1. Загальні положення
1.3. Порядок роботи, обов'язки співробітників архівів по обслуговуванню користувачів в Новомосковскльних залах, їх відповідальність визначаються законодавством Укаїни, нормативними правовими актами Федеральної архівної службиУкаіни.
1.4. Всі користувачі мають рівні права на доступ до документів архівів.
1.5. Плата за відвідування Новомосковскльних залів архівів і користування документами не стягується.
1.6. Платні послуги користувачам надаються архівами відповідно до встановленого порядку.
1.7. На підставі цих Правил архіви можуть розробляти документи, які регламентують використання архівних матеріалів через Новомосковскльние зали, з урахуванням специфіки їх складу та особливостей роботи архівів. Зазначені документи не можуть суперечити цим Правилам.
1.8. Розпорядок роботи Новомосковскльних залів встановлюється керівництвом архівів.
2. Порядок допуску користувачів в Новомосковскльние зали архівів
2.1. Користувачі допускаються в Новомосковскльние зали на підставі особистих заяв. Користувачі, які ведуть наукову роботу відповідно до плану наукових установ або виконують службові завдання, можуть представляти листи направили їх організацій.
2.2. В особистих заявах або листах вказуються прізвище, ім'я, по батькові користувачів, посада, вчене звання, науковий ступінь, тема і хронологічні рамки дослідження.
2.3. Дозвіл на роботу в Новомосковскльних залах дається керівництвом архівів на необхідний користувачам термін, як правило, на 1 рік з дня оформлення. При необхідності продовження терміну питання узгоджується з керівництвом архівів або співробітниками Новомосковскльних залів.
2.4. Всі користувачі знайомляться з цими Правилами і заповнюють анкету встановленого зразка (додаток № 1).
2.5. Оформлення перепусток в Новомосковскльние зали здійснюється при пред'явленні користувачами документів, що засвідчують особу.
3. Права, обов'язки та відповідальність користувачів
3.1. Користувачам надаються наявні в архіві довідники (описи, каталоги, огляди), справи і документи, в тому числі позитивні копії кінодокументів, фотодокументи (у вигляді позитивних відбитків або контрольних відбитків на картках фотокаталогу архіву), фонодокументи по темі дослідження, а також технічне обладнання для роботи з мікрокопій, аудіовізуальними та машиночитаному документами.
3.2. Користувачі, що працюють в Новомосковскльних залах архівів, мають право:
3.2.1. Отримувати інформацію про розпорядок роботи Новомосковскльних залів, послуги, що надаються архівами через Новомосковскльние зали, порядок та умови їх надання.
3.2.2. Отримувати консультації фахівців архівів про склад і зміст документів відповідно до теми досліджень, наявних в архівах довідниках.
3.2.4. Оскаржити відмову у видачі архівних документів або довідників по темі дослідження відповідно до чинного законодавства.
Для вирішення спірних питань користувачі можуть звертатися до керівництва архівів, до органів управління архівною справою суб'єкта Укаїни, Федеральну резервну службуУкаіни, а також в установленому порядку до судових органів Укаїни.
3.2.5. Користуватися друкованими виданнями і рукописними матеріалами з фондів науково-довідкових бібліотек, довідково-інформаційних фондів.
3.2.6. Замовляти чи самостійно виготовляти копії архівних документів з теми дослідження, робити виписки з наданих їм справ, документів, архівних довідників.
3.2.7. При наявності технічних можливостей за спеціальним дозволом керівництва архівів використовувати власні технічні засоби (персональний комп'ютер, магнітофон, диктофон) або орендувати технічні засоби архівів. Використання технічних засобів допускається, якщо це не заважає роботі інших користувачів.
3.2.8. Проносити в Новомосковскльний зал за погодженням з його завідувачем (співробітником) машинописний і друкований текст, гранки наукової роботи. Внесення та винесення цих матеріалів оформляється спеціальним пропуском.
Рукописні матеріали користувачів виносяться без пропуску.
3.3. Користувачів можуть супроводжувати перекладачі або помічники.
3.4. Користувачі зобов'язані:
3.4.1. Дотримуватися цих Правил роботи в Новомосковскльних залах архівів Укаїни.
3.4.2. Реєструватися при кожному відвідуванні в журналі відвідувань Новомосковскльного залу.
3.4.4. Після закінчення роботи при кожному відвідуванні здавати надані йому опису, справи (одиниці зберігання), друковані видання співробітнику Новомосковскльного залу.
3.4.5. Дотримуватися технічні вимоги поводження з обладнанням і плівкою при роботі з мікрокопій і документами на спеціальних та електронних носіях.
3.4.6. Дотримуватися розпорядку роботи Новомосковскльного залу, тишу і порядок під час роботи.
3.4.7. Відповідно до Федерального закону «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» (ст. 12, п. 2) використовувати і публікувати отриману архівну інформацію з обов'язковим посиланням на джерело інформації, тобто вказувати назву архіву, що зберігає документи, їх пошукові дані (номер фонду, опису, справи (одиниці зберігання) і листа).
3.5. Користувачі можуть надати архівів бібліографічну довідку або екземпляр видання, підготовленого на основі архівних документів.
3.6. Питання, пов'язані з розкраданням або псуванням архівних документів користувачами, вирішуються відповідно до чинного законодавства.
