Перехід на новий план рахунків - це завжди подія, яка довго згадуватимуть все, кому пощастило взяти в ньому участь. Адже це не тільки зміна «номерків рахунків», форм звітності, а у випадку з НФО ще і контролюючого органу. Це в значній частині зміна парадигми обліку, зміщення акцентів, відмова від старих і впровадження нових методик. Про те, наскільки це масштабний і складний процес, свідчить хоча б той факт, що Центральний банк свідомо розтягнув його на кілька років, зробивши впровадження поетапним і на перших порах досить щадним.
В першу чергу, необхідно нагадати, що в основу нового обліку для НФО методології ЦБ поклали облік для цілей МСФЗ. Це свідоме зближення російського обліку з визнаним міжнародним стандартом, а також уніфікація обліку в двох споріднених галузях економіки - банки і НФО. Таким чином, бухгалтерам НФО доводиться проходити той шлях, яким одного разу вже пройшли їх банківські колеги, що вже полегшує завдання. Полегшує, але не вирішує. Чи не вирішує тому, що неможливо точь-в-точь перенести досвід одного бізнесу на інший, який в ряді істотних моментів серйозно відрізняється. З цього, власне, виникає перша проблема - спроби некритичного перенесення методик ( «зробимо як банках, там вже все давно придумано»), призводить до загрози істотних втрат в основному бізнесі внаслідок разрегулирования налагоджених виробничих процесів. Після усвідомлення цього факту починаються болісні спроби якось поєднати конфліктуючі інтереси - існуючий бізнес і невідповідну методологію - що в підсумку призводить лише до даремно витраченим зусиллям і згаяний час.
Друга частина зазначеної проблеми полягає в правильному накладення вимог закону на існуючі в організації процеси. Тут треба сказати, що прямолінійний застосування діючих норм може призвести до небезпечних наслідків (див. Вище). Можливо, Центробанк надалі врахує досвід першого етапу впровадження нового плану рахунків, і змінить деякі положення закону, але це тільки можливо. Поки що потрібно розраховувати тільки на те, що написано в Положеннях. Тому буде доцільно розглянути ряд найважчих місць, з якими доведеться зіткнутися.
Операційний період. У нову методологію закладений принцип більш жорсткого контролю фінансової дисципліни підприємства, тому будь-які операції бухгалтерського обліку (тобто зміни залишків і оборотів по рахунках) дозволені тільки у відкритому операційному періоді. Тимчасові рамки кожного періоду також строго обмежені, хоча для НФО і не так жорстко, як для банків. З цього правила випливає, що підходи до документообігу в бухгалтерії доведеться змінити. Частина операцій, які раніше звично відбивалися заднім числом, доведеться перенести в наступний операційний період. Тут слід ретельно продумати розподіл таких операцій за періодами, щоб не завдати шкоди бізнесу і не вийти за рамки закону. Крім того, тепер всі коригування та виправлення вносяться тільки в поточному періоді.
Парні рахунку. Це абсолютно новий для НФО принцип, який полягає в тому, що для дебіторської та кредиторської заборгованості кожного виду (контрагенти, фізособи, премії, комісії, виплати і т.п.) відкриваються два однакових рахунку, один з яких пасивний, а інший активний. Обліковий метод вимагає, щоб на кінець кожного операційного періоду заборгованість була згорнута і відображена на одному з двох рахунків відповідно до його ознакою (активний чи пасивний). Ця процедура повинна проводитися автоматично, без будь-яких додаткових умов. Це може призводити до деякої потенційної втрати потрібної інформації (тобто розгорнутого сальдо), яку можна додатково зберігати десь в іншому місці - але не на рахунках бухобліку. Також потрібно врахувати, що ряд рахунків, які здаються однаковими за економічним змістом, парними не є (наприклад, 60301 і 60302). Тому автоматично згортати сальдо по ним не можна, тут потрібно враховувати обмеження, що накладаються на ці рахунки Положеннями ЦБ.
Формування фінансових звітів по залишках або оборотам. Деякі з звітів, наприклад, баланс, формуються тільки за залишками на рахунках. Інші можуть формуватися як по залишках, так і по оборотам. Наприклад, звіт про фінансові результати за рік формується за залишками, а за проміжний період - по оборотам за цей період. Вимога надавати проміжну звітність побічно забороняє вносити виправлення в закритий операційний період.
Зрозуміло, це не повний список питань, яке постає перед робочою групою, що займається розробкою методології. Однак він дозволить зорієнтуватися в головному питанні - які зміни і наскільки принципові доведеться внести в облік організацію роботи бухгалтерії і суміжних підрозділів.
