Навіщо потрібні обхідні листи?
Як не дивно, діючий ТК РФ, як і його попередник, Кодекс законів про працю Російської Федерації, що втратив силу, не включають в себе положень про цей вид документів, і рідкісні згадки обхідних листів зустрічаються лише в положеннях про держслужбовців.
Також обхідні листи згадувалися в який втратив чинність «Переліку типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ ...» (затверджений 15.08.1988 р Головархівом).
Таким чином, обхідний лист є свого роду гарантом того, що працівник при звільненні повернув роботодавцю перебувають у власності останнього документи і матеріальні цінності, якими користувався за родом діяльності.
Часом, якщо порядок передачі одним працівником іншому не прописаний в локальному нормативному акті, обхідний лист служить свідченням такої передачі.
Іноді заповнюється він і при влаштуванні на роботу, переважно з метою підтвердження передачі новому співробітнику документів, матеріальних цінностей, а також справ попередника.
У нашій статті буде зроблена спроба виділити відмінності обхідних листів, оформлюваних при прийомі на роботу і звільнення.
Особливості застосування обхідних листів.
Обхідні листи при прийомі на роботу нового співробітника застосовуються в наступних цілях:
1. Обхідний лист підтверджує факт видачі працівнику різних пов'язаних з його трудовою діяльністю документів і матеріальних цінностей та інших документів і предметів (поліс ДМС, пропуск, що дає право входу на територію організації, і т.п.).
2. Заповнення цього документа є свідченням прийняття належним чином справ у попередника або уповноваженої особи, якщо локальний нормативний акт не містить порядку передачі справ.
3. В обхідному листі можуть фіксуватися відомості про виконання працівником всіх необхідних вимог ТК РФ при прийомі на роботу, які були запропоновані йому співробітниками відділу кадрів або охорони праці.
4. При заповненні обхідного листа новий співробітник організації звертається до посадових осіб відповідних структурних підрозділів. Таке «знайомство» особливо доречно в великих установах.
При прийомі на роботу застосовується обхідний лист зразка, зазначеного в прикладі 1.
Але якщо при прийомі на роботу обхідні листи застосовуються не завжди, то вже при звільненні вам напевно доведеться зіткнутися з необхідністю його заповнення.
Причини цього в тому, що обхідний лист фіксує факт повернення роботодавцю документів і матеріальних цінностей, які були видані співробітнику як при прийомі на роботу, так і в процесі професійної діяльності.
У ньому може зазначатися передача справ іншого співробітника, якщо цей процес не регламентований локальними актами. Також роботодавець може вказати в обхідному листі, що працівник здав необхідні звіти про виконану роботу за певний період і не має різного роду заборгованостей.
У прикладі 2 наведено зразок застосовуваного при звільненні обхідного листа.
Але в обхідному листі фіксуються не тільки дії працівників. Керівники і посадові особи зазначених у ньому структурних підрозділів також, в залежності від змісту цього документа, можуть піддаватися контролю при виконанні своїх обов'язків з оформлення прийому на роботу або звільнення співробітника, видачі йому матеріальних цінностей і т. Д.
Часом, бажаючи підстрахуватися від можливих претензій працівників, роботодавці включають в обхідні листи абсолютно беззмістовні, що суперечать букві закону пункти, які не будуть прийняті судом. До таких пунктів, зокрема, можна віднести досить поширений параграф про те, що «працівником отримано розрахунок і відсутні претензії до роботодавця». Відповідно до визначення Мосміськсуду, такий пункт в обхідному листі не може перешкодити працівникові звернутися за судовим захистом своїх інтересів.
Роботодавцям потрібно мати на увазі, що суд не приймає закріплені в обхідному листі положення, що йдуть врозріз з законодавством.
Однак у судовій практиці розглядаються різні випадки, і не завжди правда на боці працівника.
Так, наприклад, громадянин звернувся до суду з такою заявою, причиною якого, на його думку, послужило неповне заповнення при звільненні обхідного листа.
За словами К. в день звільнення він не зміг на вимогу відповідача оформити обхідний лист, оскільки зазначені в ньому співробітники були відсутні, і з цієї причини не отримав трудову книжку.
