Особові справи працівників: ведення, оформлення, облік
У попередній статті ми розповіли про деякі складнощі, що виникають при формуванні особистих справ співробітників і про шляхи їх подолання. У цьому матеріалі ми поговоримо про загальні принципи формування особистих справ на основі існуючих вимог нормативних документів.
Особливості ведення та обліку особистих справ в діловодстві
Особові справи відносяться до групи справ, яку формує на підприємстві кадрова служба.
У попередній статті ми вже говорили про те, що кадровики підприємств і організацій, робота в яких не пов'язана з проходженням державної служби, не зобов'язані вести особисті справи співробітників. Проте, якщо необхідність у веденні особистих справ є і фактично вони ведуться в кадровому діловодстві поряд з іншими справами підприємства, вони підлягають обліку в номенклатурі справ підприємства, а їх формування і оформлення здійснюється відповідно до діючих правил ведення діловодства.
Скажу ще раз про специфіку цього виду документів. Вона полягає в тому, що ця група справ формується кілька років, протягом яких працівник працює на підприємстві. Згідно п. 3.5.3 Основних правил роботи архівів організацій (далі по тексту - Основні правила) через цю свою особливість особисті справи не можуть вважатися завершеними після закінчення календарного року, на відміну від основних документів загального діловодства. Інакше кажучи, особисті справи є перехідними. Згідно п. 3.5.3 Основних правил "особисті справи. Формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації". Виняток може становити випадок, коли співробітник звільнився з підприємства в тому ж році, в якому надійшов до даної організації на роботу.
Слід зазначити, що ця обставина впливає і на організацію обліку особистих справ по номенклатурі справ підприємства. Про це йдеться в абз. 17 п. 3.4.9 Основних правил, який звертає увагу на необхідність переміщення особистих справ співробітників, не завершених діловодством (тобто продовжують працювати), з номенклатури справ завершеного року в номенклатуру справ організації наступного року (як правило, під тим же індексом ). При цьому згідно з останнім абзацом того ж пункту Основних правил в графі 5 ми можемо зробити позначку про те, що дані справи є перехідними. Зразок фрагмента номенклатури справ підприємства з відміткою про перехідні справи см. В прикладі 1.
Терміни зберігання справ в прикладі 1 взяті з Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (далі по тексту - Типовий перелік). Підприємство також може використовувати в роботі по складанню номенклатури справ типові переліки документів, що діють для відповідних відомств. Однак терміни зберігання не повинні бути менше, ніж терміни, вказаних в Типовому переліку, тобто наведених в даному прикладі.
Фактичне завершення особової справи в діловодстві підприємства настає в момент звільнення з нього конкретного співробітника.
Формуємо особиста справа
з обліку кадрів
Олександр Андрійович │ для │
ім'я --------- батькові --------- │фотокарточкі│
2. Пол ---- 3. Рік, число і місяць народження -------- │ │
4. Місце народження --------- │ │
Назва
навчального
закладу і його
місцезнаходження
факультет
або
відділення
форма
навчання
(Денна,
вечірня,
заочна)
рік
закінчення
або догляду
Якщо не
закінчив,
то з якого
курсу пішов
яку
спеціальність
отримав
в результаті
закінчення
навчального
закладу,
вказати N
диплома або
посвідчення
Московський
державний
педагогічний
інститут
Разом 7 (сім) документів.
Кількість аркушів внутрішнього опису 1 (один).
Головний спеціаліст відділу кадрів
ВАТ "Сузір'я" І.М. Морозова
Коротенько ми розповімо про те, як зробити внутрішній опис. Вона складається відповідно до Додатку 10 до Основних правил. На початку вказуються документи, які співробітник заповнює при прийомі на роботу; далі описуються документи про освіту співробітника; потім - документи про його прийомі на роботу, переміщеннях і т.п. Завершується опис документами про звільнення співробітника підприємства. У відповідних графах опису заповнюються відомості про порядкові номери документів справи, їх індекси, дати, заголовки, номери аркушів справи, необхідних примітках. Якщо з першими трьома реквізитами кадровики в основному більш-менш справляються, то з заголовком документа - не завжди: то його вкажуть в повному обсязі, то взагалі вказується якесь інше, близьке за змістом найменування, наприклад, "анкета" замість "особистий листок по обліку кадрів "," трудова угода "замість" трудовий договір "і т.п. Тому при складанні внутрішнього опису кожен реквізит завжди необхідно звіряти з тим, як виглядає він на самому документі. В кінці внутрішнього опису пишеться кількість внесених в неї документів і кількість аркушів опису. Внутрішній опис засвідчується підписом упорядника із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища та дати складання.