Розробка методології повинна вестися одночасно і спільно з плануванням заміни використовуваних ІТ-продуктів на нові. Нові методи передбачають нові інструменти, старими обійтися не вийде. Тому вже на початковому етапі потрібно серйозно задуматися про впровадження нових ІТ-систем з підтримкою ЄПС і ОСБУ.
Обидва процеси - розробка методології та впровадження ІТ-рішення - взаємно впливають один на одного. З одного боку, методологія визначає архітектуру ІТ, а з іншого - обмеження ІТ призводять до зміни методології. При виборі нового рішення потрібно задавати такі основні питання: чи може пропоноване ПО задовольнити головні вимоги методології, і чи зможе воно надалі підлаштовуватися під її зміни. Якщо вирішувати обидва завдання у відриві, то неминучі значні й марні витрати часу, сил і грошей.
Найбільш часта помилка початківців перехід на ЄПС полягає в спробі пропустити найважливіший етап - методологію, і знайти всі відповіді в повністю готової ІТ-системі. Це тупиковий шлях, так як неможливо знайти готову ІТ-систему, заздалегідь налаштовану під особливості конкретної організації. На цьому початковому етапі характерно небажання занурюватися в деталі і тонкощі ЄПС і ОСБУ. Зазвичай на цьому етапі бухгалтер очікує, що існує простий, швидкий, і, як наслідок, недорогий перехід на ЄПС у вигляді наявності готової ІТ-системи. Часта причина, яка заважає зануритися в деталі - висока зайнятість бухгалтера в поточній діяльності компанії.
Далі виникає друга проблема - як вибрати оптимальну ІТ-систему. Бухгалтер апріорі не є ІТ-спеціалістом, і намагається розібратися як користувач. Критерії оцінки ПО суб'єктивні і поверхневі. Важливі критерії не завжди враховуються, другорядні можуть розглядатися під виглядом основних. Як правило, за виділення бюджету відповідає фінансовий директор, а вибір системи доручений бухгалтерам, які бояться брати на себе відповідальність за високу вартість, тому перший критерій - мінімальна ціна. ІТ-фахівці в штаті або відсутні, або часто взагалі незнайомі з проблематикою переходу на ЄПС, та застосовують свої критерії, що заважають зробити об'єктивний вибір. На наш погляд, рішення повинно прийматися спільно з генеральним і фінансовим директорами компанії. Цим будуть досягнуті дві цілі - занурення топ-менеджерів в проблематику і труднощі переходу на ЄПС, і друга - поділ відповідальності за вибір.
Третя проблема - правильно організувати проект впровадження нової ІТ-системи. Проект - це комплексний і закінчений набір дій, який враховує всі необхідні етапи і призведе до потрібного результату. Зазвичай замовник сприймає впровадження тільки як початковий перенесення даних з поточної ІТ-системи в нову. При цьому забуваються такі важливі дії як:
- Опрацювання методології нового обліку під особливості організації (див вище)
- Налаштування ІТ-системи під обрану методологію
- Вибір оптимальної ІТ-архітектури - як саме вписати нову ІТ-систему в уже існуючий набір систем
- Доробки нової ІТ-системи під особливості компанії
- Інтеграція з іншими ІТ-системами компанії
- Необхідність паралельного обліку під час індикативного періоду
На останньому зупинимося докладніше. Як відомо, ЦБ визначив індикативний період, протягом якого потрібно продовжувати вести облік по РСБУ в поточній ІТ-системі, і паралельно вести облік в новій ІТ-системі. Ту є два основних помилки. Перше - багато компаній очікують, що можна уникнути переходу на ЄПС, продовжувати працювати тільки в старій системі і транслювати проводки РСБУ на новий план рахунків. Це практично неможливо, так як поточний і новий обліки істотно розрізняються. Якби можна було реалізувати такий повноцінний конвертер-транслятор, то ніхто б не переходив на ЄПС, а просто транслював проводки РСБУ за допомогою конвертера.
Друга помилка, як можна уникнути паралельного обліку в двох системах - нібито можна відразу перестати працювати в поточній системі, і вести паралельний облік під час індикативного періоду тільки в новій. Але на нашу думку, цей варіант зажадає непотрібні витрати часу, сил і грошей на перенесення обліку по РСБУ в нову систему, яка призначена зовсім для іншого режиму - для роботи на ЄПС. І через рік ці зусилля і гроші доведеться викинути, адже паралельний облік потрібен тільки на час індикативного періоду,