Поетапний алгоритм дій при прийомі на роботу був розкритий в журналі «Я - фахівець з кадрів» № 9, в тому ж номері в вигляді алгоритмів кадрових дій були описані 2 перші етапи поетапного алгоритму, а в журналі «Я - фахівець з кадрів» № 10 наступні 3 етапи. У цьому номері ми пропонуємо вашій увазі алгоритми кадрових дій при проведенні інструктажу з охорони праці, оформленні особової картки та особової справи працівника.
При прийомі на роботу роботодавець зобов'язаний провести вступний інструктаж з охорони праці (п. 4 частини першої ст. 54 Трудового кодексу РБ (далі - ТК)).
Проведення інструктажу з охорони праці
ЦЕ ВАЖЛИВО! З відповідними документами з охорони праці працівник повинен бути ознайомлений до підписання трудового договору.
Для всіх вступників на роботу осіб наймач зобов'язаний проводити інструктаж з охорони праці, організовувати навчання безпечним методам і прийомам виконання робіт.
У даній статті будуть розглянуті тільки вступний і первинний на робочому місці інструктажі з охорони праці, так як саме вони повинні бути організовані наймачем для осіб, які приймаються на роботу.
Первинний на робочому місці інструктаж проводить безпосередній керівник робіт (начальник виробництва, цеху, дільниці, майстер, інструктор і інші посадові особи). Вступний інструктаж проводить інженер з охорони праці або фахівець організації, на якого покладено ці обов'язки. Як правило, в організаціях, які не займаються виробництвом, особою, на яку покладають такі обов'язки, є фахівець з кадрів, тому пропонуємо вам алгоритм кадрових дій при проведенні інструктажу з охорони праці.
Алгоритм кадрових дій при проведенні інструктажу з охорони праці
Крок 1. Проведіть вступний інструктаж з охорони праці.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Вступний інструктаж з охорони (безпеки) праці проводять з усіма без винятку особами, які надходять на роботу (частина перша п. 46 Інструкції № 175).
Вступний інструктаж з охорони праці проводять за розробленою на основі законодавства з урахуванням специфіки діяльності організації програмою, затвердженою наймачем (частина перша п. 47 Інструкції № 175).
Крок 2. Внесіть відомості про проведення вступного інструктажу з охорони праці до відповідного журналу.
Про проведення вступного інструктажу роблять запис в журналі реєстрації вступного інструктажу з охорони праці за формою згідно з додатком 8 до Інструкції № 175 (далі - журнал реєстрації № 8) (частина четверта п. 47 Інструкції № 175).
Зразок обкладинки журналу реєстрації вступного інструктажу з охорони праці дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 23 журналу.
Крок 3. Запропонуйте працівнику проставити у відповідному журналі особистий підпис, що підтверджує відомості про проведення з ним вступного інструктажу.
Відомості про проведення вступного інструктажу внесені в журнал реєстрації № 8, повинні бути підтверджені підписом посадової особи, яка проводила вступний інструктаж з охорони праці, і особи, яка пройшла його.
Зразок витяги з журналу реєстрації вступного інструктажу з охорони праці дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 23 журналу.
Крок 4. Проведіть первинний інструктаж на робочому місці.
Первинний інструктаж на робочому місці проводять до початку самостійної роботи з новоприйнятими працівниками.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Первинний інструктаж на робочому місці проводиться не для всіх працівників. Перелік професій та посад працівників, які звільняються від первинного інструктажу на робочому місці, стверджує наймач.
Зразок обкладинки журналу реєстрації інструктажу з охорони праці дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.
Крок 5. Внесіть відомості про проведення первинного інструктажу на робочому місці у відповідний журнал.
Про проведення первинного інструктажу на робочому місці працівників, не звільнених від нього, працівник, який проводив інструктаж, робить запис в журналі реєстрації № 4.
Крок 6. Запропонуйте працівнику проставити у відповідному журналі особистий підпис, що підтверджує відомості про проведення з ним первинного інструктажу на робочому місці.
Відомості про проведення первинного інструктажу на робочому місці, внесені в журнал реєстрації № 4, підтверджуються підписом посадової особи, яка проводила інструктаж з охорони праці, і особи, яка пройшла його, з розшифровкою підписів і з зазначенням дати проведення інструктажу.
Зразок витяги з журналу реєстрації інструктажу з охорони праці дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 28 журналу.
Оформлення особової картки працівника
На всіх працівників, з якими укладено трудовий договір, заповнюють особову картку.
ЦЕ ВАЖЛИВО! Особову картку заповнює працівник кадрової служби.
Порядок кадрових дій при оформленні особової картки працівника буде наступним.