Більш того - на момент звільнення К. був у відпустці і не звертався за своєю трудовою книжкою.
Чи не відреагував позивач і на лист роботодавця, в якому йому пропонувалося з'явитися за документом, а так само і не висловив згоди отримати його поштою.
Ніяких доказів умисного утримання трудової книжки до терміну її отримання виявлено не було. В діях роботодавця не встановлено порушень ТК РФ, тому вимоги позивача про внесення в трудову книжку іншої дати звільнення, а також виплати компенсацій задоволені не були.
Кого вказуємо в обхідних листах?
У обхідних листах, що підлягають заповненню при прийомі на роботу або звільнення, практично завжди вказується стандартний список посадових осіб, а варіації залежать від виду діяльності організації.
Отже, які ж посадові особи беруть участь в заповненні обхідного листа працівника?
Це як правило:
- безпосередній керівник, відповідальний за передачу справ новому співробітникові, надання того робочого місця, знайомство з керівництвом і співробітниками і т. д .;
- працівник відділу кадрів, який повинен належним чином оформити всі необхідні документи, ознайомити працівника з локальними нормативними актами підприємства і т. п .;
- співробітник бухгалтерії, оскільки нового працівника необхідно внести в реєстр заробітної плати (на підставі наданих відділом кадрів документів);
- видає працівнику необхідні для трудової діяльності матеріальні цінності представник відділу матеріально-технічного забезпечення;
- працівник ІТ-відділу, який надає новому співробітнику необхідну техніку;
- проводить вступні інструктажі інженер з охорони праці;
- представник служби безпеки підприємства (здійснює видачу перепусток, ключів і т.п.).
Відзначимо, що в посадовій інструкції і / або трудовому договорі всіх посадових осіб, зазначених у обхідному листі, повинна бути прописана обов'язок перевіряти зазначені в ньому факти і підписувати його.
Порядок заповнення обхідних листів.
Порядок оформлення обхідних листів не регламентований законодавством, тому затверджується локальними нормативними актами (положення про персонал, правила внутрішнього трудового розпорядку та ін.) Кожного підприємства.
Приклад являє собою порядок оформлення обхідного листа, затверджений локальним нормативним актом.
«7.2. При прийомі на роботу співробітника роботодавець:
- знайомить працівника з посадовою інструкцією, умовами праці, даними правилами та іншими локальними нормативними актами підприємства, його розпорядчими документами, що стосуються професійної діяльності даного співробітника;
- роз'яснює працівникові його обов'язки і права;
- проводить первинний інструктаж з техніки безпеки, охорони праці, протипожежного захисту і виробничої санітарії;
- видає для заповнення в день прийому на роботу обхідний лист встановленого зразка.
7.3. Працівник заповнює обхідний лист в перший день роботи, відповідно до встановленого в ньому порядком посадових осіб, а також приймає справи, матеріальні цінності та документи для виконання своїх професійних обов'язків.
9.7. Працівник оформляє обхідний лист не пізніше дня звільнення, передає справи, документи та інше отримане ним від працедавця майно відповідальній особі ».
Оформлення обхідного листа стало якоюсь традицією, що відображається локальними нормативними актами організацій.
Проте, існує думка про те, що заповнення цього паперу невигідно для працівника, а значить, невірно і навіть шкідливо.
Очевидно, причиною існування такої точки зору є той факт, що більшість роботодавців приділяють занадто багато уваги заповнення обхідних листів, особливо при звільненні працівника, порушуючи при цьому існуючі норми законодавства.
Якщо обхідний лист не заповнений.
Влаштовуючись на роботу, співробітник зазвичай досить охоче і без проблем заповнює обхідний лист, адже йому хочеться скоріше приступити до своїх обов'язків, познайомитися з колективом.
Але ось оформлення обхідного листа працівником, який звільняється часто буває ускладнено будь-якими обставинами.
Наприклад, може виникнути недостача матеріальних цінностей, що відбувається найчастіше, якщо день звільнення припав на період тимчасової непрацездатності співробітника або останній день відпустки.
