Інструкції для бухгалтера
Тести для бухгалтера
документів для бухгалтера
Ми продовжуємо серію статей про те, як бізнесу захистити себе при перевірках (статтю про документи при виїзних перевірках дивіться тут, про неподаткових ревізіях - тут). У цій статті своїм досвідом ділиться експерт, який проводить стрес-тренінги з підготовки співробітників підприємств до обшуків і оглядів в процесі виїзних заходів податківців разом з поліцією.
Чого бояться бухгалтери
Ми провели опитування в нашій групі в Фейсбук. Запитали, що саме викликає страх у наближається виїзної податкової перевірки.
Перше, що показало опитування, - люди намагаються обходити такі теми стороною. До сих пір тема перевірок бізнес - це щось на межі паніки і невпевненості в тому, що такий захід закінчиться без наслідків для компанії. Ну, а ті, хто відповіли, в основному, шкодують час на перевірку і бояться неадекватності перевіряючих і того, що вони можуть знайти.
Яку установку дасть керівник по проходженню перевірки
Отже, переходимо до того, як вести себе при спільних перевірках податківців і поліції.
Вести з передової
І якщо податкова прийшла разом зі співробітниками поліції в офіс, то ... м'яко кажучи, спостерігається якийсь ажітоаж. А, якщо говорити точніше, то офіс впадає в крайню ступінь паніки. Звичайно, є морально стійкі і загартовані в 90-е «бійці», які пройшли тоді в бізнесі вже все. І їм вже нічого не страшно. Але, як показує практика і мій власний досвід, далеко не всі можуть володіти собою. А найголовніше, практично ніхто не знає, як вести себе в такій ситуації?
Єдине позитивне відміну шмону 90-х від сьогоднішніх спецоперацій податківців полягає в тому, що далекоглядні бізнесмени воліють заздалегідь підготувати колектив, навчити, що і як потрібно робити - проводять стрес-тренінги. Ось про таких заходах ми і поговоримо сьогодні. Також Ви отримаєте інформацію про те, як вести себе в різних ситуаціях. Тому дочитайте до кінця.
Спецоперація «Перехоплення»
Розповім на прикладі. Москва. Офісний центр. Час - другого сніданку перед обідом. Група 5-7 чоловік. Все в штатському. За заздалегідь обумовленим тільки з керівником (або керівником і головбухом) часу, стрімко з'являємося в офісі. Говоримо, щоб все залишалися на своїх місцях. Народ з чашками і булками в роті застигає з великими очима. А ми швидко рухаємося в бік фінансових служб організації. Озвучуємо, що проводиться огляд приміщення в рамках оперативно-розшукових заходів (ОРЗ). І далі, приступаємо до огляду приміщення - зазвичай бухгалтерії.
З боку керівництва - розуміння, хто емоційно не готовий до такої ситуації і не може керувати собою. І найголовніше, яку посаду займає цей співробітник і якою інформацією щодо діяльності компанії володіє. Далі керівник, виходячи з отриманої інформації прийме рішення, навчати цього співробітника далі з метою підвищення його стійкості до стресу або перевести на іншу роботу.
З боку персоналу - люди отримують цінну інформацію про те, як необхідно вести себе в таких ситуаціях. А знання, як правило, формує більшу впевненість в собі. І несе спокій. Людина вже не так легко впадає в паніку.
Покрокова інструкція
Отже, з мого досвіду, в більшості випадків оперативники приходять в офіс компанії для обстеження приміщень, в інших (приблизно 5 випадках з 100) - для проведення обшуку.
Обстежити можуть не тільки приміщення, а й будь-яку територію і транспортні засоби. Тому ховати документи одноденок в багажнику машини - не найкраща ідея. Хоча і більш далекоглядна, ніж тримати їх у себе в кабінеті в шафі.
Насправді при обстеженні приміщень представники поліції можуть робити дуже небагато. При проведенні обстеження співробітники поліції здійснюють лише візуальний огляд приміщення. а свої спостереження заносять в акт обстеження. Наприклад, мають право оглянути тільки відкриті поверхні - документи, предмети. Закриті сумки, шафи, тумбочки, сейфи - недоступна територія.
