довготривалих термінів зберігання, з індексом "К" - короткочасних термінів.
Формування системи індексації документів є досить індивідуальної процедурою і визначається правилами реєстрації документів, прийнятих в тій чи іншій організації, і залежить, перш за все, від кількості виданих наказів. У великих організаціях, де кількість персоналу обчислюється в тисячах, і, відповідно, кількість кадрових наказів також дуже значним, кожен вид кадрового наказу буде створюватися і реєструватися в окремих структурних підрозділах кадрової служби, доцільна розробка системи індексів, що дозволяють відрізняти кожну різновид наказу. Наприклад, "П" - накази про прийом на роботу, або "ПР" - накази про прийом на роботу робітників, "ПС" - про прийом фахівців (ІТП); "К" - відрядження, "КВ" - внутрішні відрядження і т. Д. У будь-якому випадку використання різних індексів система індексації повинна бути закріплена в інструкції і діловодстві кадрової служби.
Відповідно до КЗпП РФ накази (розпорядження) про прийом на роботу складаються і в випадках, коли прийом на роботу проводиться за трудовим договором (контрактом).
У тексті наказу про прийом на роботу, складеного в текстовій формі, зазначаються розпорядча дія "ПРИЙНЯТИ", "ПРИЗНАЧИТИ" (за контрактом, на посаду), прізвище, ім'я, по батькові, посаду працівника, найменування структурного підрозділу, до якого він призначається на роботу , дата початку роботи, вид прийому (постійна робота, тимчасова, за сумісництвом, на неповний робочий день і ін.), умови прийому (з випробувальним терміном або без нього), умови оплати праці.
Оригінал наказу зберігається в кадровій службі, копія передається в бухгалтерію для оформлення особового рахунку та нарахування зарплати. У практиці роботи деяких кадрових служб прийнято створювати кілька копій наказу для передачі в структурні підрозділи, на табельний ділянку і ін. При веденні на працівника особової справи кількість копій збільшується - одна з них підшивається в особову дело.В галузях економіки документування прийому на роботу всіх працівників , за винятком призначаються вищестоящим органом управління, оформляється наказом (розпорядженням) про прийом на роботу - типовий уніфікованої формою Т-1. Форма Т-1 заповнюється і візується працівником кадрової служби, відповідальним за прийом. Начальник (майстер) структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому, вказуючи на зворотному боці форми, в якості кого може бути прийнятий на роботу наймають, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального срока.На зворотному боці форми проставляються результати переговорів, медичного огляду , відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму, а також відмітка про згоду працівника з умовами роботи.
Якщо працівнику встановлюють тарифну ставку, оклад, то форма Т-1 візується в відділі праці та зарплати або іншої відповідної службі організації, яка підтверджує вакантну посаду і встановлюється оклад. Форму Т-1 підписує керівник організації, і вона оголошується працівникові під розписку.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу створюється в одному примірнику.
На основі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форма Т-1) працівник кадрової служби робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, заповнює облікову форму Т-2, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок.
Переклад на іншу роботу
Підставою для переведення можуть бути особиста заява або подання про переведення.
У дозволених законом випадках, наприклад при виробничій необхідності, згоди працівника не потрібно. При цьому підставою для переведення є доповідні записки керівників структурних підрозділів, накази по основній діяльності, акти або інші документи, що фіксують причини тимчасової перестановки кадрів у зв'язку з виробничою ситуацією. Документом, які обгрунтовують необхідність перекладу, може бути і подання керівника структурного підрозділу (цеху, відділу та ін.) Про переведення.
Наказ про переведення на іншу роботу в текстовій формі оформляється на бланку організації відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-97.
Текст наказу не має преамбули, його слід починати зі слів, що позначають розпорядча дія: "ПЕРЕКАЗАТИ". Потім вказуються прізвище, ім'я, по батькові, посаду працівника, найменування структурного підрозділу, до якого працівник переводиться, дата початку роботи, умови оплати праці.
У наказі про переведення відзначають вид і мотив перекладу, термін і умови роботи (наприклад, зміщення на нижчу посаду в якості дисциплінарного стягнення).
У галузях економіки документування переведення на іншу роботу здійснюється застосуванням форми Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу". Форма Т-5 заповнюється працівником відділу кадрів в одному примірнику, її візують начальники структурних підрозділів колишнього і нового місця роботи, підписує керівник організації. На звороті робляться відмітки про нездані майново-матеріальних і інших цінностях, що значаться за працівником на попередньому місці роботи.
На основі наказу про переведення працівник відділу кадрів робить відмітки в особовій картці Т-2, трудовій книжці та інших документах.
Відповідно до КЗпП РФ працівники мають право на щорічну чергову відпустку, на позачергові відпустки, на відпустки по тимчасовій непрацездатності та ін. Крім того, в ряді галузей економіки діють положення про додаткові відпустки (наприклад, працівникам, зайнятим на роботах зі шкідливими умовами праці) , такі ж відпустки можуть бути передбачені колективними договорами, положенням про персонал.