Після звільнення співробітника з підприємства його особиста справа стає закінченим і, як правило, відповідно до термінів, які визначаються законодавством, передається до архіву підприємства або, за відсутності архіву, залишається в кадровій службі організації до його передачі на державне зберігання.
Чи є на підприємстві архів або його немає, ясно одне: відповідно до вже відомої нам ст. 337 Типового переліку термін зберігання особової справи або є постійним (для першої особи організації), або становить 75 років з відміткою ЕПК після його завершення діловодством. Згідно з діючими правилами архівної справи відмітка ЕПК означає, що частина документів справи через своєю значимістю може бути віднесена до документів, що підлягають постійному зберіганню. Після закінчення термінів зберігання, за рішенням експертної комісії підприємства або відповідного державного архіву, окремі документи (а можливо, і цілі справи) можуть бути залишені на постійне зберігання. З цією метою документи справи повинні бути переформовані і внесені в іншу опис - опис справ постійного зберігання. Знищення справ з відміткою "ЕПК" дозволяється лише за окремо складеним для них акту. Більш детальну інформацію з даного питання можна отримати в п. 2.8 Вказівок щодо застосування типового переліку, а також в абз. 2 і 3 п. 2.3.3 Основних правил.
Особові справи підлягають повному оформленню.
Підготовка особистих справ до передачі
на архівне зберігання (оформлення)
Маємо в своєму розпорядженні документи в правильній послідовності!
Починаючи підготовку особистих справ до їх передачі на архівне зберігання, ми знову зустрічаємося з якимись проблемами, обумовленими їх специфікою. Зазвичай в процесі діловодства документи особової справи розташовуються усередині нього в зворотному тимчасової хронології, тобто на початку справи виявляються розміщеними документи про звільнення; за ними - документи про переклади співробітника, накази про заохочення та покарання та ін .; за ними - документи про прийом на роботу і, нарешті, документи, які працівник заповнює та передає при його надходженні на підприємство: особистий листок з обліку кадрів, автобіографія, копії документів про освіту і т.п. Два документа, які ведуться кадровою службою, - внутрішній опис і доповнення до особового листка по обліку кадрів - найчастіше поміщаються на початку справи для зручності їх ведення. Але мені зустрічалися й інші варіанти.
Таким чином, керуючись Основними правилами, при підготовці особистих справ до їх передачі на архівне зберігання документи кожної справи необхідно систематизувати за хронологією їх дат. Для особистого листка по обліку кадрів і автобіографії датою буде дата їх заповнення. Ці документи необхідно розташувати на початку справи. Далі слід розташувати копії документів про освіту співробітника. Для зручності бажано зосередити разом з такими документами і копії тих документів про освіту, які співробітник отримав в період роботи на даному підприємстві. Правда, тут виникає питання про правомірність такої систематизації. Крім того, в такому випадку дата одного з документів про освіту зазвичай взагалі не вкладається в хронологічні рамки (крайні дати) самого особової справи. Адже найчастіше спочатку людина закінчує навчальний заклад, а потім надходить на роботу. Відповідно, дата диплома завжди буде більш ранньої, ніж дата заповнення особового листка по обліку кадрів і автобіографії. Тому тут ми керуємося іншим п. 3.5.4. Основних правил: "Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання". Після даних документів в справу можуть бути сформовані документи про додаткову освіту співробітника, підвищенні його кваліфікації, які були отримані співробітником протягом роботи на конкретному підприємстві.
Після копій документів про освіту співробітника будуть розташовуватися документи про надходження на роботу:
- направлення на роботу (при його наявності; цей вид документа найчастіше зустрічався в кадровому діловодстві за радянських часів і використовувався для прийому молодих фахівців; недавно ця форма знову нагадала про себе, почавши іноді зустрічатися);
- резюме, характеристики, рекомендаційні листи (при їх наявності);
- заяву співробітника про прийом на роботу;
- копія або другий примірник наказу про прийом співробітника на роботу (наказ самого підприємства може бути виданий на підставі наказу вищого відомства, якщо конкретне підприємство знаходиться в його підпорядкуванні; в цьому випадку, при наявності такого наказу, спочатку формуються копія або екземпляр наказу вищого відомства, а потім - наказу підприємства);
- типова або індивідуальна посадова інструкція.