Алгоритм кадрових дій при оформленні особової картки працівника
Крок 1. Заповніть особисту картку працівника.
Інформацію до особової картки вносить працівник кадрової служби на підставі справжніх документів, пред'явлених працівником при укладенні трудового договору. Так, на підставі документів заповнюється розд. 1 «Загальні відомості» особової картки.
Зразок розділу «Загальні відомості» особової картки дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу.
Крок 2. Запропонуйте працівнику підтвердити дані, внесені до особової картки, шляхом проставлення його особистого підпису.
Після заповнення розділу «Загальні відомості» особової картки працівника внесені відомості засвідчуються особистим підписом працівника.
Крок 3. Помістіть особисту картку в спеціально відведене для зберігання місце.
Особисті картки працівників зберігаються у відділі кадрів окремим масивом.
Як правило, для зберігання особистих карток використовують окремі коробки, в яких картки стоять за алфавітом для систематизації і полегшення пошуку.
Оформлення особової справи
Особиста справа - це сукупність документів, що містять найбільш повні відомості про працівника і його трудової діяльності.
Спочатку до особової справи групують документи, які оформляють процес прийому на роботу. До складу документів особової справи, як правило, входять:
- внутрішній опис;
- доповнення до особового листка по обліку кадрів;
- особовий листок з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копії документів працівника;
- заява про прийом на роботу;
- копія (виписка) наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийом на роботу (призначення на посаду).
Алгоритм кадрових дій при формуванні особової справи
Крок 1. Підготуйте окрему обкладинку для особової справи і оформите її.
Зразок обкладинки особової справи дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.
Крок 2. Оформіть внутрішній опис документів особової справи і помістіть її до особової справи.
Внутрішній опис оформляють при закладі особової справи і доповнюють відомостями про надійшли в справу документах протягом усього періоду роботи.
Зразок внутрішнього опису документів особової справи дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 24 журналу.
Вона містить відомості про найменування документів, включених до справи, їх індекси і датах. Листи внутрішнього опису нумерують окремо від листів особової справи.
Крок 3. Запропонуйте працівнику заповнити бланк особового листка по обліку кадрів.
Бланк особового листка по обліку кадрів працівник заповнює власноруч в одному примірнику без скорочень, помарок і виправлень на підставі паспорта, військового квитка, трудової книжки, документів про освіту та інших особистих документів (частина друга п. 11 Інструкції № 2).
Крок 4. Звірте повноту і правильність відомостей, зазначених у листку по обліку кадрів, із записами в особистих документах працівника, потім запропонуйте йому підписати його і помістіть заповнений листок до особової справи.
Співробітник кадрової служби, приймаючи від працівника заповнений особовий листок, перевіряє повноту його заповнення і правильність зазначених відомостей, а також їх відповідність пред'явленим працівником особистими документами.
Крок 5. Оформіть доповнення до особового листка по обліку кадрів і помістіть його до особової справи перед особистим листком з обліку кадрів.
Доповнення до особового листка по обліку кадрів заповнює фахівець з кадрів після перевірки правильності і повноти заповнення особового листка по обліку кадрів і поміщає в справу першим документом після внутрішнього опису документів особової справи і перед особовим листком з обліку кадрів.
Зразок доповнення до особового листка по обліку кадрів дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 25 журналу.
Крок 6. Надайте працівникові аркуш формату А4 для написання автобіографії, потім запропонуйте йому підписати її і помістіть в особову справу слідом за особистим листком з обліку кадрів.
В автобіографії працівник коротко описує в хронологічній послідовності основні етапи свого життя і діяльності.
Автобіографію працівник складає в довільній формі, як правило, від руки, без виправлень і помарок.
Крок 7. Зробіть і завірте копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовки працівника, які потім помістіть в особову справу після автобіографії.
Копії документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовки працівника, що включаються до складу особової справи, повинні бути завірені в установленому порядку (п. 15 Інструкції № 2).
Крок 8. Після копій документів про освіту, підвищення кваліфікації, перепідготовки працівника помістіть оригінал його заяви про прийом на роботу.
Крок 9. Запевніть копію (витяг) наказу (розпорядження, рішення, постанови) про прийом на роботу і помістіть в особову справу після заяви про прийом на роботу.
Крок 10. Зареєструйте особиста справа і помістіть його в спеціально відведене місце для зберігання.
З метою обліку та забезпечення схоронності особистих справ їх реєструють в журналі (книзі) обліку особистих справ.
Зразок витяги з журналу (книги) обліку особистих справ дивіться в рубриці «Корисна документація» на с. 26 журналу.