Будь-який проект наказів по особовому складу містить і наказ про призначення на посаду (зразок). На основі цього документа визначається службове становище працівників даної організації, вносяться відповідні записи в облікові документи працівників. Наказ про призначення на посаду складає кадровий співробітник організації. Підставою до оформлення цього документа служить рапорт керівника підприємства або структурного підрозділу.
Даний документ не має уніфікованої форми, тому для його складання підійде практично будь-який зразок наказу про призначення на посаду. Проте, існує цілий ряд позицій, які в обов'язковому порядку мають бути присутніми в документі.
Отже, бланк наказу про призначення на посаду, який, до слова, має розробити керівник організації, повинні міститися такі графи:
1. Шапка. У ній вказується повне або скорочене найменування організації, номер і дата наказу.
2. Текст наказу. Тут повинні бути присутніми прізвище, ім'я та по батькові співробітника, який призначається на посаду, сама посада, дати вступу та звільнення з неї співробітника. При цьому найменування посади слід вказати точно так же, як і в штатному розкладі: повністю і без скорочень. Наказ про призначення на посаду в своїй текстової частини повинен містити інформацію про те, що всі положення, зокрема термін і умови роботи і оплати відповідають положенням трудового договору.
3. Підписи сторін. Складений наказ візується керівником організації і співробітником, на якого він був оформлений. Підпис керівника засвідчується печаткою підприємства. В обов'язковому порядку вказується і дата, коли ці підписи були поставлені. Приступити до роботи працівник може тільки після того, як наказ буде йому оголошено під розписку.
Будь-які зміни або скасування даного документа може вносити тільки керівник організації, а також особа, яка підписала цей наказ. Як, власне, і будь-які інші накази по особовому складу підприємства.
Однак цим оформлення співробітника на посаді не завершується. Отримавши виписку з наказу про призначення на посаду, кадровий працівник організації зобов'язаний оформити ще один наказ - за формою № Т-1. яким встановлюється зароблена плата і різні надбавки співробітника, дата його вступу на посаду і та термін закінчення трудового договору. Тільки на підставі цих документів фінансовий відділ може відкрити особовий рахунок для зарахування заробітної плати працівнику, перерахунку в наслідок зміни посади та повний розрахунок в разі звільнення. Крім того, кадровик зобов'язаний завести і заповнити особисту картку співробітника за уніфікованою формою № Т-2 і внести відповідний запис у трудовій книжці.
Таким чином, наказ про призначення на посаду (зразок) - не єдиний, хоч і один з ключових документів, що видаються при оформленні нового співробітника підприємства.