Далі в прямому хронологічному порядку розташовуються документи, які заводяться діловодством кадрової служби підприємства протягом трудової діяльності його співробітника. Це можуть бути:
- документи, пов'язані з перекладом:
- заяву про переведення,
- додаткову угоду до трудового договору,
- копія або другий примірник наказу про переведення,
- типова або індивідуальна посадова інструкція;
- копії (другі екземпляри) наказів:
- накладення дисциплінарних стягнень,
- суміщенні посад і професій і т.д.
Завершують особиста справа:
- заяву про звільнення або іншу підставу для звільнення (його копія);
- копія (другий примірник) наказу про звільнення.
При завершенні формування особової справи для передачі його на архівне зберігання необхідно пронумерувати його листи. Відповідно до п. 3.6.8 Основних правил нумерація здійснюється простим олівцем або нумератором у правому верхньому кутку кожного документа. Закінчуючи нумерацію аркушів, слід мати на увазі, що листів в справі має бути не менше їх кількості, зазначеного у внутрішній опису. Але на практиці можливі такі варіанти:
- кількість листів може збігатися з їх кількістю, зазначеним у внутрішній опису;
- кількість листів може бути більше їх кількості, зазначеного у внутрішній опису. Це може відбуватися через те, що деякі документи не були свого часу вказані у внутрішній опису особової справи кадровою службою підприємства при веденні особистого справи. Як правило, це відбувається випадково, через звичайну неуважність кадровиків.
1. Особова справа повертається в кадрову службу, про що повідомляється її керівник.
2. Співробітник кадрової служби, якому доручено проведення розслідування з метою встановлення причин нестачі документів, вишукує всі можливі способи до їх розшуку (у відділах, в інших справах і т.п.). Далі можливі такі варіанти:
1. Документи виявлені. У цьому випадку співробітник доводить до відома свого керівника і за його дорученням передає справу в число відібраних і перевірених з метою продовження подальшої роботи з ним.
2. Документи не виявлені, або виявлена тільки їх частина. Співробітник доповідає про це свого керівника, який діє на свій розсуд (доповідає про це вищому керівництву, виявляє і карає співробітника, з вини якого сталася недостача і т.п.). Так, здійснюється службове розслідування, для якого розпорядчим документом створюється комісія. За фактом недостачі документів (документа) складається і оформляється акт, один з примірників якого формується до особової справи. На мій погляд, при цьому бажано скласти і нову внутрішню опис документів даного особової справи, причому колишню опис також необхідно залишити в справі. Таким чином, особиста справа передається для завершення роботи з ним на архівне зберігання, а на даний випадок доцільно було б звернути увагу в передмові до річної опису.
Робимо плетіння й оформляємо обкладинку!
По завершенні нумерації особової справи здійснюється його плетіння й оформлення обкладинки справи або титульного аркуша відповідно до Додатку 11 до Основних правил.
Особові справи звільнених співробітників на підприємстві можуть враховуватися двома способами:
- кожне окремо;
- по комплексам справ.
Під комплексом особистих справ розуміється об'єднання декількох особистих справ співробітників за алфавітом прізвищ, імен та по батькові всередині року їх звільнення з урахуванням допустимого обсягу однієї справи (не більше 250 аркушів). З цією метою наявний обсяг особистих справ співробітників підприємства, звільнених в даному році, необхідно систематизувати за алфавітом прізвищ, імен та по батькові співробітників. Потім здійснюється розподіл на томи в межах існуючого алфавіту прізвищ. При наявності декількох томів комплексів особистих справ заповнюється реквізит "Том".
Зразок заголовка окремого особової справи співробітника, який використовується для обкладинки справи і в здавальної опису, см. В прикладі 4; заголовка комплексу особистих справ співробітників, які використовуються для обкладинки справи і в здавальної опису, см. в прикладі 5.
Якщо співробітник в період роботи на підприємстві змінив прізвище, його особиста справа враховується за останньою прізвища такого співробітника, а колишня (колишні - їх, до речі, може бути кілька) - полягає в дужки. Тема особової справи в разі зміни прізвища співробітника, який використовується для обкладинки справи і в здавальної опису, см. В прикладі 6.
Робимо здавальну опис!
Начальник відділу кадрів ВАТ "Сузір'я"
_________________________ В.П. Соколова