Облік і контроль матеріалів в будівництві - область проблемна. Пов'язано це з низкою аспектів: низьким рівнем дисципліни, відсутністю чіткого планування в проведенні робіт, а, відповідно, і відсутністю чіткої поставки ресурсів, постійними авралами, якими супроводжується закупівля ресурсів. Проблемною областю виступають і складські, і бухгалтерські програми, які нерідко намагаються використовувати для обліку матеріалів в будівництві. Тим часом, функціонал даних програм розрахований не на будівельні компанії, а на торговельні підприємства.
У цих програмах є маса плюсів, але, все-таки, вони не дозволяють повністю звести на «ні» ряд негативних моментів. Проблем чимало. Це і нецільові витрати, і закупівлі за неадекватними цінами, і придбання непотрібних матеріалів, і авральні ситуації. Звідси випливає і затоварення складів, і «заморожування» грошових коштів і, навпаки, простої в роботі через зрив термінів постачання. Для будівельних підприємств відсутність упорядкованого обліку матеріалів особливо небезпечно, тому що частка витрат на матеріали велика, і помилки, в результаті, обходяться дорого.
Щоб хоч якимось чином перевести в іншу площину проблеми, пов'язані з контролем закупівель і поставок, будівельні компанії вважають за краще працювати «з коліс». Вдаються до цього підходу вони тому, що не мають можливості чіткого планування, не володіють його інструментами. До того ж, керівники будівельних компаній майже завжди впевнені, що облік матеріалів у будівництві ніяк, крім як в авральному режимі, вести не можна. Це досить поширена помилка. У підсумку, через цієї самої роботи «з коліс» проблема не те, що не переходить в іншу площину, вона просто погіршується.
Якщо внести трохи конкретики і розглянути приклад, коли кошторис якимось чином потрапляє в складську службу, то в ній все одно не враховуються дані ПТО про терміни виконання робіт, про оперативні датах, про стадії виконання робіт. Відповідно, якщо якась дата змінилася, можливо перенести закупівлю на більш пізній термін (щоб оптимізувати використання оборотних коштів) або, навпаки, потрібно терміново закупити необхідні матеріали. Якщо ці дані все-таки є у складських служб, то зв'язок матеріалів і робіт, як правило, втрачена. У постачальника немає інформації про те, для чого потрібен той чи інший матеріал, для яких робіт він буде використаний. А виконробу, в свою чергу, матеріали в повному обсязі на певному етапі виконання будівельних робіт можуть і не знадобитися. Наприклад, одна частина цегли потрібна для виконання робіт «сьогодні», а інша частина цегли «завтра». Відповідно, «завтрашній» цегла буде безгосподарно перебувати на будівельному майданчику, на складі, та де завгодно, але за прямим призначенням використовуватися не буде.
Досвід японських колег
Якщо згадати радянські часи, то в той період вітчизняні будівельники були захоплені досвідом японських колег. У японських компаніях закупівля і поставка матеріалів була організована в чіткі терміни і в затвердженому обсязі. При цьому складськими приміщеннями вони не мали (вважали, що в цьому немає необхідності), а постачальники працювали «годину в годину». Радянські підприємства були переконані, що перейняти практику японців неможливо, тому що постачальників в той період було трохи і про ринок клієнта говорити не доводилося. За постачальником потрібно було бігати, вмовляти і т.п. Зараз ситуація змінилася, але до організації роботи нарівні з японськими компаніями все одно далеко. Не дивлячись на велику кількість постачальників і ту боротьбу, яку по ідеї вони ведуть за клієнта, чітких і точних поставок матеріалів практично немає.
Проте, заходи по мінімізації незапланованих закупівель, витрат, нецільового використання ресурсів робити необхідно. Як ви розумієте, без спеціалізованих програм зробити це не вдасться. Тримати всіх співробітників «на тумбі» і вимагати коректного ведення обліку вручну або за допомогою програм, які підходять для складських і логістичних служб торговельних підприємств, але не для будівельних компаній, просто неефективно. Лише на перший погляд може скластися враження, що облік матеріалів скрізь однаковий. Це не так. У будівництві він пов'язаний з масою аспектів, про які в торгівлі мови зовсім не йде.
На додаток до всього, одним з помилок виступає думка про те, що повністю автоматизувати бізнес-процеси на будівельному підприємстві немає необхідності. Багато будівельних компаній вважають, що достатньо взяти лише окремі області, такі як оперативне управління грошовими коштами, управління складськими запасами та управління ремонтом і обладнанням, не беручи до уваги облік договорів, планування та інші важливі аспекти. У будівництві такий підхід поганий, оскільки всі процеси пов'язані між собою і представляють єдину структуру. Правильніше спочатку йти від обліку договорів, фіксуючи при цьому всі інші складові, а не навпаки. Звичайно, це ідеальний сценарій, якому мало хто слідує. Це обумовлено і відсутністю дисципліни, і нечіткими регламентами роботи і, на жаль, корисливими цілями наближених до будівельних матеріалів персон, які в «каламутній воді» відчувають себе куди комфортніше. Тут уже керівництву треба виявити волю, висунути свої вимоги і зобов'язати співробітників працювати в спеціалізованій програмі для повноцінного управлінського обліку в будівництві.
Якщо говорити конкретно про те, як саме відбувається робота в цій частині, то в названій програмі на підставі документів «Договір із Замовником», «Договір з підрядником», «Планування власних робіт» формуються плани поставки матеріалів на об'єкти. Ці плани співробітники відділу постачання побачать в модулі «СтройЛогістік». У модулі «Договори купівлі-продажу» автоматично здійснюється підбір постачальників (з можливістю ручного заміни).
