Стандартне ділове лист у найповнішому вигляді має мати такі обов'язкові реквізити [7, C.15]:
3) індекс листи для посилань (Reference Line);
5) звернення (Solution);
6) заголовок до тексту (Subject Line);
7) текст листа (Body of the Letter);
8) заключна форма ввічливості (Complimentary Close);
9) підпис (Signature);
10) вказівка про наявність додатку (Enclosure);
11) вказівка про наявність копій (CC Notation).
Датою листа вважається дата його підписання і ставиться в правому верхньому куті під шапкою листи. В англійських листах прийнятий порядок позначення дати: число / місяць / рік, причому місяць завжди пишеться літерами і повністю. Кома в позначенні дати ставиться тільки перед роком, проте в сучасній мові спостерігається тенденція опускати кому і тут. Крім того не прийнято позначати в датах порядкові числівники за допомогою закінчень.
Текст є основним реквізитом ділового листа. Він не повинен бути довгим і повинен займати не більше однієї сторінки. У ньому з граничною ясністю, чітко і коротко викладається суть питання (прохання, пропозиція, згода, відмова, претензія і т.д. Текст повинен містити лише основні дані, а необхідні додаткові відомості вносяться до додатка. Кожне нове положення повинно починатися з нового абзацу , при цьому кожен абзац листа відділяється від іншого прогалиною в одну - два рядки, без нового рядка.
Текст закінчується заключною формулою ввічливості. Це - стандартні формули, які пишуться на окремому рядку після тексту, в англійських листах частіше з правої сторони аркуша.
Існує кілька стандартних формул, які повинні відповідати поводженню. Різні варіанти залежать від характеру існуючих між кореспондентами відносин. Найбільш поширеними формулами в англійській мові є: Yours faithfully - при зверненні Dear Sir. Dear Sirs. Dear Madam. Gentlemen; Yours truly - при зверненні Dear Sir. Dear Sirs. Dear Madam. Gentlemen. Ця формула використовується не так часто. Yours sincerely - при зверненні Dear Mr. Collins. Dear Mrs. Collins [14, С.273]. Ця формула поширена в діловій кореспонденції між людьми, які добре знають один одного або хочуть підкреслити тепліший і особистий тон листа. Формула ввічливості починається з великої літери і в англійських листах закінчується коми.
При підготовці листа необхідно взяти до уваги, що в англійській мові звернення обов'язково має на увазі цілком певне закінчення листа. Підпис на листі ставиться по заключній формулою ввічливості і, як правило, поміщається з правого боку аркуша. Підпис зазвичай складається з декількох елементів, кожен з яких пишеться на окремому рядку і не відокремлюється комою. Найбільш поширеним вважається наступний порядок:
1) назву фірми або організації, від імені якої написано лист. Ця назва має повністю збігатися з назвою, надрукованим на бланку друкарським способом в шапці листа;
2) підпис особи, який написав лист - від руки чорнилом;
3) ініціали та прізвище;
4) вказівку посади особи, яка підписала лист.
Якщо лист підписується від імені організації Прокурист (особою, яка має право полномочно представляти фірму), то перед прізвищем підписала вказується pr pro (лат. «Pro procurationem», рос. «За дорученням») або скорочено: p.p. наприклад, p.p. Collins, Smith and Co.
Якщо до листа додаються будь-які матеріали (чек, контракт або інші документи), то в листі дається вказівка на наявність додатків. При цьому вказується їх назва і кількість примірників. Позначається словом Enclosure або скорочено Encl. Enc. Безумовно, в листі можуть не знадобитися деякі зокрема, як, наприклад, входить і вихідні номери, копія або додаток. В такому випадку слід викинути все непотрібне з плану оформлення листа зі збереженням порядку і пунктуації решти частин.
Існують різні типи ділових листів, наприклад [13, С.82]:
- Лист-привітання - Letter of Congratulation;
- Туристичний ваучер - Letter of Invitation;
- Лист про прийом на роботу - Letter of Acceptance;
- Лист-заяву - Application letter;
- Лист-пропозиція - Commercial Offer;
- Лист-скарга - Letter of Complaint;
- Лист-запит, вимога - Enquiry Letter;
- Лист-відповідь на запит - Reply (Quotation);
- Лист-зустрічну пропозицію - Counter - proposal;
- Відповідь на замовлення - Response to Order;
- Лист-звіт (з банку), рахунок - Statement і у кожного з них є свої особливості оформлення, однак, незважаючи на різні питання, які можуть обговорюватися в діловому листуванні, певна частина її являє собою постійну інформацію. Приклад оформлення ділового листа і його переклад на українську мову наведено в Додатках 1,2.
У сучасному діловому світі неможливо обійтися без знань оформлення ділової кореспонденції. Особливості володіння діловою англійською стосуються багатьох типів діяльності стосовно до різних галузей економіки.
Величезну важливість освоєння цих особливостей підкреслюють численні програми, спрямовані на навчання працівників міжнародних компаній, а також все зростаючий попит менеджерів, директорів та секретарів на спеціалізовані курси англійської мови, адаптовані під професійну область компанії. Якість складання листа - це якість роботи компанії, а також запорука успішного досягнення мети, тому дуже важливо дотримуватися міжнародних стандартів написання листа англійською мовою.