Часто хитрують: просять відкрити і в деяких випадках люди лякаються і дійсно відкривають дверцята і замки і самі створюють відкриті поверхні. Тому при огляді, в першу чергу, необхідно зберігати спокій, не лякатися і нічого не відкривати. Ніхто не має права змусити працівників зробити це. Іноді просять викласти вміст сумки на стіл. Це робиться для того, щоб, наприклад, знайдений при цьому жорсткий диск, флеш-накопичувач зафіксувати в акті обстеження, як «вилучений з робочого місця».
При обстеженні зазвичай вилучається в компанії «все, що погано лежить». Особливий інтерес представляють зошити, щоденники та блокноти, в яких може вестися облік «чорної готівки». Обов'язково вилучать флеш-накопичувачі, знімні жорсткі диски і інші носії інформації. Відносно комп'ютерів можливо як їх повне вилучення, так і вилучення тільки жорстких дисків. І, природно, увагу оперативників привернуть різні друку, що не відносяться до компанії, бланки, первинні документи.
Всі цікаві для поліцейських предмети складаються в одне місце - починаючи з бухгалтерських документів, флеш-накопичувачів, зовнішніх дисків, комп'ютерів конкретних співробітників і закінчуючи записниками, чернетками, копіями документів, забутими близько ксерокса, документами, знайденими в сміттєвих корзинах співробітників і т.д. Важливо пам'ятати в цьому випадку про присутність як мінімум двох понятих. На практиці оперативники понятих призводять або відразу з собою, або шукають тут же в сусідніх офісах, рідше беруть в поняті рядових співробітників компанії.
Далі складається акт обстеження. У ньому вказуються вихідні дані обстеження, реквізити постанови, імена та посади перевіряючих, дані понятих. В описовій частині - проведені дії і що встановлено в ході обстеження. Акт підписується всіма брали участь особами на кожному аркуші. Копію акта поліцейські зобов'язані вручити представнику організації.
Часто поліцейські забувають про те, що вилучені предмети і документи повинні бути оформлені окремим документом, а не просто вписані в акт. Так, відповідно до Закону про ОРД, якщо в ході обстеження що або вилучається, то потрібно складати ще один документ - протокол вилучення. але не опис, як це часто зустрічається. У ньому детально фіксується, що саме вилучається і звідки воно вилучено - з якого приміщення або з якого робочого місця. Копія протоколу також повинна вручатися представнику компанії. Знання такої частої забудькуватості оперативників допоможе компанії при оскарженні їх дій.
Якщо оперативники зайшли вдало, то вони за раз можуть вилучити в одному місці весь «букет» доказів незаконного переведення в готівку грошей. Що буде в цьому улові - залежить від того, наскільки мало уваги керівництво обследуемой компанії приділяло елементарної інформаційної безпеки і налагодження процесів руху і захисту інформації і документів (найближчим часом ми підготуємо статтю про захист інформації в таких ситуаціях - Прим. Ред.). А також від того, яка робота була проведена оперативниками раніше і що вони дізналися в результаті інших дій.
При обстеженні приміщень краще відпускати людей з роботи, по крайней мере, низове і середня ланки. На обід, по домівках, особливо, якщо це друга половина дня. Менше шансів, що хтось щось зайве скаже, розблокує, відкриє, скаже пароль. Але під час обшуку це може не спрацювати - слідчий вправі заборонити залишати приміщення.
Зазвичай прямо в ході обстеження паралельно виробляються опитування співробітників. По-перше, використовують фактор раптовості. Співробітники ще не встигли нічого придумати. По-друге, фактор стресу. Це дозволяє отримати максимум інформації.
Тут по ситуації. Раджу діяти наступним чином: прийти, дати паспорт. Заповнюється анкета - перша сторінка. Там стоїть фраза «Сутність ст. 51 Конституції РФ мені роз'яснена ». Співробітник повідомляє, що хоче скористатися цією статтею. Однак тут не слід плутати опитування в поліції і допит в ході виїзної податкової перевірки. Ось там краще давати показання, інакше буде не дуже хороший акт.
Обшук є більш тривалої і зовсім інший за своєю суттю процедурою і проводиться за наявності порушеної кримінальної справи і постанови на його проведення (ст. 182 КПК України).
І відразу дам пораду: в законі не написано, що Ви маєте право вимагати копію постанови чи Вам повинні її надати. І в Ваше прохання можуть відмовити, пославшись на таємницю попереднього розслідування. Але існує невеликий нюанс - внизу документа є рядок «з цією постановою ознайомлений» і слідчий сильно зацікавлений отримати в ній Ваш підпис. А значить, перед тим як її поставити, Ви берете чистий аркуш паперу і переписуєте все, що написано в постанові.
