Придбання підзвітними особами товарно-матеріальних цінностей, продукції
Придбання товарно-матеріальних цінностей (канцелярських, господарських товарів, комплектів бланків бухгалтерської звітності, технічної та економічної літератури і т.п.) в організаціях роздрібної торгівлі має підтверджуватися чеком контрольно-касових машин і товарним чеком, додатково містить відмітку про оплату.
У касовому чеку повинні бути чітко надруковані ідентифікаційний номер продавця товару, його найменування, номер касової машини, дата здійснення операції, сума.
Наприклад, до авансового звіту водія організації необхідно докласти чеки контрольно-касових машин АЗС, на яких проводилася заправка автомобіля. Такий касовий чек повинен містити такі реквізити: найменування організації-продавця (АЗС); ідентифікаційний номер організації-продавця; номер касового апарату; номер і дата видачі чека; вартість ПММ з урахуванням ПДВ та податку з продажів. Як правило, в касових чеках вказується ще марка пально-мастильних матеріалів, оплачене кількість ПММ і вартість 1 літра ПММ. У разі відсутності такої інформації водій повинен разом з касовим чеком отримати на АЗС документ, що підтверджує кількість оплаченого палива і ціну одиниці (літри і т.п.).
У ВАТ «Альфа» на бензин підзвіт гроші не видаються. Видаються талони водіям, які купуються в організації «Бета» за безготівковим розрахунком. Допустимі витрати на придбання запчастин. Комісія, до якої входять: спеціаліст з транспорту, начальник АГВ (склад комісії затверджений керівником) визнає заміну запчастин необхідним і виносить рішення про списання старих, зношених запчастин на нові. В обліку це відображається таким чином:
Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - видано готівку водієві;
Дебет 10 Кредит 71 - 500 руб. - на суму закуплених запасних частин водієм.
На практиці зустрічаються випадки, коли працівник організації закуповує товар за рахунок своїх власних коштів, а вже потім організація відшкодовує працівникові витрачені на ці цілі кошти. При цьому податкові органи в окремих випадках розглядають таку операцію як факт покупки організацією товару у фізичної особи і вимагають включити виплачені працівнику кошти в розрахунок податку на доходи фізичних осіб.
Щоб уникнути подібних суперечок з податковими органами при придбанні товарів не для власних потреб, а для організації працівникові слід оформити покупку від імені організації. Підтвердженням придбання товару від імені та в інтересах організації може бути як пряма вказівка на дану організацію в документах на оплату (корінцях до прибуткового касового ордеру) і передачу товару (накладні підписані за дорученням або безпосередньо особою, яка має право підпису фінансових документів), так і вказівку на фізичну особу (прізвище, ім'я, по батькові працівника організації, директора), яка бере участь в угоді купівлі-продажу.
При цьому після схвалення угоди в організації виникає заборгованість по відшкодуванню працівникові здійснених ним витрат. Видача з каси організації коштів проводиться на підставі авансового звіту з додатком до нього необхідних первинних документів, що підтверджують цю покупку.
У цьому випадку подібні операції можуть відображатися наступними записами:
Дебет 10 Кредит 60 - оприбутковані придбані товарно-матеріальні цінності;
Дебет 19 Кредит 60 - відображено суму ПДВ по придбаних товарно-матеріальних цінностей (для заліку ПДВ визнається рахунок-фактура з виділенням його окремим рядком);
Дебет 60 Кредит 71 - відображено заборгованість організації перед працівником на підставі авансового звіту;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена заборгованість перед фізичною особою за придбаними товарно-матеріальних цінностей.
Можливий і інший варіант, коли працівник може також заздалегідь укласти договір про надання організації грошей на певний термін у формі оплати придбаних товарів. В цьому випадку в бухгалтерському обліку організації повинні бути зроблені такі записи:
Дебет 71 Кредит 73 - відображено оплата фізичною особою товарно-матеріальних цінностей за організацію;
Дебет 10 Кредит 71 - оприбутковані товарно-матеріальні цінності, придбані підзвітною особою;
Дебет 19 Кредит 71 - відображено суму ПДВ по придбаних товарно-матеріальних цінностей;
Дебет 73 Кредит 50 - працівнику організації відшкодовані з каси витрати з придбання товарно-матеріальних цінностей.
Авансовий звіт в цьому випадку повинен бути затверджений в загальновстановленому порядку.
Дебет 71 Кредит 50 - 80 000 руб. - видані співробітнику грошові кошти під звіт з каси на закупівлю комп'ютерів;
Дебет 10 Кредит 71 - 32 000 руб. - оприбутковано два комп'ютери на підставі авансового звіту та закупівельного акта;
Дебет 50 Кредит 71 - 48 000 руб. - повернуто залишок невикористаних підзвітних сум в касу організації.