У таких випадках роботодавець часто вдається до незаконних заходів: затримка або непідписання наказу про звільнення, затримка або невидача трудової книжки, розрахунку.
Трудовий кодекс РФ не робить звільнення залежать від факту заповнення обхідного листа, передачі справ, матеріальних цінностей, звітів.
Роботодавець не має права вимагати оформлення обхідного листа від працівника навіть у випадку, якщо цей обов'язок прописана в нормативному акті організації, і порушує ТК РФ, відкликаючи співробітника з відпустки, чекаючи кінця періоду непрацездатності, якщо останні їх дні є також днями звільнення.
Затримувати або не підписувати наказ про звільнення, не видавати або затримувати видачу трудової книжки або розрахунку незаконно.
Роботодавцям необхідно пам'ятати: закон часто виявляється на стороні працівника. У разі судового розгляду той факт, що роботодавець затримував підписання наказу про звільнення співробітника або зовсім відмовлявся його підписувати, не видав працівникові його трудову книжку або утримував її у себе після дня звільнення її власника, або затримував виплату належного працівникові при звільненні розрахунку, посилаючись на незаповнення або неповне заповнення звільняються співробітником обхідного листа, спричинить за собою адміністративну відповідальність.
Федеральною службою з праці та зайнятості вказується, що працівник має право сповістити роботодавця про своє звільнення як в період роботи, так і перебуваючи на лікарняному або у відпустці, і дата звільнення також може припадати на дані тимчасові інтервали. Відповідно до статті 234 Трудового кодексу роботодавець, який затримав або не видати звільняється співробітнику трудову книжку, зобов'язаний відшкодувати йому належний заробіток.
Якщо ж роботодавець не зробить або затримає виплати, то на нього, згідно ст.236 ТК РФ, накладається також зобов'язання здійснити, крім даних виплат, компенсацію (не менше 1/300 ставки рефінансування Центрального Банку РФ від не видають вчасно сум. Відсотки нараховуються за кожен день прострочення з дня, наступного за встановленим днем виплати, до дня, коли розрахунок буде проведений, включно.
Крім цього, ст. 237 ТК РФ говорить, що працівник може зажадати відшкодувати завдану їй моральну шкоду, як звернувшись до суду з позовною заявою самостійно, так і вдавшись до допомоги трудової інспекції.
Часом роботодавець свідомо порушує строки розрахунків, в основному в разі розірвання трудового договору за угодою сторін з виплатою компенсації, примушуючи співробітника здати всі документи, матеріальні цінності, передати справи, оскільки відсотки, належні працівникові за прострочення, не відповідають збитку, який буде завдано роботодавцю в випадку, якщо працівник не передасть ці документи і майно.
Навіть в разі, якщо працівник, звільняючись, не виробляє передачі справ та матеріальних цінностей, роботодавець все одно здатний впливати на нього, діючи в рамках законодавства.
Як приклад такого впливу розглянемо такий випадок.
Ноутбук був необхідний працівникові для побудови діаграм і графіків, роботи з презентаціями та документами. Фотокамера дозволяла робити знімки складських потужностей і устаткування клієнтів, що підвищувало якість виконання умов договорів.
Таким чином, вся отримана від роботодавця техніка використовувалася працівником в службових цілях.
При заповненні обхідного листа в день звільнення працівника виявилося, що він втратив фотокамеру і не може повернути її роботодавцю. З цієї причини керівник служби матеріально-технічного забезпечення зробив позначку в обхідному листі працівника, а начальник відділу кадрів зажадав надати пояснення в письмовій формі і поставив питання про необхідність відшкодування вартості камери, розмір якої був не більше середньої місячної заробітної плати.
Працівник погодився оплатити вартість втраченого майна і дав роботодавцю зобов'язання в письмовій формі. Начальник відділу кадрів зробив про це відмітку в обхідному листі.
Звертаємо вашу увагу, що використання обхідних листів з порушенням законодавства загрожує роботодавцю неприємностями.
Незважаючи на те, що в деяких ситуаціях застосування обхідного листа є способом впливу на працівника, воно може стати причиною залучення керівника та інших посадових осіб до адміністративної відповідальності.