Важливою частиною прийому гостей в готелі є зустріч гостя, при якій він надає потрібні документи для реєстрації. Гість має право вибирати номер, в якому він бажає розміститися, виходячи зі своїх переваг. Портьє або адміністратор видають гостю номерний ключ і проводжають гостя до номера.
Всього можливі два способи зустрічі гостя: зустріч за межами готелю і зустріч у вестибюлі готелю.
Зустріч поза готелем допомагає ближче познайомитися з гостем до його заселення. Відвідувач має право замовити номер і заселитися в будь-який час. Така зустріч дозволяє робочому персоналу скласти програму обслуговування. щоб надати всі необхідні зручності гостю. Біля входу таких гостей зустрічає швейцар.
Для заселення в номер готелю гість повинен підійти до стійки, де його будуть вітати портьє або адміністратор. Якщо ж гість заселяється в номер не перший раз, то до нього краще буде звернутися по імені. Це говорить про поважність.
Якість обслуговування гостей має бути однаковим. Адже від гостинності завіт, захоче гість оселитися в один з номерів чи ні. Це також позначиться на репутації готелю.
Як раніше згадувалося, гості бувають двох типів: ті, які заздалегідь зарезервували кімнату, і ті, які реєструються при зустрічі.
При попередньому замовленні дані гостя заздалегідь вносяться в базу даних готелю. Адміністратор зобов'язаний уточнити номер заявки, вносить дані в базу готелю і оформляє дані. При цьому гостю залишається тільки розписатися в реєстраційному бланку.
У процесі спілкування адміністратора з гостем потрібно обговорити вартість проживання в номері і способи оплати. Портьє або адміністратор повинні переконатися в платоспроможності гостя. По можливості просять показати кредитну карту, яка гарантує те, що гість зможе оплатити своє проживання в номері.