3.7. Користувачі, які вчинили дії, які завдали матеріальної шкоди архіву, несуть відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
4. Порядок видачі справ, документів, мікрокопій, друкованих видань,
надання науково-довідкового апарату
4.1. Справи та інші матеріали надаються користувачам на підставі заповнених бланків замовлень.
Справи та інші матеріали видаються користувачам під розписку в бланку замовлення за кожну одиницю наданого матеріалу.
4.2. Одноразово для користування може бути видано 5 описів, 10-20 справ або 10-20 одиниць зберігання кінодокументів, фонодокументів часом звучання не більше 3 годин. З урахуванням специфіки складу документів керівництвом архіву можуть бути встановлені інші норми видачі справ і документів.
4.3. Терміни видачі описів, справ, документів та інших матеріалів встановлюються керівництвом архівів, але не повинні перевищувати 3 робочих днів з дня оформлення замовлення.
Довідково-інформаційні та інші друковані видання, екземпляри описів, що зберігаються в Новомосковскльних залах, видаються користувачам у день замовлення.
4.4. Описи, інші архівні довідники надаються на термін до 5 днів, несброшюрованние і особливо цінні документи - до 5 днів, унікальні документи по вирішенню керівництва архіву - на один день, справи і мікрокопії, друковані видання - на один місяць.
Продовження термінів зберігання і використання в Новомосковскльних задах описів, справ, документів, інших матеріалів узгоджується з співробітниками Новомосковскльних залів (крім унікальних документів), продовження термінів використання унікальних і особливо цінних документів узгоджується з керівництвом архівів, при необхідності оформляється нове замовлення. Терміни повторної видачі встановлюються керівництвом архівів.
4.5. При наявності фонду користування оригінали документів в Новомосковскльние зали, як правило, не видаються.
Оригінали документів можуть видаватися користувачам у виняткових випадках з дозволу керівництва архіву з урахуванням конкретних обставин (наприклад, необхідність вивчення зовнішніх особливостей документів, несправність технічного обладнання для роботи з мікрокопій, неякісні копії, наявність у користувачів медичних протипоказань для роботи з мікрокопій, інші обставини).
4.6. Кінофотофонодокументи надаються користувачам у вигляді копій.
4.7. З метою забезпечення збереженості архівних документів не дозволяється:
4.7.1. Входити в Новомосковскльний зал у верхньому одязі, вносити портфелі, спортивні та господарські сумки (розміром більше 200 х 300 мм), пластикові пакети, парасольки. Палити, вживати продукти харчування, напої слід в спеціально відведених місцях.
4.7.2. Виносити справи з Новомосковскльного залу, передавати їх третім особам, залишати відкриті справи незахищеними від сонячного або електричного світла тривалий час, писати на аркушах паперу, покладених поверх документів, загинати кути листів, калькувати документи, вкладати в справи сторонні предмети, перекладати листи в несброшюрованних справах, а також з однієї справи в інше.
4.8. Забороняється вносити зміни в тексти документів, робити на документах і обкладинках справ послід, виправлення, підкреслення.
4.9. При отриманні описів, справ, інших матеріалів користувачі перевіряють їх стан і збереження в присутності співробітника Новомосковскльного залу.
У разі виявлення пошкодження або дефектів справ, документів, мікрокопій, відсутність листів в справі, неправильної нумерації користувачі повинні повідомити про це співробітнику Новомосковскльного залу.
4.10. Відмова або відстрочення у видачі справ і документів допускається у випадках:
їх поганий фізичний стан;
обмежень на використання документів, встановлених відповідно до законодавства Укаїни або фондообразователем при передачі документів на постійне зберігання;
видачі справ і документів у тимчасове користування іншим установам;
експонування замовлених матеріалів на виставці;
видачі їх іншому користувачу.
У Новомосковскльний зал не видаються справи (документи), які не пройшли наукового опису і технічного оформлення.
5.1. На замовлення користувачів в залежності, від технічних можливостей архівів і фізичного стану документів виготовляються ксерокопії, мікрокопії, фотовідбитки, позитиви кінофотодокументів. Якість виготовлених копій забезпечується архівами.
При копіюванні великої кількості документів до бланку замовлення на вимогу керівництва архіву може додатково додаватися їх перелік.
5.5. Обсяг, терміни і види виготовляються копій встановлюються керівництвом архівів з урахуванням технічних можливостей і фізичного стану документів.
Питання про копіювання унікальних документів, а також документів з цих справ, які потребують розшивки або реставрації, вирішується керівництвом архівів в кожному конкретному випадку.
Відповідальність за якість копіювання документів, проведене технічними засобами користувачів, архіви не несуть.
5.11. Копії частково розсекречених документів, виготовлені архівом на замовлення користувачів з вилученням з тексту при копіюванні нерозсекречених частин тексту, видаються їм на загальних підставах.
5.12. Винос копій документів за межі архіву оформляється спеціальним пропуском, підписаним відповідальною особою.
Додаток № 1
до Правил роботи
користувачів в Новомосковскльних залах
державних архівів
Укаїни
Назва державного архіву
Ім'я по батькові _____________________________________
Місце роботи (навчання) і посада ___________________________________________
Вчений ступінь, звання _____________________________________________________
Тема і хронологічні рамки дослідження ___________________________________
Місце проживання __________________________________________________________
Серія і № документа, що посвідчує особу _______________________________
З Правилами роботи користувачів в Новомосковскльних залах державних архівів
Укаїни ознайомився (ась), зобов'язуюсь їх виконувати.
Дата _______________________ ____________________________ (Підпис)