фахівця архіву
1.1.Спеціаліст архіву Товариства (Філії) здійснює виконання робіт з ведення архівної справи в Товаристві (Філії).
Функції, права, посадові обов'язки Фахівця архіву можуть бути передані будь-якому співробітникові Товариства (Філії) на розсуд Генеральним директором Товариства (Керівником Філії), при цьому такий співробітник несе відповідальність, передбачену цією інструкцією.
1.3.Спеціаліст архіву підпорядковується безпосередньо Виконавчому директору Товариства (Керівнику Філії).
1.4. Фахівцю архіву встановлюється нормований робочий день.
1.5. У своїй роботі Спеціаліст архіву керується:
-
вимогами чинного законодавства РФ; нормативними документами Федеральної комісії з ринку цінних паперів та іншими документами, що регламентують роботу з цінними паперами; Статутом ВАТ "Сибірський реєстр" (Положенням про філію); Правилами ведення реєстрів власників іменних цінних паперів; Порядком зберігання і захисту інформації та іншими внутрішніми нормативними документами Товариства; Наказами та розпорядженнями вищестоящого керівництва Товариства (Філії); цією інструкцією.
На Фахівця архіву покладені такі функції:
-
Здійснення робіт з ведення архівної справи в Товаристві (Філії). Організація зберігання і забезпечення схоронності документів, що надходять в архів.
· Контроль за станом документів в приміщенні архіву.
-
Підготовка довідкового апарату до зберігаються в архіві документів. Організація відбору документів з простроченим терміном зберігання.
До безпосередніх обов'язків Фахівця архіву входить виконання наступних робіт:
-
Забезпечення в установленому порядку прийому, реєстрації, систематизації, зберігання, обліку та видачі документів, що надходять в архів, і їх комплектування за відповідними папок. Прийом-передача з Філії в головну організацію Товариства документів і копій документів, що підлягають зберіганню в архіві головної організації, контроль за повнотою переданих документів, своєчасним надходженням документів на зберігання, правильністю оформлення опису надходять справ відповідно до внутрішніх документів, затверджених Товариством. Забезпечення збереження документів, прийнятих на зберігання, здійснення контролю за станом документів в приміщенні архіву, своєчасністю їх відновлення, дотриманням у приміщеннях архіву умов, необхідних для забезпечення схоронності документів. Забезпечення конфіденційності відомостей. містяться в документах. Створення довідкового апарату до зберігаються в архіві документів, що полегшує облік і використання архівних документів. Видача відповідно до надійшли запитами архівних копій і документів, складання необхідних довідок на основі відомостей, наявних в документах архіву, надання методичної допомоги в пошуку необхідних документів. Інструктування працівників структурних підрозділів про порядок формування, підготовки та здачі справ в архів, перевірка правильності формування справ при передачі їх в архів. Контроль за своєчасністю надходження в архів документів, закінчених діловодством. Складання встановленої внутрішніми нормативними документами Товариства звітності. Ведення обліку документообігу та кількості справ, видача архівних довідок на основі даних, наявних в документах архіву, систематизація та розміщення справ. Участь в проведенні робіт з експертизи цінності архівних документів, формування документів у справи постійного і тимчасового зберігання, відбір документів і справ з термінами зберігання. Складання опису справ для передачі документів до державних архівів, складання актів про знищення передачі в інші організації на зберігання документів, строки зберігання яких закінчилися. Участь в розробці внутрішніх документів Товариства, що стосуються порядку ведення архівної справи. Дотримання вимог законодавства РФ, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Правил техніки безпеки. охорони праці. протипожежного захисту та інших, які стосуються діяльності Фахівця архіву, вимог, що містяться у внутрішніх нормативних документах Товариства (Філії). Проведення санітарно-гігієнічних заходів в архіві.
Спеціаліст архіву має право:
-
Вимагати від відповідних співробітників Товариства (Філії) дотримання встановленого внутрішніми нормативними документами Товариства (Філії) порядку видачі документів з архіву. Вимагати від відповідних співробітників Товариства (Філії) дотримання встановленого внутрішніми нормативними документами Товариства (Філії) порядку підготовки до здачі документів в архів. Інструктувати співробітників Товариства (Філії) про порядок формування, підготовки та здачі справ в архів. Виносити питання, пов'язані з його діяльністю, на розгляд Виконавчого директора Товариства (Керівника Філії). Отримувати необхідні роз'яснення та консультації з питань своєї діяльності та діяльності Товариства (Філії) у вищого керівництва, Юриста, Контролера Товариства (Філії). Вимагати від вищого керівництва Товариства (Філії) створення нормальних умов для виконання службових обов'язків. Обмежувати доступ до архіву співробітників Товариства (Філії) відповідно до списку осіб, які мають право доступу до архіву, визначеному і затвердженому Генеральним директором Товариства (Керівником Філії). Виконувати інші посадові обов'язки за дорученням вищого керівництва Товариства (Філії).
Спеціаліст архіву несе передбачену внутрішніми нормативними документами Товариства (Філії) та законодавством РФ відповідальність:
-
За неякісне та несвоєчасне виконання обов'язків та невиконання прав, передбачених цією інструкцією. За розголошення конфіденційної інформації, що міститься в зберігаються в архіві документах.
6. Кваліфікаційні вимоги
6.1. На посаду Фахівця архіву приймається дієздатна фізична особа, що задовольняє наступним кваліфікаційним вимогам. Спеціаліст архіву:
-
Повинен мати вищу освіту. Повинен мати стаж профільної роботи не менше 1-го року. Повинен мати досвід роботи з персональним комп'ютером, програмними продуктами.
6.2.Спеціаліст архіву повинен володіти питаннями:
-
діючого законодавства про архівації документів організації і відповідно до його діяльністю; порядку оформлення документів, що надходять в архів; структури Товариства (Філії); порядку прийому і здачі документів в архів, їх зберігання та користуванням ними; культури праці та службової етики; охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.
З інструкцією ознайомлений:
____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___ г.
(П. І. Б. - вказуються повністю) (підпис) (дата)