Наявність у платника двох програм і своєчасне оновлення їх версій є важливою основою для успішної здачі звітності в ПФР. Незважаючи на те що програми широко відомі страхувальникам досить давно, на бухгалтерських форумах з'являються все нові питання по роботі з ними.
Загальновідомо, що для здачі звітності з першого разу необхідно до відправки перевірити, чи відповідає він представляє звітність вимогам пенсійного законодавства. Ця попередня перевірка здійснюється двома спеціальними програмами - CheckXML і CheckXML-UFA.
Фахівці Пенсійного фонду рекомендують страхувальникам підтримувати обидві ці програми в актуальному стані на кожному робочому місці.
Чим ці програми відрізняються один від одного?
Які помилки можна виявити за допомогою програм?
Найбільш часто зустрічаються такі типи помилок і попереджень:
10 - порівняно рідкісна, але можлива ситуація; файл може бути прийнятий без додаткового з'ясування ситуації (попередження);
20 - ситуація можлива, але вимагає роз'яснень (попередження);
30 - невірне поєднання елементів і блоків, відсутність необхідних елементів і блоків (помилка);
40 - неприпустимі символи, неприпустимі коди (помилка);
50 - невірна структура файлу (помилка);
При наявності у файлі помилок файл не буде прийнятий територіальним органом ПФР.
Наприклад, при неуважному користуванні довідником КЛАДР можуть з'явиться наступні повідомлення:
Як користуватися програмами?
Користуватися програмами досить просто, найголовніше - це підтримувати їх працездатність, постійно відстежуючи їх поновлення на спеціалізованих сайтах. Перед відправкою файлів звітності до Пенсійного фонду перевірте їх потрібної програмою і уважно вивчіть протокол перевірки CheckXML. Якщо в ньому містяться помилки або попередження, виправте їх і запустіть програму заново.
Деякі програми для підготовки звітності супроводжуються перевірочними програмами. Так, сервіс «Контур-Звіт ПФ» включає в себе обидві програми: CheckXML і CheckXML-UFA. Оскільки сервіс створений за веб-технології, все його основні і допоміжні компоненти оновлюються своєчасно і непомітно для користувача. Таким чином, для успішної здачі звітності в ПФР абоненту достатньо лише ввести свої дані, а потрібна перевірка здійснюватиметься автоматично.