Далі складаються договори купівлі з автоматичним заповненням номенклатури матеріалів (виходячи з «підбору постачальників» і планових дат поставки), а пізніше - прибуткові накладні за цими договорами. При цьому прибуткові накладні комірнику не потрібно набивати вручну. Можна зробити автоматичне заповнення з «Договору купівлі», і комірникові залишиться тільки виключити ті матеріали, які відсутні в даній поставці (також можна виправити їх кількість і ціну). Таким чином, співробітникові не потрібно виконувати ручну роботу - досить видалити дані.
Таким чином, можна побачити, які з потрібних матеріалів вже замовлені або отримані на склад. Зіставлення кошторисних (договірних) витрат на матеріали з реально існуючими, як за прибутковими накладними від постачальників, так і за авансовими звітами здійснюється автоматично. Програма контролює і постачальників, і виконробів: навіть 1 кг цвяхів, проводку якого виконроб міг здійснити за двома різними авансовим звітам, в програмі відобразиться, як перевитрата.
Коли матеріали відпускаються на об'єкти (для виконання робіт власними силами або підрядникам як давальницькі), програма контролює, чи потрібні вони для цього етапу договору. При цьому матеріали можуть поставлятися за заявками виконробів, в тому числі, і понад ліміт, тобто якщо вони відсутні в кошторисі. Пізніше, коли в модулях «Прораб» і «СтройЗаказчік» будуть введені дані про фактичне виконання робіт, програма покаже відхилення фактичних витрат матеріалів від нормативного. Оперативний контроль витрат на матеріали можна вести в будь-який момент часу за конкретними об'єктами або робіт, групами матеріалів.
Переходячи до обговорення обліку матеріалів силами бухгалтерських служб, варто сказати, що в бухгалтерії він здійснюється за найменуваннями (кодами) постачальника. В результаті, в бухгалтерській програмі може виявитися кілька різних товарів з назвою «цвяхи», які мають різні номенклатурні номери, тому що приходили від різних постачальників, але, по суті, є одними і тими ж «цвяхами». У зв'язку з цим, бухгалтерія має нечіткі уявлення про те, який код відповідає тому або іншому матеріалу з кошторису. Власне, бухгалтерія і не зобов'язана цього знати.
У неї зовсім інші цілі і завдання. Бухгалтерські служби списують матеріали, а ось дати зведені дані про те, скільки «цвяхів» купили, скільки на них витратили, і взагалі, чи потрібно це було, не можуть. Особливо, якщо врахувати те, що «цвяхи» можуть купуватися у різних постачальників. Іншими словами, бухгалтерія не може відрізнити, де, які «цвяхи» мали місце бути і «цвяхи» чи це взагалі. У підсумку, така «дрібнота» враховується неточно. Природно, це провокує нецільові витрати, які, з, здавалося б, копійчаних значень виростають в досить значні цифри.
У програмі «АЛТІУС - Управління будівництвом» можна згрупувати «цвяхи» однієї марки різних постачальників під одним номенклатурної записом і мати чітке уявлення про те, які матеріали і в якій кількості витрачені. Бухгалтерія має відомості про списання матеріалів у кінці місяця за актами виконаних робіт і зазвичай списує матеріали формально, спираючись на відомість, складену за кошторисних нормативів. Фактичні витрати і залишок матеріалів стає відомий тільки після закінчення виконання робіт. У програмі «АЛТІУС - Управління будівництвом» всі витрати, в тому числі і на матеріали, можна відстежити в будь-який момент часу, що дозволяє вести оперативний контроль витрат по конкретних об'єктах або робіт.
Важливим є те, що користувач не буде поставлений перед фактом, а зможе завчасно дізнатися про те, що спостерігається якесь відхилення. Для цього потрібно задати деяке критичне значення, при наближенні до якого програма повідомить про те, що прийшов час вирішувати проблему (наприклад, виділити додаткове фінансування на закупівлю матеріалів у разі зміни ринкових умов). Модуль «СтройАналітік» може працювати з будь-яким модулем ПК «АЛТІУС - Управління будівництвом». Наприклад, при роботі з модулем «СтройЛогістік», можна побачити перевитрата матеріалів і ресурсів (в процентному або грошовому вираженні). Навіть в рамках одного модуля для користувача задаються індивідуальні критерії оцінки. Керівник же зможе оцінити роботу всіх відділів компанії. У програмі буде показано, коли співробітник був повідомлений про проблему (приховати це йому не вдасться). Тобто керівник отримує важливі важелі і для управління компанією, і для контролю підлеглих.
Безумовно, в один день актуалізувати і систематизувати облік і контроль матеріалів в будівництві вкрай складно. З цим потрібно бути рука об руку, працювати в цьому напрямку. Однак сказати, що зробити це неможливо, - не можна. Генеральний директор компанії «АЛТІУС СОФТ» Андрій Травкін дає кілька порад з цього приводу:
"По перше. потрібно об'єктивно підійти до цього питання, зрозуміти, в чому конкретно складності, який їхній характер.
По-друге. потрібно зважитися на автоматизацію будівництва і зрозуміти, що нічого страшного у впровадженні спеціалізованого ПЗ немає. У всякому разі, так можна сказати про програму «АЛТІУС - Управління будівництвом». По-третє, необхідно дати співробітникам зрозуміти, що в програмі потрібно працювати, доручити їм цей обов'язок. Напевно, не має сенсу приховувати, що кожен другий комірник не дуже зацікавлений в організації чіткого контролю своєї діяльності. На жаль, йому зручніше працювати в неконтрольованої ніким середовищі. Тому порядок в цій частині можна навести лише одним способом - впровадити спеціалізовану програму для обліку матеріалів в будівництві і зобов'язати співробітників складських служб працювати в ній. Інших варіантів я не бачу ».