ТРУДОВІ КНИЖКИ: ОФОРМЛЕННЯ ТА ОБЛІК
У цьому матеріалі ми поговоримо про всі питання щодо ведення трудових книжок.
Наказ про прийом на роботу є підставою для внесення відповідного запису до трудової книжки працівника. Важливо мати на увазі, що працівникові, який вже мав досвід роботи і представив трудову книжку нового роботодавця, потрібно тільки внести новий запис про прийом на роботу. Співробітникові ж, який надійшов на роботу вперше, потрібно завести трудову книжку, заповнити її і тоді вже внести запис про прийом на роботу. Крім того, завести нову трудову книжку працівникові доведеться в разі, якщо стара книжка у нього відсутня (втрачена, зіпсована і т.д.). Для оформлення нової трудової книжки співробітник повинен написати заяву в довільній письмовій формі. У тексті заяви повинен пояснити підстави, за якої у нього відсутня трудова книжка. Такі правила передбачені ст. 65 Трудового кодексу РФ.
Майте на увазі, будь-які скорочення слів в трудовій книжці не допускаються.
Зверніть увагу! В період роботи співробітника в його трудову книжку, крім запису про прийом на роботу, будуть вноситися відомості про навчання на курсах підвищення кваліфікації, перекваліфікації та підготовці кадрів, зміни в найменуванні посад, нагородження за успіхи в роботі, звільнення (з підставами припинення трудового договору) . Також внести запис до трудової книжки необхідно, якщо організація змінить назву. При цьому підписом відповідальної особи кадрової служби та печаткою організації потрібно завірити тільки записи про звільнення з роботи.
Якщо трудова книжка оформляється вперше, то спочатку заповнюють її титульний лист. Тут відображають таку інформацію:
- прізвище, ім'я, по батькові. Вказувати повністю без скорочень згідно з паспортними даними;
- дату народження (число, місяць і рік);
- освіту, професію, спеціальність (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки). Запис про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань вносять на підставі диплома, атестата та інших подібних документів. Варіанти реєструвати дані стосовно освіти можуть бути наступними:
- основну загальну (закінчено 9 класів);
- середню загальну (закінчено 11 класів);
- професійно-технічну (закінчено професійно-технічне училище);
- середню професійну (закінчені технікум, училище, коледж);
- вища відповідного напряму підготовки (закінчені університет, інститут, академія);
- фундаментальну наукову, професійну освіту (аспірантура, ординатура, докторантура).
Якщо будь-яка освіта не закінчено, про це також можна зробити запис. Наприклад, незакінчена вища. Однак такий запис також повинна вноситися на підставі відповідного документа, представленого працівником, з освітнього закладу.
Після внесення загальних відомостей ставлять дату заповнення трудової книжки і працівник розписується в спеціально відведеній рядку на титульному аркуші. Потім підпис ставить працівник кадрової служби, відповідальний за видачу та заповнення трудової книжки. Після чого ставиться печатка організації (кадрової служби).
Запис про прийом на роботу роблять в розділі "Відомості про роботу". Тут використовують такі правила. Спочатку у вигляді заголовка вказують повне та скорочене найменування організації. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, а в графі 2 вказують дату прийому на роботу. У графі 3 записують, в яке структурний підрозділ організації і на яку посаду прийнятий працівник. У графу 4 записують дату і номер наказу (розпорядження) або іншого рішення, згідно з яким співробітник прийнятий на роботу.
Приклад. Сидоров Іван Миколайович вперше прийнятий на роботу на посаду менеджера з продажу в відділ продажів ТОВ "Вектор". Працівникові була заведена трудова книжка, яку заповнила працівник кадрової служби Миколаєва А.С.
Приклад заповнення трудової книжки (фрагмент)
ТРУДОВА КНИЖКА ТК N 0108763
Прізвище _____ Сидоров ____
Ім'я ____ Іван ____
По батькові ____ Іванович ___
Дата народження ____ 01.02.1980 ____
(число місяць рік)
Освіта __ _Висшее професійне ___
Професія, спеціальність ___ економіст __ _
(число місяць рік)
Підпис власника книжки ____ Сидоров ____
Підпис особи, відповідальної за
Зверніть увагу! У розділі трудової книжки "Відомості про роботу" потрібно зробити запис про службу, якщо працівник перед тим, як влаштуватися на роботу, проходив службу в армії, органах внутрішніх справ, Державної протипожежної службі, установах і органах кримінально-виконавчої системи, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних і психотропних речовин, митних органах. Це встановлено п. 21 Правил N 225. Якщо документи про службу представлені після внесення запису про прийом на роботу, то допустимо внести запис про службу за фактом отримання даних документів.