А ми продовжуємо. Наприклад, якщо при обстеженні на пропозицію відкрити сейф, Ви можете відмовитися, то під час обшуку, не дасте ключі - сейф розкриють. Також і щодо приміщень, куди, припустимо, Ви не хочете впускати поліцію і слідчого.
Обшук у помешканні, а також в заміському будинку, на дачі проводиться за рішенням суду.
До початку обшуку, зазвичай, слідчий пропонує видати все добровільно. Якщо Ви не бажаєте, то починається саме «дійство».
А ось огляд особистих речей проводять тільки з участю понятих і оперативника того ж статі, що і людина, яка піддається огляду. Жінки в цьому плані в привілейованому становищі: як правило, приходять в офіс оперативники - це чоловіки. Значить, жінка може послатися на те, що їй незручно показувати вміст сумки. Як правило, при такій відповіді інтерес пропадає, але не у випадку, якщо оперативник зауважив, що в жіночу сумку щось поклали - флешку, друк, документ. Повірте, і понятих знайдуть, і викличуть оперативника потрібного статі, і проведуть огляд відповідно до закону.
Що робити не потрібно
Як би не було страшно, в такому випадку необхідно пам'ятати про три речі.
1. Не потрібно поліцейським (слідчим) допомагати в їх роботі.
Все, що вони мають право зробити в ході перевірки, вони мають право зробити і без Вашої допомоги. Оперативники часто просять самих співробітників що-небудь зробити: «відкрийте, будь ласка, ящики столів», «покажіть нам, що у Вас в сумочці», «введіть паролі на всіх комп'ютерах». Виконувати такі прохання небезпечно. Є суттєва різниця між тим, що зробив поліцейський при перевірці сам, застосувавши свої повноваження, і тим, що зроблено руками співробітників компанії на його прохання. Часто на практиці, якщо поліцейські не впевнені в своїх повноваженнях, то просять це зробити співробітників офісу, причому іноді навіть грізним голосом.
Таким чином, на будь-яке прохання «ввести паролі», «принести», «відкрити», «потримати» краще мати таку відповідь: «Вибачте, я не юрист, якщо Ви маєте право це зробити, то, зробіть це самі. А якщо не маєте, то не варто мене просити зробити це за вас. Дякую за розуміння".
2. Не потрібно проверяющіммешать виконувати свої обов'язки. Буває, що серед співробітників компанії знаходяться раптом якісь «борці за справедливість», які намагаються протидіяти, як їм здається, незаконним діям поліцейських.
Траплялося, що такі співробітники фізично перешкоджали входу в приміщення, вихоплювали у поліцейських особисті речі співробітників компанії, які, на їх погляд, чіпати незаконно. Однак завжди це закінчувалося силовим протидією. В результаті поліцейські отримували те, що хотіли, а потім часто ініціювали порушення кримінальних справ щодо нападу на співробітників поліції при виконанні.
У таких випадках для співробітників компанії безпечніше фізично не протидіяти поліцейським. Навіть якщо їх дії виходять за рамки закону. Правильніше буде запам'ятати в деталях, хто, що і як робив, що говорив і т.д. І звернути на це увагу своїх колег, щоб вони теж запам'ятали. І вже після відходу перевіряючих підготувати грамотні докази для заперечування незаконних дій поліцейських за допомогою юристів.
Більш того, якщо співробітники крім запам'ятовування нічого більше робити не будуть, а всі зроблять самі поліцейські, то для компанії це кращий варіант розвитку подій при перевірці.
Щоб виключити появу оперативників в офісі можна порекомендувати організації проявляти належну обачність. Як це не парадоксально, але бізнесмени не поспішають займатися власною безпекою. Очевидно, розраховують на російський "авось", а це неправильно. В даному випадку, краще якраз похвилюватися заздалегідь. Запитавши документи у контрагента, компанія при податковій перевірці, тим більше на процесі, зможе закритися ними як щитом.
Крім того, дуже часто фактором ризику стає ображений звільнений співробітник. Це щастя для перевіряючих. Тому компаніям можна рекомендувати ще одну профілактичну міру - розлучатися з людьми по-хорошому.