Ми продовжуємо говорити про те, як грамотно проводити процедуру прийняття працівника на роботу. У цій статті розглянемо, як правильно знайомити майбутніх працівників з локальними актами, і для чого це потрібно.
До підписання трудового договору роботодавець зобов'язаний ознайомити особу, що надходить на роботу, з правилами внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР), іншими локальними нормативними актами (ЛНА), безпосередньо пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, колективним договором (частина 3 ст. 68 ТК РФ).
Закон, як ми бачимо, не встановлює форму і порядок ознайомлення працівника з необхідними документами роботодавця. Встановлено лише дві основні вимоги:
- ознайомлення повинно проводитися під розпис,
- і до моменту підписання трудового договору.
Виконати вимогу «під розпис» можна наступними способами:
1. Прикласти до кожного локального нормативного акту (або колективним договором) листи ознайомлення. на яких працівники будуть проставляти візи ознайомлення. Віза ознайомлення повинна включати:
- особистий підпис,
- дату ознайомлення,
- розшифровку особистого підпису.
Лист ознайомлення можна заготовити у вигляді таблиці:
Можна додати стовпці: посаду, підрозділ. Але це не обов'язково.
Листи ознайомлення підшиваються до локального акту.
2. Оформити спеціальний Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
Журнал потрібно пронумерувати, прошити, зробити контрольну напис. Наприклад: «У журналі пронумеровано та прошнуровано 96 (дев'яносто шість) листів. Посада, підпис, ініціали та прізвище ». І запевнити напис печаткою.
У Журналі ознайомлення можна виділити блоки для ПВТР, Положення про захист персональних даних, Положення про оплату праці, інших ЛНА.
А великим компаніям з великою чисельністю працівників доцільно для кожного локального акта оформити окремий Журнал ознайомлення.
3. Для кожного працівника скласти Лист ознайомлення з локальними актами. У цьому листі перерахувати всі документи, з яким необхідно знайомити працівника при прийомі на роботу. Після прочитання документа, працівник розписується в листі ознайомлення навпроти відповідного документа (підпис, дата, ініціали та прізвище).
Оформлений перелік прикласти до трудовим договором, укладеним з працівником. Якщо ведеться особиста справа працівника, лист ознайомлення з ЛНА можна помістити туди.
Всі способи зручні і застосовуються на практиці. Вибирайте.
Як виконати вимогу «до підписання трудового договору»?
Це можна зробити двома способами:
- Проставляти час ознайомлення з ЛНА і час підписання договору, доповнивши таблицю графою «Час ознайомлення».
- У тексті трудового договору перед блоком «Підписи сторін» розмістити текст, приблизно такого змісту: «З локальними актами (перерахувати) ознайомлений до підписання договору. Підпис, ініціали та прізвище, дата. »
Може бути, багатьом здасться, що не варто звертати увагу на такі дрібниці. Але якщо Ви не зможете довести, що при прийомі конкретного працівника був дотриманий порядок, штраф Вам забезпечений. Порушення порядку прийому на роботу є триваючим, тому покарання за нього настає з моменту виявлення.
У наступній статті ми поговоримо про укладення трудового договору.
Аня, ще раз спасибі і за статті і за книгу. Все доступно, але все рано виникають питання в своїх ситуаціях. Хотілося б від Вас отримати пораду. Я книгу прочитала. Ситація така-веду бухгалтерію в маленьких ІП (ЕНВД, УСН). кадровиків немає. до мене навіть не скрізь накази і відомості були ... З цим я впоралася, а ось кадровими справами не займалася (графіки відпусток, і табелі я вела, журнали реєстрації я зараз зробила. Зараз хотілося б обійтися малою кров'ю. З радою в книзі зрозуміло, але хочеться спростити трохи. Крім мене, самих ІП папірці не цікавлять. хотілося б просто (без актів і створення комісій) відновити відсутні документи. і ось питання; чи можу я ЛА, договори про матер. відповідальності, должн.інструкціі, особисті картки зробити пройшли датами або тільки нині шнім числом (за це штраф?). Дякую
Можете зробити пройшли датами. Але в цьому випадку підписи працівників в цих документах повинні супроводжуватися датами прийому.
Якщо неможливо коректно відновити документи заднім числом, то можна це зробити і зараз. Штраф буде, якщо на момент перевірки виявиться порушення. Якщо порушення було, але до перевірки Ви його усунули - Чи не оштрафують.