Що таке електронна бібліотека?
Система електронного документообігу - вельми корисний для організацій програмний продукт, який дозволяє вирішити багато завдань, зокрема, організувати діловодство організації, планувати різні внутрішні заходи, сповіщати та інформувати співробітників про що-небудь, але головним є те, що електронна система документообігу дозволяє визначати технологію проходження внутрішніх документів в організації. Проте, будь-яку електронну систему документообігу важко назвати бібліотекою, хоча багато документів і можуть зберігатися в системі і використовуватися співробітниками. В електронній системі документообігу немає місця зайвим документом. Будь ЗАЙВА документ заважає спільній документообігу банку, так як документообіг - це технологія, свого роду - конвеєр, де основне завдання полягає в забезпеченні щоденної якісної і професійної роботи банку, що в свою чергу означет виключення всього, що може перешкодити або відволікти від ГОЛОВНОГО - від ПОТОЧНОГО РОБОТИ.
А ось електронна бібліотека - це інше. У бібліотеці, навпаки, будь-який документ або матеріал, будь-яка інформація не може бути зайвою. Завдання організації гарної бібліотеки якраз і полягає в тому, щоб МАКСИМАЛЬНО розширити обсяг інформації. Бібліотека вимагає максимального впорядкування всієї існуючої інформації, щоб при необхідності швидко і зручно можна було цією інформацією скористатися. Бібліотека - це і актуальні документи, і проекти документів, і статті з газет-журналів, і наукова література, і різного роду довідкова інформація, і матеріали семінарів, і курсові та дипломні роботи та багато іншого. Головна мета бібліотеки - расшірятьколічество (обсяг) інформації настільки, наскільки це можливо.
Наведемо вам найбільш популярні приклади використання електронної бібліотеки, а Ви вирішите, наскільки це необхідно і корисно.
Давайте розглянемо дуже поширену ситуацію, коли Ви отримали від своїх колег з інших банків кілька варіантів необхідного для Вас документа. Припустимо це варіант кредитного договору з клієнтом-нерезидентом - юридичною особою під заставу валютних цінностей. Познайомившись з усіма варіантами і взявши все найкраще, на Ваш погляд, Ви складете свій варіант договору. На цьому все. На цьому варіанти для Вас вже втрачають цінність і більше не потрібні. Ви про них забуваєте. Ось це і є зневага до чужої праці, до інформації, володарем якої Ви стали. Адже всі ці варіанти договорів можуть принести ще багато користі іншим працівникам Вашого банку, тому що в своїй більшості кожен з цих документів відображає певну технологію, відображає ті чи інші нюанси відповідної теми, джерело думок фахівців, деякі з яких Ви цілком могли не помітити і / або не оцінити по достоїнству. Зверніть увагу на те, скільком працівникам Вашого банку може виявитися цікавим цікавий варіант вашого кредитного договору. По-перше, будь-якого кредітніку - будь-кому, від "малого до великого". А скільки їх у вас в банку? Юристам, тому що всі кредитні договори проходять юридичну експертизу і юристи, як ви знаєте, звертають увагу зовсім не на ті питання, на які звертають увагу самі фахівці кредитних підрозділів. Цікавий варіант кредитного договору в ряді випадків може бути корисним для фахівців внутрішнього контролю та фахівців з протидії легалізації доходів, а також керівникам додаткових офісів і філій, тому що вони зацікавлені в залученні клієнтів і будь-яка вдала думка в розширенні послуг або підвищення якості, що випливає з договору , зовсім не зашкодить даними посадовим особам. І, звичайно, кредитний договір з нерезидентом може напевно може бути цікавий фахівця із зовнішньоекономічної діяльності. Таким чином, якби Ви просто поклали наявні у Вас зразки договорів в потрібне місце в електронній бібліотеці Вашого банку, всі зазначені фахівці отримали б до них доступ, і хтось із них напевно скористався б цими документами для вирішення чергового питання найкращим чином.
Припустимо, потрібно забезпечити роботу аудитора або перевіряючого Банку Росії. Скільки у цих фахівців буде питань до співробітників банку невідомо, але всім відомо, що питань буде так багато, що багатьом працівникам банку буде не до виконання основних посадових обов'язків. Але ж можна організувати місце перевіряючого так, що він буде мати мінімум питань. Потрібно тільки уявити, які документи йому будуть потрібні, і припустити, які питання він буде задавати. Внутрішньобанківська документація, яка регулює здійснення операцій банку, буде потрібна абсолютно точно. Зовсім вже всю документацію давати, напевно, не слід, але, впевнені, 95% всіх документів не містять ніяких принципових секретів і в будь-якому випадку, можуть бути (а часто повинні бути) надані і аудитору і перевіряючому від Банку Росії. Функції друку і копіювання для перевіряючого можна і не давати, а значить нічого і боятися, що хтось, використовуючи своє службове становище, скористається друкованими досягненнями банку.
Зверніть увагу на те, що багато Ваших співробітники відвідують семінари. Облік семінарів сам по собі питання окреме. Банк точно повинен знати, хто і чому повинен вчитися і чому він насправді вчиться. Практика показує, що ініціатива співробітників націлена перш за все на цікаві для них теми семінарів, в яких, до речі кажучи, співробітники вже досить добре розбираються. А ось щось важке, перспективне, потрібне - далеко не завжди викликає гідний інтерес. Проте, кожен співробітник на семінарах отримує певні матеріали, отримує певні знання. Було б непогано не лише не розгубити ці матеріали, але і дати можливість ознайомитися з цими матеріалами великому колу інших працівників банку. Можливо співробітник, колишній на семінарі, попрацювати і напише додатковий звіт по семінару або узагальнення теми, де вкаже основні питання теми, проблематику та першоджерела для ознайомлення. Для співробітника така робота, своєрідне підбиття підсумків свого навчання, а для інших - зручне джерело знань.
У бібліотеці можуть знайти місце добірки матеріалів з проблем того чи іншого сектора економіки, станом того чи іншого ринку, особливостям і професійним інтересам клієнтів. Потрібно тільки створити потрібну рубрику бібліотеки і занести туди цікаві матеріали. Задайте самі собі питання, що б Ви хотіли бачити у своїй бібліотеці, і Ви зрозумієте, наскільки може виявитися корисною електронна бібліотека в вашому банку, створена на сучасному програмному рівні. До речі, доступ в бібліотеку можна регламентувати настільки, наскільки вистачає фантазії. Одні документи будуть доступні всім, навіть клієнтам банку, а якісь неможливо буде отримати без наявності відповідних прав доступу.