Підставою для надання працівнику чергової відпустки може служити його особиста заява або графік відпусток, все інші види відпустки надаються на підставі особистої заяви. Форми заяви та графіка відпусток уніфіковані в УСОРД.
Текст наказу про надання відпустки починається словом "НАДАТИ", потім з нового рядка вказують прізвище, ім'я, по батькові, посаду та структурний підрозділ, в якому працює співробітник, загальне число робочих днів, протягом яких працівник перебуває у відпустці, дати виходу у відпустку і повернення на роботу, за який період надається відпустка і його умови (зі збереженням або без збереження змісту), вид відпустки. Підставою для видання наказу про надання відпустки є заява, пояснювальна або доповідна записка, довідка, графік відпусток.
У галузях економіки документування процедури надання відпустки оформляється із застосуванням типової форми Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки" .Форма Т-6 заповнюється в двох примірниках. При наданні працівнику відпустки без оплати поруч із зазначенням про кількість днів відпустки зазначається "без оплати". У розділі "Нараховано" в графі 1 в порожніх рядках вказуються місяці, за якими нараховано заробітну плату. Один екземпляр форми Т-6 залишається в кадровій службі, другий передається в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати, що належить за відпустку. Форма Т-6 підписується начальником (майстром) структурного підрозділу і керівником організації.
На підставі наказу про відпустку працівники кадрової служби вносять відмітки про відпустку в форму Т-2.
Наказ створюється не менше ніж у двох примірниках. Перший залишається на зберіганні в кадровій службі, другий передається в бухгалтерію для розрахунку оплати витрат на відрядження. На основі наказу працівнику оформляється посвідчення про відрядження.
Заохочення і дисциплінарні стягнення
Підставами для видання подібних наказів служать уявлення, доповідні і пояснювальні записки, акти, рішення профспілкових органів, ради трудового колективу. Такі накази доводяться до відома колективу, накази про заохочення заносяться до трудової книжки працівника.
Складання наказів про заохочення і стягнення має суттєві відмінності від інших наказів по особовому складу. Текст таких наказів починається з преамбули (вступної частини), де викладаються причини видання наказу. Наприклад, наказ про заохочення може бути виданий у зв'язку з нагородженням орденами і медалями, присвоєнням почесних звань, за виконання особливо важливих завдань, в зв'язку з ювілеєм і т. Д.
Наказ про дисциплінарне стягнення видається в зв'язку з посадовими провинами, порушеннями трудової дісціпліни.Преамбула відділяється від основного тексту словом "НАКАЗУЮ", яке друкується з нової строкі.Текст наказу про заохочення або дисциплінарне стягнення повинен містити зазначення виду заохочення або стягнення. Текст може складатися з декількох пунктів.
1. Богданову Миколі Костянтиновичу оголосити подяку із занесенням в особову дело.2. Нагородити Богданова Миколи Костянтиновича цінним подарунком і виплатити грошову премію в розмірі двох посадових окладів.
При складанні наказу про стягнення його вид визначає керівник, який прийняв рішення в зв'язку з проступком працівника. Однак працівники кадрової служби повинні попередньо зажадати від працівника пояснювальну записку. До того ж в таких наказах надзвичайно важливу роль відіграє дата видання наказу, так як відповідно до КЗпП РФ дисциплінарне стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення.
Зміна прізвища, імен, по батькові реєструється органами загсу з видачею громадянам документів, що підтверджують ці зміни. В організаціях кадрова служба оформляє такі зміни виданням наказу. Підставою для наказу можуть бути особисті заяви і копії документів загсу. У тексті наказу вказується стара і нова прізвище (ім'я, по батькові), вказується причина зміни.
Текст наказу про звільнення починається словом "ЗВІЛЬНИТИ", потім вказуються прізвище, ім'я, по батькові, посаду та структурний підрозділ, де працював работнік.В наказі про звільнення обов'язково вказуються причини звільнення (за особистим бажанням, у зв'язку з переходом на іншу роботу, по скороченню штатів), а також номер статті КЗпП РФ і дата. Оформлення дати в наказі про звільнення надзвичайно важливо, тому що день звільнення є останнім днем роботи.
У галузях економіки звільнення працівників документують із застосуванням форми Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)". Форма заповнюється працівником кадрової служби на всіх звільнених, за винятком звільнених вищестоящими органами. Перший примірник форми залишається на зберіганні у відділі кадрів, другий - передається в бухгалтерію, яка проводить розрахунок з працівником.
Форму підписують начальник (майстер) структурного підрозділу і керівник організації.
Після видання наказу про звільнення або форми Т-8 працівник кадрової служби робить позначки в формі Т-2 і трудовій книжці якого звільняють.