Важливо мати на увазі, що зробити новий запис в трудовій книжці можна, тільки якщо з минулого місця роботи працівника звільнено (звільнився). Про це слід зробити запис у трудовій книжці, скріплена підписом працівника кадрової служби та печаткою колишнього роботодавця. Якщо ж записи про звільнення немає, співробітника можна прийняти в організацію тільки в якості сумісника або за договором підряду.
Однак на практиці виникають ситуації, при якій колишній роботодавець може просто зникнути, і запис про звільнення в трудову книжку внести нікому. Однак, як сказано в п. 29 Правил N 225, заповнювати трудову книжку зі слів працівника (інших осіб) не допускається.
У разі видачі працівникові, вперше надійшов на роботу, трудової книжки потрібно враховувати наступне. При видачі трудової книжки організація має право стягувати плату за бланк трудової книжки. Це передбачено п. 47 Правил N 225.
Зверніть увагу! Плата передбачена і за бланк вкладиша до трудової книжки. Він знадобиться в тому випадку, якщо у працівника закінчилися всі сторінки розділу "Відомості про роботу".
Отримати гроші з працівника за бланк можна одним з таких способів:
- працівник перерахує їх на рахунок організації безготівковим способом;
- працівник внесе гроші готівкою за прибутковим ордером до каси;
- гроші будуть утримані із зарплати працівника. При цьому важливо враховувати, що від працівника необхідно отримати заяву про утримання грошової суми за бланк трудової книжки із зарплати. Якщо такої заяви не буде, утримання із зарплати проводити незаконно.
Зверніть увагу! Локальним нормативним актом можна передбачити, що з працівників даної організації плата за бланки трудових книжок не стягується ні за яких обставин. Тобто бланки будуть видаватися безкоштовно.
У деяких ситуаціях гроші за бланки трудових книжок стягувати з працівника не можна. Перш за все це відноситься до ситуації, коли в результаті надзвичайної події бланки були зіпсовані. Наприклад, сталася пожежа, повінь і т.д. Крім того, брати гроші на новий бланк можна, якщо трудову книжку зіпсував працівник кадрової служби при її заповненні. Такі правила випливають з положень п. П. 34 і 48 Правил N 225.
Важливо пам'ятати, що трудові книжки є документами суворої звітності, тому законодавством визначено спеціальний порядок їх обліку та зберігання. Цьому присвячений розд. VI Правил N 225. Так, організація повинна вести спеціальні книги з обліку трудових книжок:
Перша книга ведеться бухгалтерією організації. У ній відображаються відомості про всі операції, пов'язані з придбанням і витрачанням закуплених трудових книжок і вкладишів до них, із зазначенням серій та номерів, а також вартості бланків.
Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, як правило, веде кадрова служба. У цій книзі відображають відомості про дату прийому нового співробітника на роботу, його прізвище, ім'я, по батькові, серію і номер трудової книжки і вкладиша, посаду, місце роботи, а також реквізити документа, на підставі якого оформлено прийом співробітника на роботу. Також вказується плата за бланк трудової книжки (вкладиші в неї), якщо така здійснювалася. Обов'язково ставиться підпис особи, яка прийняла трудову книжку. Інші графи заповнюються при звільненні працівника і видачу йому трудової книжки.
Приклад. Сидоров Іван Миколайович при прийомі на роботу в ТОВ "Вектор" представив трудову книжку. Документ прийняв працівник кадрової служби Зайцева А.В. яка і зробила запис у книзі обліку і руху трудових книжок і вкладишів до них.
обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Всі листи в обох книгах повинні бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил N 225).
Трудові книжки зберігають як документи суворої звітності в неспаленому сейфі або шафі, яка замикається на ключ. Бланки видають особі, відповідальній за ведення трудових книжок, за його заявкою, складеної в довільній формі.
Після закінчення кожного місяця співробітник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен подати до бухгалтерії звіт про наявність бланків і сумах, отриманих за оформлення трудових книжок і вкладиші, з додатком прибуткового ордера. Звіт про наявність бланків і сумах, отриманих за оформлення трудових книжок і вкладиші, складається в довільній формі. Такий порядок встановлений в п. 42 Правил N 225.
Джерело - журнал "Кадрове питання"
Привіт, підкажіть на підставі якої статті Трудового Кодексу РФ не допускається прогалин між записами в ТК. наприклад 12. прийнятий ....
13.уволен ...